Présentation du processus d’implémentation

Please note that the content of this article varies depending on the country in which your company is located. If your company is located in Spain, Germany or France, please click here: 🇪🇸  🇩🇪  🇫🇷

 

This article provides an overview of your implementation of Personio. The goal of the implementation process is to configure your account according to your company's specific needs and gain extensive knowledge to best integrate Personio into your day-to-day work.

 

Premier contact

After you have decided to use Personio, you will receive the first important information regarding the implementation process from your sales contact. Prior to the officially agreed implementation start date, you have sufficient time to gather all the data and information needed for the implementation and to register for our webinar "Preparation for your Implementation".

The Implementation Team will contact you before or at the latest at the start of the implementation to provide you with all necessary information regarding your implementation.

Use the time until the start of implementation to acquire all necessary data like employee data, salaries, attendance times, absence periods, absence account balances as well as applicants via Excel. In Personio you have the possibility to import this information and we provide you with the corresponding Excel templates.

 

Contacts et durée de l’implémentation

Depending on the size of your company and the scope of your Personio package, the implementation takes between 4 and 8 weeks. During this time, we will provide you with all the information you need and also monitor the progress of your implementation. Regarding your time planning, we ask you to schedule enough time until the implementation is completed to complete your implementation within the scheduled Time Frame.

Please schedule enough time for the configuration of the individual steps.

During and of course after the implementation, all our (interactive) learning materials such as our Helpcenter, interactive tours, Webinars as well as our Community are available to you.

 

Préparatifs

You can access your account at myaccount.personio.de. To give you a first impression of how Personio can be configured, your account already contains some sample configurations, employees and templates. Based on these settings, you can adjust your account to your particular requirements. As soon as your contract starts, your test account is converted to your actual account, including all functionalities you have booked within your package. Any settings that have been made up to this point will be adopted.

Si vous souhaitez étendre les fonctionnalités incluses dans votre forfait, veuillez cliquer ici pour découvrir comment mettre à niveau votre compte Personio. Pour un aperçu des forfaits disponibles, veuillez consulter notre site Web.

Use the time until the start of implementation to acquire all necessary data. This is especially important if your employee data is not yet available to you in electronic form or if you need to request employee data externally. In Personio you have the possibility to import employee data, salaries, attendance times, absence periods, absence account balances as well as applicants via Excel. 

For all these imports we provide you with corresponding Excel templates.

 

Suivre l’assistant de configuration

Avant de configurer votre compte, vous devez suivre l’assistant de configuration. Une note correspondante est affichée sous Paramètres > Entreprise. Les trois étapes de l’assistant de configuration vous permettront de définir les paramètres de base de votre compte. Vous pourrez les modifier ultérieurement si vous le souhaitez.

setup-process_fr.png

Une fois que vous aurez suivi l’assistant de configuration, toutes les données des employés fournies en exemple seront supprimées pour que vous puissiez commencer à configurer votre compte. Outre le processus de configuration, veuillez configurer les paramètres suivants au début de l’implémentation :

  • Authorizing employees for support and instructions: Go to Settings > Support > Authorized employees for support and instructions to define up to two employees who will be authorized to request support. Also decide whether these employees will be authorized to issue instructions within the scope of the EU GDPR.
  • Accès par emprunt d’identité : par défaut, les employés de Personio n’ont pas accès à votre compte. Si vous faites appel au support lors de la configuration initiale de votre compte, vous devez activer l’accès par emprunt d’identité pour votre gestionnaire d’implémentation ou notre équipe du support.
  • Accord sur le traitement des données (Data Processing Agreement (DPA) en anglais) : Personio est tenu par la loi de conclure un DPA avec vous. Afin de réduire les efforts administratifs pour les deux parties, nous offrons la possibilité de signer le DPA directement dans Personio.

Pour des raisons de confidentialité des données, l’implémentation ne peut pas commencer tant que l’accord de traitement des données (DPA) n’est pas signé.

 

Étapes de l’implémentation

Lorsque Personio est implémenté, la configuration des parties Gestion des employés et Recrutement (le cas échéant, selon votre forfait) s’effectue toujours indépendamment l’une de l’autre. Nous vous conseillons toutefois de configurer la partie Gestion des employés avant de configurer le Recrutement. L’implémentation est composée de plusieurs modules que vous devez terminer dans l’ordre prévu. Vous trouverez ci-dessous une liste de tutoriels vidéo et d’articles du centre d’aide qui expliquent la configuration en détail avec des exemples pratiques :

Configuration de la gestion des employés

  1. Importer les données des employés
  2. Configurer les bureaux, les départements et les équipes
  3. Importer les salaires
  4. Configurer la paie provisoire
  5. Configurer et attribuer des horaires de travail
  6. Configurer les absences et les politiques d’acquisition
  7. Importer les absences
  8. Vérifier les rôles et les droits d’accès
  9. Configurer la validation
  10. Configurer les processus d’onboarding et d’offboarding
  11. Configurer les modèles de documents

Configuration de l’outil de recrutement

  1. Configurer les étapes et les catégories
  2. Configurer les paramètres d’e-mail
  3. Générer des entretiens d’embauche
  4. Créer des formulaires d’évaluation
  5. Créer la page carrière Personio
  6. Créer des canaux externes
  7. Définir les rôles de recrutement

Vous pouvez également consulter les tours guidés dans Personio, au cours desquels vous pourrez configurer les paramètres de base et vous familiariser avec votre compte Personio. Pour en savoir plus sur les tours, cliquez ici. Nous nous ferons un plaisir de les activer pour votre compte.

 

Finaliser l’implémentation

After you have made all settings in Personio, an account check takes place. Here we also support you with numerous materials such as best practice articles and checklists.

Si vous ne parvenez pas à terminer l’implémentation dans le délai prévu, vous avez la possibilité d’obtenir une extension moyennant des frais supplémentaires.

The implementation is completed by inviting your employees to Personio. After the implementation is complete, the Implementation Team will hand over your account to our Customer Service Team. You can then contact our colleagues via email or phone with questions or problems for which you did not find answers in the Helpcenter or in our Community.

 

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