Cet article explique les rôles d'employé. Il explique également comment ajouter et supprimer des employés au sein des rôles d’employé personnalisés et prédéfinis. Pour chaque rôle d’employé, vous devez également configurer les droits d’accès, les droits d’accès aux calendriers et d’autres paramètres de sécurité.
Types de rôles d’employé
Dans Personio, il existe deux types de rôles d’employé : les rôles d’employé actuels et les rôles d’employé personnalisés.
Rôles prédéfinis des employés
Les rôles prédéfinis des employés sont liés à d’autres fonctionnalités de Personio. Vous ne pouvez pas entièrement les modifier.
- Rôle Tous les employés : ce rôle inclut tous les employés actifs. Chaque nouvel employé rejoint automatiquement ce rôle. Vous ne pouvez donc pas ajouter ni retirer manuellement des employés de ce rôle. Vous ne pouvez pas non plus renommer ou supprimer ce rôle.
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Rôle Administrateur (ou tout rôle avec des droits d’administrateur) : aucun employé n’intègre automatiquement ce rôle. Vous ajoutez et supprimez manuellement des employés. Vous pouvez renommer ce rôle mais vous ne pouvez pas le supprimer, car un employé doit toujours y rester.
Rôles personnalisés des employés
Les rôles personnalisés des employés ne sont pas liés à d’autres fonctionnalités de Personio. Vous pouvez modifier ces rôles. Vous pouvez créer autant de rôles d’employé personnalisés supplémentaires que nécessaire. Exemples : les rôles « Responsable RH », « Direction » et le rôle « Stagiaire ».
Les rôles personnalisés des employés n’ont pas besoin de correspondre à tous les postes de votre entreprise. Ils permettent d'accorder des droits d'accès à différentes zones de Personio.
Ajouter des employés à un rôle d’employé
Pour ajouter des employés à un rôle (ou au rôle prédéfini Administrateur) :
- Accédez aux Paramètres.
- Dans la section Personnel , cliquez sur Rôles des employés.
- Cliquez sur un rôle d'employé existant.
- Facultatif : créez un nouveau rôle d’employé personnalisé.
- Dans l’onglet Membres , sélectionnez un employé dans la colonne Employés disponibles pour l’ajouter au rôle. La colonneEmployés ajoutés affiche les employés actuellement dans le rôle. Pour un nouveau rôle d’employé personnalisé, cette colonne affiche zéro employé jusqu’à ce que vous ajoutiez quelqu’un.
- Facultatif :cliquez sur l’icône en forme de crayon à côté du nom du rôle pour le renommer.
- Facultatif : cliquez sur l'icône à trois points en haut à droite pour copier un rôle ou supprimer un rôle personnalisé. Retirez tous les employés d’un rôle avant de le supprimer.
- Enregistrez les modifications.
Remarque
Si vous définissez le statut d’un employé comme Inactif, il n’apparaîtra plus ni comme ajouté ni disponible pour le rôle.
Ajoutez automatiquement des employés à un rôle
Remarque
Si vous ne disposez pas de cette fonctionnalité, faites nous part de votre intérêt sur notre page d’accès anticipé.
Vous pouvez automatiquement ajouter des employés aux rôles en définissant les conditions basées sur les attributs système et personnalisés :
- Accédez aux Paramètres.
- Dans la section Personnel , cliquez sur Rôles des employés.
- Cliquez sur un rôle d'employé existant.
- Facultatif : créez un nouveau rôle d’employé personnalisé.
- Dans l’onglet Membres , cliquez sur Automatisé pour activer les abonnements automatiques.
- Créez des conditions pour ajouter automatiquement des employés à un rôle et pour supprimer les employés qui ne remplissent plus ces conditions.
- Facultatif : incluez ou excluez des personnes spécifiques, quelles que soient les conditions.
- Facultatif : affichez un aperçu des employés ajoutés et supprimés du rôle.
- Enregistrez les modifications.
Vous pouvez utiliser les attributs suivants pour définir les conditions :
- Département
- Équipe
- Type d’emploi
- Entité juridique
- Bureau
- Statut
- statut du responsable (avec cet attribut, vous pouvez ajouter automatiquement tous les responsables à un rôle).
Supprimer quelqu'un d'un rôle d'employé
Pour retirer des employés d'un rôle d’employé :
- Accédez aux Paramètres.
- Dans la section Personnel , cliquez sur Rôles des employés.
- Cliquez sur un rôle d'employé existant.
- Dans l’onglet Membres , cliquez sur un employé sous Employés ajoutés pour les retirer du rôle. L’employé apparaît désormais sous Employés disponibles avec un contour rouge.
Configurer les droits d’accès
Une fois que vous avez attribué tous les employés aux rôles correspondants, vous pouvez configurer les droits d’accès pour chaque rôle d’employé. En savoir plus bonnes pratiques pour les rôles d’employé.
Pour masquer les droits d'accès vides, cliquez sur l'icône de filtre dans le coin supérieur droit de l'onglet Droits d'accès et sélectionnez Afficher uniquement les droits accordés. Vous pouvez ajouter plusieurs droits d'accès en sélectionnant la case à cocher dans chaque section, ce qui vous permet de gagner du temps.
Configurer les droits sur les calendriers
Vous pouvez configurer l’accès au calendrier des absence pour chaque rôle d’employé.
Activer l'authentification à deux facteurs (2FA)
Vous pouvez activer l'authentification à deux facteurs (2FA) pour chaque rôle d'employé. Les employés ayant ce rôle auront besoin d’un jeton de leur appareil mobile, de leur adresse e-mail et de leur mot de passe pour se connecter.
Configurer des rappels
Vous pouvez créer des rappels pour chaque rôle afin de simplifier le travail quotidien de vos employés. Par exemple, vous pouvez configurer un rappel sur la fin de la période d’essai des employés. Découvrez comment configurer des rappels spécifiques à un rôle avec des bonnes pratiques.