Les validations peuvent varier en fonction du type de contrat de travail, du département, du lieu et d’autre critères. Vous pouvez créer des étapes de validation personnalisées pour des types spécifiques de contrat de travail à l’aide de filtres et d’ensembles de règles. Une fois que vous avez ajouté un ensemble de règles, tous les employés qui correspondent aux critères du filtre sont exclus du workflow de validation par défaut . Vous pouvez ensuite configurer différentes étapes de validation pour ces employés.
Pour créer une validation personnalisée, vous devez :
- Créer des filtres employés
- Ajouter un ensemble de règles dans les paramètres de validation et utiliser le filtre employé.
Filtres employés
Les filtres employés définissent les critères auxquels un employé doit répondre pour se voir attribuer une validation personnalisée. Lorsque vous créez un filtre, vous pouvez ajouter des règles basées sur des attributs dans Personio. Par exemple, vous pouvez ajouter une règle dans laquelle les employés doivent avoir un rôle, un statut ou une date d’embauche spécifique pour être pris en compte dans le filtre.
Créer des filtres employés
Pour créer un filtre employés, procédez comme suit :
- Accédez aux paramètres de validation en suivant Paramètres > Automatisation > Validations.
- Sélectionnez l’onglet approprié (Heures travaillées, Informations sur les employés ou Type d’absence) qui nécessite une validation personnalisée.
- Cliquez sur Gérer les filtres employés.
- Saisissez un nom pour le filtre dans la zone de texte et cliquez sur le symbole +.
- Le filtre créé apparaît. Cliquez sur (Modifier).
- Cliquez sur + Ajouter une règle, puis utilisez les menus déroulants pour définir le filtre par attribut. Cliquez sur Envoyer.
- Est égal à : inclut tous les employés qui correspondent aux critères du filtre.
- N’est pas égal à : exclut tous les employés qui correspondent aux critères du filtre.
- Ajoutez d’autres règles pour affiner le filtre. Vous ne pouvez utiliser la règle « Est égal à » qu’une seule fois par attribut. Consultez Règles et logique des filtres employés.
- Cliquez sur Soumettre.
Une fois que vous avez créé un filtre employé, vous devez ajouter un ensemble de règles à la validation.
Exemple de configuration :
Planeta souhaite créer une validation personnalisée pour tous les employés du département Marketing de son bureau de New York. Pour créer un filtre pour ce type de contrat de travail, ils ajoutent les règles suivantes au filtre :
- Règle 1 : Département est égal à Marketing
- Règle 2 : Bureau est égal à Paris
Note :
passez en revue la logique des filtres employés pour éviter les règles qui se chevauchent, et assurez-vous de créer des filtres aussi précis que possible.
Règles et logique des filtres employés
Lorsque vous créez un filtre employé, les règles suivantes s’appliquent :
- Les critères sont liés par la logique ET. Un filtre ne s’applique qu’aux employés qui répondent à tous les critères définis dans les règles.
- C’est pourquoi un filtre employé ne peut pas stocker plus d’une règle « Est égal à » pour le même attribut. Par exemple, vous ne pouvez pas ajouter une règle « Département est égal à Marketing » et une règle « Département est égal à Support client » dans le même filtre.
- Si vous souhaitez inclure plusieurs règles pour un même attribut, utilisez la logique inverse. Ajoutez une règle « N’est pas égal à » plusieurs fois jusqu’à ce que vous excluiez tous les attributs, sauf ceux qui sont nécessaires.
- Chaque employé ne peut être soumis qu’à un seul ensemble de règles. S’il y a plusieurs ensembles de règles appliqués au même employé, l'ensemble de règles le plus récent sera appliqué.
Exemple de cas où des règles se chevauchent
Planeta souhaite créer deux validations personnalisées pour les demandes de congés :
- Une pour les demandes de congés soumises par les employés du département des ventes.
- Une pour les demandes de congés envoyées par les employés du bureau de Londres.
Pour configurer ces validations personnalisées, un administrateur de Planeta crée deux filtres employés distincts :
- Un filtre contient la règle « Département est égal à Ventes ».
- Un filtre contient la règle « Bureau est égal à Londres ».
L’administrateur de Planeta ajoute deux nouveaux ensembles de règles au type d’absence « Congés payés » dans les Paramètres de validation. Un ensemble de règles utilise le filtre employé Département des ventes et un autre ensemble de règles utilisant le filtre employé Bureau de Londres.
Problème : cette combinaison contient des chevauchements. Les employés du bureau de Londres, qui sont également membres du département des ventes, sont désormais inclus dans deux filtres différents. Dans ce cas, Personio ne peut pas attribuer une validation personnalisée et utilisera donc l’ensemble de règles le plus récent, à savoir Bureau est égal à Paris.
Solution : l’administrateur de Planeta peut éviter ce chevauchement en définissant le filtre : Bureau est égal à Londres. Il peut ajouter une autre règle : « Département n’est pas égal à Ventes ».
Ensembles de règles
Après avoir créé un filtre employé, vous devez ajouter à la validation un ensemble de règles qui nécessite un processus personnalisé.
Ajouter un ensemble de règles à une validation
Pour ajouter un ensemble de règles et créer une validation personnalisée, procédez comme suit :
- Accédez à Paramètres > Workflow > Validations.
- Sélectionnez l’onglet approprié (Absence, Heures travaillées ou Informations sur l’employé) qui nécessite une validation personnalisée.
- Cliquez sur Ajouter un nouvel ensemble de règles.
- Sélectionnez le filtre employé souhaité, puis cliquez sur Ajouter.
- Cliquez sur Ajouter une étape de validation et définissez la chaîne d’étapes de validation pour le type de contrat de travail filtré. Vous pouvez ajouter jusqu’à six étapes.
- Cliquez sur Enregistrer.
Les étapes décrites dans l’ensemble de règles s’appliqueront à tous les employés qui correspondent aux critères du filtre sélectionné. Répétez les étapes ci-dessus pour chaque domaine (absence, heures travaillées, informations sur les employé ) qui nécessite une validation personnalisée.
Exemples de règles
Validation personnalisée pour un type de contrat de travail spécifique
La validation par défaut de Planeta exige que les responsables valident les demandes de congés payés. Cependant, Planeta exige que toutes les demandes de congés payés soumises par les membres du département Service client soient validées par le chef dudit département. Pour créer une validation personnalisée, un administrateur de Planeta doit :
- Créer un filtre employé nommé « Département Service client »
- Ajouter une règle au filtre : « Département est égal à Service client ».
Remarque : le chef du service client étant également inclus dans le département, l’administrateur doit ajouter une autre règle pour l’exclure : « Poste n’est pas égal à Chef du département ». - Dans les paramètres de validation, ajoutez un ensemble de règles à l’onglet Absence congés payés.
- Sélectionnez le filtre « Département Service client ».
- Ajoutez l’étape de validation : « Employés ayant le rôle Chef du département Service client ».
Validation personnalisée pour une personne spécifique
La validation par défaut de Planeta pour les demandes de congés non rémunérés nécessite la validation d’un responsable. Cependant, Planeta a besoin de la validation du PDG pour toutes les demandes de congés non rémunérés soumises par une personne spécifique, comme Jean Lenoir. Pour créer cette validation personnalisée, un administrateur de Planeta doit :
- Créer un filtre employé nommé « Jean Lenoir ».
- Ajouter une règle au filtre : « Adresse e-mail est égale à jeandupond@planeta.com».
- Ajouter un ensemble de règles dans l’onglet Congés non rémunéré des paramètres de validation.
- Sélectionner le filtre « Jean Lenoir ».
- Ajouter l’étape de validation : « Employés ayant le rôle de PDG ».
Note :
vous devez mettre à jour cette validation si Jean Lenoir quitte l’entreprise. Dans le cas contraire, toutes les demandes qui nécessitent normalement la validation de Jean Lenoir seront automatiquement validées.