Cet article présente votre processus d’implémentation de Personio. L’objectif de ce processus est de configurer votre compte en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise et d’acquérir des connaissances approfondies afin d’intégrer au mieux Personio à vos tâches quotidiennes.
Avant de commencer
Lorsque vous aurez pris la décision d’utiliser Personio, votre contact commercial vous fournira les premières informations importantes concernant le processus d’implémentation.
Avant la date officielle convenue pour le début de l’implémentation, vous aurez un peu de temps pour vous préparer.
- Inscrivez-vous à notre webinaire sur la préparation à l’implémentation afin d’en savoir plus sur les étapes essentielles à suivre avant de commencer l’implémentation.
- Rassemblez toutes les informations nécessaires telles que les données des employés, leurs salaires, leurs heures travaillées, leurs périodes d’absence et le solde de leurs comptes d’absence, ainsi que les données sur les candidats afin de préparer les différents imports que vous devrez effectuer pendant l’implémentation. Vous pouvez déjà commencer à remplir les imports Excel suivants :
| Obligatoire | Cet import constitue la première étape de la configuration initiale de votre compte Personio. Il est logique de commencer l’implémentation par l’importation des données de référence des employés, car cela vous permet de définir les horaires de travail et les politiques de cumul. | |
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Obligatoire |
Transférez les salaires des employés, comme les salaires et les taux horaires et fixes (actuels et passés). Il est cependant facile d’ajouter aux données importées d’autres types de compensations, telles que des aides pour les transports en commun. Vous pouvez également enregistrer des primes flexibles. |
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Obligatoire |
Importez dans Personio les absences passées et futures qui se trouvent dans votre système actuel. En important les absences existantes, vous aurez l’assurance que les soldes sont corrects. | |
| Importer les données des candidats | Facultatif |
Vous pouvez également importer les données des candidats dans Personio. Vous pouvez aussi saisir manuellement les renseignements sur les candidats dans le système. |
Vous pouvez en outre importer les documents des employés dans Personio, que ce soit manuellement, via la fonction d’import de plusieurs documents ou par une intégration API. Vous trouverez toute la documentation technique dans notre Developer Hub.
Remarque
Selon la nature de vos données, leur acquisition peut prendre beaucoup de temps lors de l’importation des données et des absences des employés. Assurez-vous d’avoir tout préparé avant de commencer l’implémentation.
Conseil
Pour en savoir plus sur les imports, consultez nos articles sur l’exécution d’un import et sur les raisons pour lesquelles l’import ne fonctionne pas.
Contact et durée de l’implémentation
L’équipe responsable de l’implémentation vous contactera au plus tard au tout début de l’implémentation afin de vous fournir toutes les informations et les ressources nécessaires.
Les documents sur l’implémentation incluront un calendrier précis avec les dates limites pour configurer les paramètres et effectuer les imports. Nous vous prions de prévoir suffisamment de temps pour que l’implémentation soit terminée dans le délai imparti.
Vous devez également vous assurer que les contacts désignés au sein de votre entreprise sont disponibles pour participer au processus d’implémentation en cas de besoin.
Préparatifs
Vous pouvez accéder à votre compte sur moncompte.personio.de. Pour vous donner une première idée des possibilités de configuration de Personio, votre compte dispose de quelques exemples de configurations, d’employés et de modèles. Vous pouvez vous baser sur ces paramètres pour personnaliser votre compte selon vos besoins. Dès que votre contrat commence, votre compte test est converti en compte réel et vous avez accès à toutes les fonctionnalités incluses dans votre forfait. Tous les paramètres définis jusque-là seront appliqués.
Si vous souhaitez étendre les fonctionnalités incluses dans votre abonnement, consultez l’article expliquant comment passer à un abonnement supérieur. Pour un aperçu des abonnements disponibles, veuillez consulter notre site Web.
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Suivre l’assistant de configuration
Avant de configurer votre compte, vous devez suivre l’assistant de configuration. Une note correspondante est affichée sous Paramètres > Entreprise. Les trois étapes de l’assistant de configuration vous permettront de définir les paramètres de base de votre compte. Vous pourrez les modifier ultérieurement si vous le souhaitez.
Une fois que vous aurez suivi l’assistant de configuration, toutes les données des employés fournies en exemple seront supprimées pour que vous puissiez commencer à configurer votre compte.
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Accord sur le traitement des données (DPA)
Personio est tenu par la loi de conclure un DPA avec vous. Afin de réduire les efforts administratifs pour les deux parties, nous offrons la possibilité de signer le DPA directement dans Personio.
Remarque
Pour des raisons de confidentialité des données, l’implémentation ne peut pas commencer tant que le DPA n’est pas signé. -
Propriétaires du compte et titulaires du contrat
Vous devrez désigner les propriétaires du compte et les titulaires du contrat sous Paramètres > Support > Support. Les propriétaires du compte peuvent contacter le service client pour toute question technique, tandis que les titulaires du contrat peuvent contacter l’équipe chargée du développement des clients pour toute demande sur les abonnements. Ces employés sont également autorisés à donner des instructions (en accord avec le RGPD de l’UE).
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Accès par emprunt d’identité
Par défaut, les employés de Personio n’ont pas accès à votre compte. Si vous faites appel au support lors de la configuration initiale de votre compte, vous devez activer l’accès par emprunt d’identité pour votre chargé d’implémentation ou notre équipe du support.
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Informations de facturation
Vous devez également vérifier que vos informations de facturation ont été renseignées sous Paramètres > Support > Abonnement et facturation > Informations de facturation.
Étapes de l’implémentation
Lors de l’implémentation, vous devrez configurer et importer vous-même plusieurs données d’employé. Pour vous aider, vous pouvez consulter différents supports tels que nos articles du centre d’aide, nos démos interactives et notre communauté Personio.
Pour chaque module, vous trouverez des informations détaillées sur la configuration des paramètres, ainsi qu’un article Contrôle qualité qui vous indiquera les tâches à effectuer.
| Modules de gestion des employés | |
| Informations de base du compte | |
| Profil du personnel | |
| Salaires et paie provisoire |
▶︎ Importer les données de salaire |
| Heures travaillées et absences |
▶︎ Créer et attribuer des horaires de travail ▶︎ Contrôle qualité : heures travaillées ▶︎ Créer des politiques de cumul pour des types d’absence |
| Onboarding et offboarding | |
| Modèles de documents |
▶︎ Configurer et gérer les catégories et les modèles de documents |
| Rôles des employés et workflows de validation |
▶︎ Vérifier les rôles et les droits d’accès |
Si vous avez acheté le module Recrutement, cette section est configurée indépendamment de Gestion des employés.
| Modules Recrutement (le cas échéant) | |
| Page carrière et postes |
▶︎ Options pour connecter votre page carrière à Personio ▶︎ Personnaliser et changer l’apparence de la page carrière ▶︎ Configurer la communication par e-mail avec les candidats |
| Gestion des candidats |
▶︎ Configurer les étapes et les catégories de recrutement ▶︎ Créer des types d’entretien et configurer des invitations ▶︎ Créer des formulaires d’évaluation |
Présentation d’autres fonctionnalités du produit
D’autres fonctionnalités peuvent être configurées ultérieurement dans Personio. Vous trouverez plus d’informations sur ces catégories de produit dans les articles suivants :
- Présentation de la section Performance & développement de Personio
- Présentation de Personio Conversations
- Présentation des étapes à suivre pour configurer l’intégration DATEV et ressources de support disponibles
Finaliser l’implémentation
Une fois que vous aurez défini tous les paramètres dans Personio, votre compte sera examiné. Tous les paramètres doivent être configurés correctement pour terminer l’implémentation. Vous pouvez consulter les articles Contrôle qualité de chaque module pour vous assurer que tous les paramètres ont été définis. Vous pouvez également assister à notre webinaire qualité pour en savoir plus.
Si vous ne pensez pas pouvoir terminer l’implémentation à temps, vous pouvez contacter l’équipe responsable de l’implémentation via la fonction Trouver des réponses.
L’implémentation est finalisée une fois que vous obtenez le feu vert après l’examen de votre compte. Vous pouvez alors inviter vos employés à rejoindre Personio.
Lorsque l’implémentation est terminée, l’équipe qui en était responsable transfère votre compte à notre équipe du service client. Vous pouvez alors contacter nos collègues par e-mail ou par téléphone si vous avez des questions ou si vous rencontrez des problèmes pour lesquels vous n’avez pas trouvé de réponse dans le centre d’aide ou auprès de notre communauté.
Obtenir de l’aide
Une fois l’implémentation terminée, vous avez toujours accès aux ressources que vous avez utilisées pour configurer votre compte, comme notre centre d’aide et nos démos interactives. Vous trouverez également de l’aide et des bonnes pratiques et vous pourrez poser des questions à notre communauté. Nous vous recommandons d’effectuer des recherches dans la section Trouver des réponses pour accéder à toutes les ressources disponibles.
Si vous avez besoin d’une assistance supplémentaire, les propriétaires du compte et les titulaires du contrat peuvent contacter notre équipe du service client via la fonction Trouver des réponses.