Configurer des ensembles de règles pour des workflows de validation

 

Workflow_Hub.png Cet article s’intéresse aux workflows. Vous pouvez commencer à créer et à suivre tous vos workflows dans le Workflow Hub.

Cet article vous explique comment configurer des règles pour les workflows de validation spécifiques, qui se distinguent de la règle de validation par défaut. 

 

En quoi consistent les ensembles de règles pour les workflows de validation ?

Dans certains cas, il est nécessaire d’exclure certains employés d’un workflow de validation par défaut et de configurer un processus différent pour des individus ou des groupes d’employés. Dans Personio, vous pouvez configurer ce workflow en ajoutant des ensembles de règles spéciales pour les types d’absence, les heures travaillées ou les données sur les employés. Les ensembles de règles sont des règles spécifiques qui définissent différents processus de validation pour un groupe d’employés spécifique défini à l’aide d'un filtre employés.

 

Créer un ensemble de règles

1. Configurer des filtres employés

Avant de configurer les règles, vous devez configurer des filtres employés pour vous assurer que la validation ne s’applique qu’à un certain groupe d’employés. 

  1. Accédez à Paramètres > Validations puis sélectionnez l’onglet Absences, Heures travaillées ou Données sur les employés. 
  2. Accédez à Gérer le filtre employés. 
  3. Créez un nouveau filtre employés en sélectionnant Ajouter un nouveau filtre et en cliquant sur le signe plus.
  4. Définissez les critères de filtre souhaités à l’aide de l’option Ajouter une règle et enregistrez les paramètres dès que vous avez sélectionné tous les critères requis.

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Le processus de validation standard sera automatiquement appliqué à tous les employés qui ne répondent pas aux critères définis.

 

Les règles suivantes s’appliquent aux options de filtre pour les filtres employés :

  • Au moins une règle doit être définie pour chaque filtre employés.
  • Un filtre employés ne peut pas contenir plus d’une règle égal à pour le même attribut, car les critères de filtre sont toujours liés par la fonction ET, de sorte que le filtre ne sera appliqué qu’aux employés qui répondent à tous les critères définis.
    Exemple : si les règles d’un filtre employés sont Département égal à Marketing et Département égal à Ventes, Personio recherchera tous les employés qui se trouvent à la fois dans le département marketing ET dans le département des ventes.
  • Dans une zone de validation, il ne peut y avoir aucun chevauchement entre plusieurs filtres employés ou ensembles de règles. Chaque employé ne peut être soumis qu’à un seul ensemble de règles.Exemple: Pour mettre en place un workflow de validation non-standard pour les demandes de congés venant des employés du service Marketing, vous devez créer un ensemble de règles pour le filtre Département égal à Marketing (en bleu dans l’exemple ci-dessous).
    Pour créer un workflow spécifique aux employés du bureau de Paris, vous pouvez créer un ensemble de règles pour le filtre Bureau égal à Paris (en blanc dans l’exemple ci-dessous).
    Cette combinaison entraîne un problème dans la mesure où les employés du département marketing de Paris sont maintenant inclus dans deux filtres différents. Dans ce cas, Personio ne peut pas attribuer un processus unique de validation et a donc recours au processus standard.

configuring-rulesets-graphic_en-us.png

S’il y a plusieurs ensembles de règles appliqués au même employé, c’est le premier ensemble de règles créé sera appliqué. Par conséquent, assurez-vous qu’un seul ensemble de règles est applicable pour chaque employé.

 

2. Ajouter un nouvel ensemble de règles

Après avoir correctement configuré le filtre employés, vous pourrez ajouter l’ensemble de règles pour les employés inclus dans le groupe filtré.

  1. Accédez à Paramètres > Validations puis sélectionnez l’onglet Absences, Heures travaillées ou Données sur les employés. 
  2. Cliquez sur Ajouter un ensemble de règles.
  3. Sélectionnez le filtre employés souhaité, puis cliquez sur Ajouter.
  4. Cliquez sur Ajouter une étape de validation pour définir les étapes de validation et enregistrez votre saisie dès que vous aurez défini les étapes requises.

Pour les workflows de validation spéciaux, vous pouvez ajouter entre une et six étapes de validation. Pour chacune d’entre elles, vous pouvez définir la personne en charge de la validation parmi les quatre options du menu déroulant : 

Options relatives à l’approbateur Description
Employé spécifique Choisissez un employé parmi tous les employés de l’entreprise.
Employé avec un rôle

Sélectionnez un rôle d’employé pour permettre à tous les employés auxquels ce rôle a été attribué de valider les demandes.

Remarque : tous les employés auxquels ce rôle a été attribué recevront la demande de confirmation, mais celle-ci n’a besoin d’être confirmée ou rejetée que par un seul de ces employés.

Supérieur hiérarchique du supérieur hiérarchique Choisissez n’importe quel supérieur du supérieur hiérarchique d’un employé comme personne en charge de la validation, comme indiqué dans l’organigramme.
Superviseur Choisissez n’importe quel superviseur d’un employé individuel comme personne en charge de la validation.

 

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