Cet article s’intéresse aux workflows. Vous pouvez commencer à créer et à suivre tous vos workflows dans le Workflow Hub.

Cet article explique comment configurer un workflow dans Personio afin que vos employés soient automatiquement invités à importer un justificatif quand ils demandent certaines absences (comme un certificat médical lors d'un congé maladie).

Qu'est-ce qu'un workflow de validation avec demande de justificatif ?

Un workflow de validation est une séquence d'étapes d'approbation qui doivent être réalisées dans l'ordre.

Les workflows de validation sont utiles pour les processus d'entreprise tels que la demande de congé de maladie, où il est souvent obligatoire d'importer un certificat médical après un certain nombre de jours d'absence.

Pour inclure la demande de justificatif dans un workflow de validation existant pour une absence, suivez les étapes ci-dessous.

Remarque
Pour que les employés puissent importer un justificatif au sein d'un workflow, vous devez leur accorder des droits de proposition dans l'onglet Documents .

Configurer le workflow de validation avec demande de justificatif

1. Accédez à Paramètres > Heures travaillées et absences > Absences, sélectionnez le type d’absence (p. ex. congé maladie) et cliquez sur Modifier.
2. Accédez à Justificatif et remplaçant, cliquez sur Justificatif et indiquez après combien de jours un justificatif doit être demandé.
   

   Conseil
   Si vous indiquez trois jours d’absence, l’employé sera invité à partir du troisième jour d’absence (c.-à-d. après le deuxième jour, le matin du troisième jour) à mettre son justificatif en ligne. Dans ce cas, les week-ends ne sont pas comptabilisés.

   Remarque
   La notification de justificatif se déclenche quand le nombre de jours d'absence dépasse les exigences de justificatif, que ces jours aient été saisis de façon individuelle ou en tant que période unique.

3. Accédez à Paramètres > Workflows > Validations > choisissez le [Type d'absence] pour configurer le workflow de validation. Vous avez la possibilité de créer ou de mettre à jour soit le workflow de validation par défaut, soit un ensemble de règles spéciales.
4. Une fois que l'employé a demandé une absence et que la période au terme de laquelle un justificatif est requis s'est écoulée, la demande de justificatif est automatiquement déclenchée (si l'absence a été saisie comme une période d'absence unique).
5. L'employé pourra alors importer le justificatif à tout moment en cliquant sur la période d'absence concernée sous Profil de l'employé > Onglet Absence.
   

   Remarque 
   Dans le cas des congés maladie et des certificats médicaux, si vous êtes un client de Personio basé en Allemagne, vos employés bénéficiant d'une assurance maladie obligatoire ou d'un autre type d'assurance (non privée) n'ont pas besoin d'importer manuellement un certificat médical dans Personio. Une version numérique du certificat (eAU) est automatiquement envoyée à l'assurance maladie de l'employé et vous n'avez plus qu'à le récupérer manuellement ou automatiquement (via l'intégration DATEV). Si l'intégration DATEV est activée, vous pourrez vérifier l'état du certificat eAU de l'employé sous la période d'absence concernée.