Cet article présente les deux types de rôles d’employé qui existent dans Personio et explique comment ajouter des employés aux rôles d’employé personnalisés et prédéfinis. Pour chaque rôle d’employé, vous devez également configurer les droits d’accès généraux, les droits d’accès aux calendriers et d’autres paramètres de sécurité. 

Types de rôles d’employé

Dans votre compte Personio, il existe deux types de rôles d’employé par défaut :

Rôles prédéfinis des employés

Ces rôles sont liés à d’autres fonctionnalités de Personio et ne peuvent donc être modifiés que partiellement.

• • • • • ▶︎ Rôle Tous les employés : ce rôle inclut tous les employés actifs. Les nouveaux employés sont automatiquement ajoutés à ce rôle. Vous ne pouvez donc pas ajouter manuellement des employés à ce rôle ni en retirer. Ce rôle ne peut être ni renommé ni supprimé.
          
          ▶︎ Rôle Administrateur (ou tout autre rôle avec des droits d’administrateur) : ce rôle est le pendant du rôle Tous les employés. Aucun employé ne lui est automatiquement attribué. Vous pouvez donc ajouter des employés à ce rôle et en retirer. Ce rôle peut être renommé, mais il ne peut pas être supprimé (car au moins un employé doit toujours lui être attribué). 
          
          

Rôles personnalisés des employés

Ces rôles ne sont liés à aucune autre fonctionnalité de Personio et peuvent donc être modifiés librement.

Vous pouvez également créer autant de rôles d’employé personnalisés supplémentaires que nécessaire. Exemples de rôles d’employés personnalisés : les rôles Responsable RH, Management et Stagiaire. 

Remarques
Dans Personio, les rôles d’employé personnalisés n’ont pas besoin de correspondre à tous les postes présents dans votre entreprise.

Les rôles d’employé de Personio permettent simplement d’accorder les droits d’accès et d’affichage sur les différentes zones de Personio. Vous pouvez donc créer un rôle d’employé (par exemple, Direction) qui couvrira plusieurs postes au sein de l’entreprise.

Ajouter des employés à un rôle d’employé

Pour ajouter des employés à un rôle d’employé personnalisé (ou au rôle prédéfini Administrateur), procédez comme suit :

1. Accédez à Paramètres > Personnel > Rôles.
2. Cliquez sur un rôle d’employé sous Rôles ou cliquez sur Créer un nouveau rôle pour créer un rôle d’employé personnalisé (dans ce cas, saisissez également le nom du nouveau rôle d’employé personnalisé et cliquez sur Créer un rôle).
3. La colonne Employés ajoutés répertorie tous les employés actuellement ajoutés au rôle. Si vous créez un rôle d’employé personnalisé, cette colonne indique 0 employé, car aucun employé n’a encore été ajouté. 
4. Sous Employés disponibles, cliquez sur un employé pour l’ajouter au rôle. L’employé change de colonne et apparaît désormais encadré en bleu sous Employés ajoutés. 
5. Sous Employés ajoutés, cliquez sur un employé pour le supprimer du rôle. L’employé change de colonne et apparaît désormais encadré en rouge sous Employés disponibles.
6. Si nécessaire, cliquez sur l’icône en forme de crayon à côté du nom du rôle d’employé pour le renommer.
7. Si nécessaire, cliquez sur l’icône à trois points sous Créer un nouveau rôle pour copier (dupliquer) ou supprimer le rôle d’employé (possible uniquement avec les rôles d’employé personnalisés). Pour supprimer un rôle d’employé personnalisé, vous devez d’abord en retirer tous les employés.
8. Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications. 

Remarque
Si vous définissez le statut d’un employé sur Inactif, il n’apparaîtra plus ni en tant qu’employé ajouté ni en tant qu’employé disponible pour le rôle.

Étapes suivantes pour les rôles des employés

Configurer les droits d’accès

Lorsque vous avez attribué tous les employés à leurs rôles correspondants, vous pouvez configurer des droits d’accès spécifiques pour chaque rôle d’employé. 

Configurer les droits sur les calendriers

Vous pouvez également configurer un accès spécifique au calendrier de l’entreprise pour chaque rôle d’employé.

Activer l’authentification à 2 facteurs

Si vous le souhaitez, vous pouvez également activer l’authentification à 2 facteurs pour chaque rôle d’employé afin de renforcer la sécurité des données stockées dans Personio. Dans ce cas, les employés qui se sont vu attribuer ce rôle auront besoin à la fois d’un jeton généré sur leur appareil mobile et de leur adresse e-mail/mot de passe pour se connecter à Personio.

Configurer des rappels

Vous pouvez également configurer des rappels distincts pour chaque rôle afin de simplifier votre travail quotidien (un rappel sur la fin de la période d’essai des employés, par exemple).