Cet article explique comment gérer dans Personio les employés à temps partiel et présente les points importants à prendre en compte. 

Pour les employés à temps partiel, vous devez faire la distinction entre les employés qui travaillent les mêmes jours chaque semaine et ceux dont les jours de travail varient d’une semaine à l’autre.

Pour cela, vous devez saisir les heures hebdomadaires et le salaire, définir les horaires de travail et attribuer les droits aux congés. Les employés à temps partiel avec des horaires de travail flexibles étant un cas particulier en termes de paiement du salaire pendant les absences, nous expliquerons ce point séparément.

Heures hebdomadaires

Dans Profil de l’employé > Informations personnelles > Informations RH > Heures hebdomadaires, définir :

• le nombre d’heures que l’ employé est censé travailler sur une base hebdomadaire conformément à son contrat de travail (exemple : 30/ 40 heures).
• le nombre d’heures est considéré comme un planifier à temps plein pour l’ employé s’il travaillait à temps plein (exemple : 30/40 heures).

Ce paramètre détermine la valeur du temps partiel d'un salarié et contribue à l'équivalent temps plein (ETP) de l' entreprise. Si les heures de travail hebdomadaires sont ajustées, le salaire est adapté en conséquence sur la base de la valeur du temps partiel qui en résulte. Toutefois, cela n’a pas d’impact sur le droits aux congés.

Salaire

La configuration du salaire est différente si l’employé perçoit un salaire fixe ou un salaire horaire.

Remarque
Dans le cas de salaires fixes, l’employé perçoit la même somme tous les mois. Dans le cas de salaires horaires, le salaire mensuel est calculé sur la base du salaire horaire défini. La somme perçue dépend du nombre d’heures travaillées saisies et confirmées dans l’onglet Heures travaillées du profil de l’employé.

Salaire fixe

Pour définir un salaire fixe, procédez comme suit :

1. Accédez à Profil de l’employé > Salaire.
2. Dans l’onglet Salaire, cliquez sur Modifier et sélectionnez Modifier/ajouter un salaire. 
3. Sélectionnez ensuite le type de salaire Salaire fixe. 
4. Dans la colonne Salaire (100 %), saisissez le salaire que l’employé percevrait s’il travaillait à temps plein.
5. Indiquez ensuite les heures de travail hebdomadaires de l’employé. Personio calcule alors automatiquement le salaire brut que l’employé à temps partiel percevra.
   
   

   Conseil
   Vous pouvez également commencer par saisir les heures hebdomadaires, puis saisir le salaire brut effectivement versé.

6. Saisissez la date à partir de laquelle le salaire s’applique, puis cliquez sur Enregistrer.

Salaire horaire

Pour définir un salaire horaire, procédez comme suit :

1. Accédez à Profil de l’employé > Salaire.
2. Dans l’onglet Salaire, cliquez sur Modifier et sélectionnez Modifier/ajouter un salaire. 
3. Sélectionnez ensuite le type de salaire Salaire horaire. 
4. Saisissez le salaire horaire et la date à partir de laquelle le salaire s’applique, puis cliquez sur Enregistrer.

Remarques
Si l’employé perçoit un salaire horaire, veuillez également noter les points suivants :
▶︎ Tous les horaires de travail doivent être entrés dans l’onglet Heures travaillées du profil de l’employé. Vous trouverez plus d’informations dans notre article Enregistrer des heures travaillées dans Personio.
▶︎ Définissez les droits d’accès respectifs pour les employés percevant un salaire horaire. Au besoin, définissez un processus de validation correspondant.
▶︎ La somme à verser est calculée en fonction des heures saisies pendant la période de référence.
▶︎ Pour que les employés soient payés automatiquement pendant les périodes d’absence, la fonction Considérer les heures travaillées pendant la période d’absence comme des heures supplémentaires doit être activée pour le type d’absence correspondant. Cette fonction est expliquée plus en détail à la fin de cet article.
▶︎ Si vous souhaitez que les employés qui perçoivent un salaire horaire soient payés les jours fériés, ajoutez le salaire journalier correspondant dans l’onglet Salaire du profil de l’employé.

Horaires de travail

Les horaires de travail indiquent les jours de travail de l’employé ainsi que le nombre d’heures théoriques par mois. Ils peuvent être utilisés pour calculer les jours de congé. Il existe deux types d’horaires de travail pour les jours de travail fixes et pour les jours de travail flexibles.

Remarque
Les heures effectivement travaillées et confirmées par les employés ayant un salaire horaire sont directement utilisées pour calculer le salaire. Les employés qui perçoivent un salaire horaire ne peuvent donc pas accumuler des heures supplémentaires. Le solde des heures supplémentaires d’un employé percevant un salaire horaire sert donc uniquement à enregistrer tout travail supplémentaire.

Jours de travail fixes 

Les horaires de travail des employés qui travaillent à jours fixes peuvent être répartis sur les jours de la semaine correspondants. Si vous ne disposez pas encore d’horaires de travail pour ce cas-là, vous pouvez en créer sous Paramètres > Heures travaillées et absences > Heures travaillées > Ajouter un planning. Une fois que les horaires de travail sont créés, vous devez les attribuer aux employés. Pour découvrir comment créer et attribuer des horaires de travail, cliquez ici.

Jours de travail flexibles

Les heures de travail des employés qui ne travaillent pas toujours les mêmes jours peuvent être réparties uniformément sur les jours de la semaine correspondants (généralement du lundi au vendredi). Si vous ne disposez pas encore d’horaires de travail pour ce cas-là, vous pouvez en créer sous Paramètres > Heures travaillées et absences > Heures travaillées > Ajouter un planning. Attribuez ensuite les horaires de travail aux employés correspondants. Pour découvrir comment créer et attribuer des horaires de travail, cliquez ici.

Droits aux congés

Pour accorder des congés aux employés à temps partiel, vous devez créer une politique de cumul et la leur attribuer. Lorsque vous créez la politique, vous pouvez choisir d'accorder l'intégralité des droits ou de les réduire proportionnellement. Dans le dernier cas, vous pouvez procéder à un calcul au prorata des jours ou des heures de travail.

Droits aux congés basés sur le temps travaillé

Vous pouvez également décider d'accorder des droits en fonction de la durée de travail de l'employé au cours d'un mois. Cette option nécessite :

• L'employé à temps partiel doit suivre régulièrement ses heures de travail.
• Le gestionnaire RH ou le responsable doit ajuster manuellement le solde de l'employé tous les mois.

Pour ce faire, procédez comme suit :

1. Accédez à Paramètres > Heures travaillées et absences > Absences et sélectionnez le type d’absence.
2. Créez une politique de cumul avec un droit annuel de zéro.
3. Attribuez la politique aux employés concernés.

Ensuite, à la fin de chaque mois :

1. Consultez le temps suivi de l'employé à temps partiel dans son onglet Heures travaillées.
2. Utilisez ce chiffre pour calculer ses droits mensuels.
3. Ajustez le solde en conséquence.

Payer les salaires pendant les absences

Pour vous assurer que les employés payés à l’heure continuent de recevoir leur salaire pendant une période d’absence, accédez à Paramètres > Heures travaillées et absences > Absence et activez l’option Considérer les heures suivies pendant la période d’absence comme des heures supplémentaires ?. Lorsqu’un jour d’absence est enregistré, les employés sont payés pour les heures désignées pour ce jour dans les horaires de travail. 

Nous vous conseillons d’activer ou de désactiver cette fonction selon que les employés ont des jours de travail fixes ou flexibles.

Jours de travail fixes

Si les employés ont des jours de travail fixes, nous vous conseillons d’activer la fonction Considérer les heures travaillées pendant la période d’absence comme des heures supplémentaires. Les employés percevront ainsi le salaire correspondant s’ils sont en congé ou en arrêt maladie.

Jours de travail flexibles

Si les employés ont des horaires de travail flexibles, nous vous conseillons de désactiver la fonction Considérer les heures travaillées pendant la période d’absence comme des heures supplémentaires si le nombre d’heures pour lesquelles les employés doivent être payés lors d’un jour d’absence est différent du nombre d’heures spécifiées dans les horaires de travail. Lors d’un jour d’absence, les employés doivent également saisir le nombre d’heures pour lesquelles ils doivent être payés ce jour-là dans l’onglet Heures travaillées de leur profil d’employé. Vous avez ainsi la garantie que le solde de présence total de ce groupe d’employés s’affiche correctement.

Conseil
Si vous suivez les heures travaillées de deux groupes d’employés différents dans votre entreprise, il peut être utile de créer le même type d’absence deux fois. Ainsi, les employés ayant des jours de travail fixes peuvent percevoir automatiquement le salaire horaire correspondant pour un jour d’absence, les heures entrées pendant l’absence étant considérées comme des heures supplémentaires. Les employés ayant des jours de travail flexibles devront également saisir les heures pour lesquelles ils doivent être payés à chaque fois qu’ils saisissent un jour d’absence.

Récapitulatif