Présentation du processus d’implémentation

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Cet article présente la procédure à suivre pour implémenter Personio. L’objectif de l’implémentation est de configurer votre compte en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise et d’acquérir les connaissances qui vous permettront d’intégrer Personio à vos tâches quotidiennes le plus efficacement possible. 

 

Premier contact

Lorsque vous aurez décidé d’utiliser Personio, votre contact commercial vous fournira les premières informations importantes concernant le processus d’implémentation. Avant la date officielle convenue pour le début de l’implémentation, vous disposerez de deux semaines pour rassembler toutes les données et informations pertinentes.

Votre gestionnaire d’implémentation vous contactera ensuite afin de fixer une date pour la réunion de lancement (par visioconférence). Au cours de cette réunion, vous ferez connaissance avec votre gestionnaire d’implémentation et vous discuterez ensemble de votre projet d’implémentation ainsi que des premières étapes. Vous pourrez ensuite poser toutes vos questions ou soulever des points spécifiques.

 

Contacts et durée de l’implémentation

Selon la taille de votre entreprise et les conditions de votre forfait Personio, le gestionnaire d’implémentation sera à votre disposition pour toute question pour une durée de 5 à 8 semaines. En ce qui concerne le délai, nous vous demandons de prévoir suffisamment de temps pour terminer le processus d’implémentation.

Veuillez prévoir suffisamment de temps pour la configuration de chaque étape ainsi que pour un rendez-vous hebdomadaire d’une heure.

Pendant les appels, des supports visuels seront utilisés : partage d’écran, articles du centre d’aide, présentations de l’application et vidéos. Nous vous fournirons tous les documents utiles avant et après l’entretien afin que vous puissiez toujours revenir sur toutes les étapes. 

 

Préparatifs

Vous pouvez accéder à votre compte sur myaccount.personio.de.  Pour vous donner une première idée des possibilités de configuration de Personio, votre compte dispose de quelques exemples de configurations, d’employés et de modèles. Vous pouvez vous baser sur ces paramètres pour personnaliser votre compte selon vos besoins. Dès que votre contrat commence, votre compte test est converti en compte réel et vous avez accès à toutes les fonctionnalités incluses dans votre forfait. Tous les paramètres définis jusque-là seront appliqués.

Si vous souhaitez étendre les fonctionnalités incluses dans votre forfait, veuillez cliquer ici pour découvrir comment mettre à niveau votre compte Personio. Pour un aperçu des forfaits disponibles, veuillez consulter notre site Web.

Profitez des deux semaines précédant le début de l’implémentation pour rassembler toutes les informations nécessaires. Cette opération est particulièrement importante si les données des employés ne sont pas encore disponibles sous forme électronique ou si elles sont hébergées chez un tiers. Avec Personio, vous pouvez importer les données des employés, les salaires, les périodes de présence, les absences, les soldes de congés et les candidats à un poste via Excel. Des modèles Excel sont disponibles pour tous ces imports.

 

Suivre l’assistant de configuration

Avant de configurer votre compte, vous devez suivre l’assistant de configuration. Une note correspondante est affichée sous Paramètres > Entreprise. Les trois étapes de l’assistant de configuration vous permettront de définir les paramètres de base de votre compte. Vous pourrez les modifier ultérieurement si vous le souhaitez.

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Une fois que vous aurez suivi l’assistant de configuration, toutes les données des employés fournies en exemple seront supprimées pour que vous puissiez commencer à configurer votre compte. Outre le processus de configuration, veuillez configurer les paramètres suivants au début de l’implémentation :

  • Autoriser des employés pour le support et les instructions : accédez à Paramètres > Support > Employés autorisés pour le support et les instructions afin de désigner jusqu’à sept employés qui seront autorisés à faire appel au support. Indiquez également si ces employés seront autorisés à donner des instructions (en accord avec le RGPD de l’UE).
  • Accès par emprunt d’identité : par défaut, les employés de Personio n’ont pas accès à votre compte. Si vous faites appel au support lors de la configuration initiale de votre compte, vous devez activer l’accès par emprunt d’identité pour votre gestionnaire d’implémentation ou notre équipe du support.
  • Accord sur le traitement des données (Data Processing Agreement (DPA) en anglais) : Personio est tenu par la loi de conclure un DPA avec vous. Afin de réduire les efforts administratifs pour les deux parties, nous offrons la possibilité de signer le DPA directement dans Personio.

Pour des raisons de confidentialité des données, l’implémentation ne peut pas commencer tant que l’accord de traitement des données (DPA) n’est pas signé.

 

Étapes de l’implémentation

Lorsque Personio est implémenté, la configuration des parties Gestion des employés et Recrutement (le cas échéant, selon votre forfait) s’effectue toujours indépendamment l’une de l’autre. Nous vous conseillons toutefois de configurer la partie Gestion des employés avant de configurer le Recrutement. L’implémentation est composée de plusieurs modules que vous devez terminer dans l’ordre prévu. Vous trouverez ci-dessous une liste de tutoriels vidéo et d’articles du centre d’aide qui expliquent la configuration en détail avec des exemples pratiques :

Configuration de la gestion des employés

  1. Importer les données des employés
  2. Configurer les bureaux, les départements et les équipes
  3. Importer les salaires
  4. Configurer la paie provisoire
  5. Configurer et attribuer des horaires de travail
  6. Configurer les absences et les politiques d’acquisition
  7. Importer les absences
  8. Vérifier les rôles et les droits d’accès
  9. Configurer la validation
  10. Configurer les processus d’onboarding et d’offboarding
  11. Configurer les modèles de documents

Configuration de l’outil de recrutement

  1. Configurer les étapes et les catégories
  2. Configurer les paramètres d’e-mail
  3. Générer des entretiens d’embauche
  4. Créer des formulaires d’évaluation
  5. Créer la page carrière Personio
  6. Créer des canaux externes
  7. Définir les rôles de recrutement

Vous pouvez également consulter les tours guidés dans Personio, au cours desquels vous pourrez configurer les paramètres de base et vous familiariser avec votre compte Personio. Pour en savoir plus sur les tours, cliquez ici. Nous nous ferons un plaisir de les activer pour votre compte.

 

Finaliser l’implémentation

Une fois que vous avez configuré tous les paramètres dans Personio avec l’aide de votre gestionnaire d’implémentation, votre compte est examiné en interne selon le principe dit « des quatre yeux ». Un gestionnaire d’implémentation qui n’a pas été impliqué dans le processus jusque-là vérifiera les paramètres de votre compte. Vous recevrez par e-mail nos conseils et toutes les informations nécessaires. Lors d’un dernier appel, vous pourrez modifier et optimiser les derniers paramètres avec votre gestionnaire d’implémentation et aborder tous les points en suspens.

L’implémentation se conclut généralement par l’invitation de vos employés à rejoindre Personio. Après cela, le gestionnaire d’implémentation transfère votre compte à notre équipe du service client. Cependant, rien ne changera pour vous, car vous pourrez continuer à poser vos questions par e-mail ou par téléphone en utilisant les mêmes coordonnées qu’auparavant. Vos messages seront ensuite transférés directement en interne à notre équipe du service client.

Si vous ne parvenez pas à terminer l’implémentation dans le délai prévu, vous avez la possibilité d’obtenir une extension moyennant des frais supplémentaires.

Vous trouverez également des informations détaillées et une aide à la configuration et à l’implémentation de votre compte Personio dans le centre d’aide Personio.

 

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