Cet article décrit ce qui se produit lorsqu’un workflow de validation en cours est modifié.

Cet article s’intéresse aux workflows. Vous pouvez commencer à créer et à suivre tous vos workflows dans le Workflow Hub.

Workflow de validation par défaut

À partir de son profil (sous Absence), un employé peut faire une demande pour une absence qui est liée à un workflow de validation. La demande apparaît alors dans le tableau de bord de la personne responsable de la validation (un responsable RH, par exemple). Si le type d’absence est lié à un workflow de validation qui est composé de plusieurs étapes, la personne responsable de la validation suivante, par exemple le supérieur hiérarchique, recevra la demande une fois que le responsable RH l’aura validée.

Une fois qu’une demande de validation est passée par toutes les étapes requises, l’employé reçoit un message indiquant que la demande a été validée. Les jours d’absence demandés apparaissent alors dans le calendrier de l’employé. Tous les employés qui disposent des droits d’accès correspondant pour le calendrier de l’entreprise peuvent également les consulter. Si le type d’absence est lié à une politique de cumul, les jours sont automatiquement déduits du solde cumulé.

Pour découvrir comment configurer des workflows de validation par défaut, consultez notre article Configurer des validations standard.

Supprimer une demande avant sa confirmation initiale

Lorsqu’un employé fait une demande d’absence, celle-ci apparaît comme to-do dans le tableau de bord de la première personne qui doit l’approuver (le supérieur hiérarchique, par exemple). Si l’employé retire sa demande en la supprimant avant que le supérieur hiérarchique ne l’ait validée, la demande est automatiquement supprimée du tableau de bord du supérieur hiérarchique.

Modifier une demande avant sa confirmation initiale

Lorsqu’un employé fait une demande d’absence sous Absence, celle-ci apparaît comme to-do dans le tableau de bord de la première personne qui doit la valider (un responsable RH, par exemple). Si l’employé apporte des modifications à sa demande (s’il change la date, par exemple) avant que le responsable RH n’ait validé la demande, la demande est automatiquement supprimée du tableau de bord du responsable RH.

La demande mise à jour apparaît dans le tableau de bord de l’employé qui a été défini précédemment comme la première personne responsable de la validation. La demande initiale n’est plus affichée.

Modifier une demande composée de plusieurs étapes après sa confirmation initiale

Lorsqu’un employé fait une demande d’absence sous Absence, celle-ci apparaît comme to-do dans le tableau de bord de la première personne qui doit la valider (un responsable RH, par exemple). Si le type d’absence est lié à un workflow de validation qui est composé de plusieurs étapes, la personne responsable de la validation suivante, par exemple le supérieur hiérarchique, recevra la demande une fois que le responsable RH l’aura validée.

Si l’employé apporte des modifications à la demande après que le responsable RH l’a validée mais avant que le supérieur hiérarchique ne l’ait fait, la demande mise à jour s’affichera de nouveau dans le tableau de bord du responsable RH. La demande précédente n’apparaît plus dans le tableau de bord du supérieur hiérarchique. La demande doit de nouveau être validée par le responsable RH avant qu’elle ne puisse être validée par le supérieur hiérarchique. Lorsque le responsable RH et le supérieur hiérarchique auront tous deux validé la demande, l’employé recevra un message indiquant que la demande a été validée.

La demande initiale est automatiquement supprimée. La demande mise à jour apparaît de nouveau dans le tableau de bord de l’employé qui a été défini comme la première personne responsable de la validation.

Modifier une demande déjà validée

Lorsqu’un employé fait une demande d’absence sous Absence, celle-ci apparaît comme to-do dans le tableau de bord de la première personne qui doit la valider (un responsable RH, par exemple). Si le type d’absence est lié à un workflow de validation qui est composé de plusieurs étapes, la personne responsable de la validation suivante, par exemple le supérieur hiérarchique, recevra la demande une fois que le responsable RH l’aura validée. Si le supérieur hiérarchique valide également la demande et qu’aucune autre personne responsable de la validation n’a été définie dans le workflow, l’employé reçoit un message indiquant que la demande a été validée.

Les jours d’absence demandés apparaissent alors dans le calendrier de l’employé. Tous les employés qui disposent des droits d’accès correspondant pour le calendrier de l’entreprise peuvent également les voir. Si l’employé apporte des modifications à la demande validée (s’il change la date, par exemple), la demande initiale n’est plus valide. Les jours d’absence qui avaient été précédemment validés sont recrédités au solde cumulé de l’employé et une nouvelle demande d’absence est envoyée.

La demande d’absence avec les nouvelles dates s’affiche dans le tableau de bord du gestionnaire RH (et, le cas échéant, sur celui du supérieur hiérarchique). Si la demande d’absence est validée par toutes les personnes responsables, l’employé reçoit un message indiquant que la demande a été validée.

La demande initiale est automatiquement supprimée et les jours correspondants sont crédités à l’employé. La demande mise à jour apparaît de nouveau dans le tableau de bord de l’employé qui a été défini comme la première personne responsable de la validation.

Modifications du workflow de validation

Lorsqu’un employé fait une demande d’absence sous Absence, celle-ci apparaît comme to-do dans le tableau de bord de la première personne qui doit la valider (un responsable RH, par exemple). Si le workflow de validation est modifié (sous Paramètres > Validations), par exemple si de nouvelles personnes sont désignées comme responsables de la validation avant que le responsable RH n’ait confirmé la demande, celle-ci est automatiquement redirigée vers les nouvelles personnes responsables de la validation. La demande est supprimée de la liste des to-do du gestionnaire RH et s’affiche désormais dans le tableau de bord de la nouvelle personne responsable de la validation.

La demande ouverte est automatiquement transmise à la nouvelle personne responsable de la validation.