Créer et gérer les rôles des employés

 

Cet article vous explique comment configurer les rôles des employés dans Personio. Pour chaque rôle, des paramètres sont définis pour les droits d’accès, les vues de calendrier et d’autres paramètres de sécurité. 

Dans Personio, il existe deux types de rôles pour les employés :

  • Rôles prédéfinis des employés : rôles Tous les employés et Administrator. Vous ne pouvez pas supprimer ces rôles.
  • Rôles personnalisés des employés : rôles Responsables RH, Responsables, Stagiaires, etc. Vous pouvez modifier et supprimer ces rôles.

Dans Personio, les rôles personnalisés des employés n’ont pas besoin de correspondre à tous les postes présents dans votre entreprise.

Les rôles d’employé de Personio permettent simplement d’accorder les droits d’accès et d’affichage dans les différentes zones de Personio. Vous pouvez donc créer un rôle d’employé (p. ex., Direction) qui couvrira plusieurs postes au sein de l’entreprise.

 

Rôles prédéfinis des employés

Dans Personio, il existe deux rôles prédéfinis pour les employés : Tous les employés et Administrator. Avant de configurer des rôles supplémentaires, il est primordial de comprendre ces deux rôles.

Le rôle Tous les employés doit impérativement inclure tous vos employés actifs. Tous les autres rôles sont basés sur ce rôle et contiennent au moins les configurations pour ce rôle. Vous ne pouvez supprimer les droits d’accès d’aucun rôle si ces droits sont inclus dans le rôle Tous les employés.

Le rôle Administrator (ou tout autre rôle avec des droits d’administrateur) est le pendant du rôle Tous les employés. Il ne doit inclure qu'un petit nombre d'employés. Les employés ayant un rôle d’administrateur disposent de certains privilèges exclusifs qui ne peuvent être attribués à aucun autre rôle. Pour en savoir plus sur ces privilèges, lisez cet article du centre d’aide.

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Les administrateurs ayant des droits d’accès maximum, ils peuvent valider manuellement toute demande. Cependant, ils peuvent également déclencher des processus de validation pour les demandes afin que quelqu’un d’autre les approuve. La décision de déclencher ou non un processus de validation doit être prise pour chaque demande. Il en va de même si les administrateurs ou les employés disposant des droits de modification appropriés saisissent une absence pour un autre employé.

 

Rôles personnalisés des employés

Dans Personio, il existe également plusieurs rôles personnalisés des employés que vous pouvez modifier à loisir. Accédez à Paramètres > ORGANISATION ET PERSONNEL > Rôles et cliquez sur l’icône plus pour créer d’autres rôles.

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Le chiffre dans un rond gris qui se trouve en regard du nom du rôle indique le nombre d’employés actifs qui occupent ce rôle. Si vous définissez le statut d’un employé sur Inactif, cet employé ne sera plus inclus dans l’écran ci-dessous :

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Comment gérer les rôles des employés

Vous pouvez ensuite ajouter facilement des employés à un rôle en le sélectionnant. Pour ce faire, accédez à l’onglet Membres et cliquez sur chaque employé auquel vous voulez attribuer ce rôle. N’oubliez pas d’enregistrer vos modifications avant de fermer l’écran. Notez que le rôle Tous les employés est automatiquement attribué à tous les employés actifs de votre entreprise. Vous ne pouvez pas retirer des membres de ce rôle.

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En haut à droite de l’écran, des icônes vous permettent de renommer, de dupliquer ou de supprimer le rôle.

Avant de supprimer un rôle d’employé, vous devez d’abord retirer tous les employés de ce rôle.

  

Définir les droits d’accès

Une fois que vous avez attribué le rôle aux employés de votre choix, vous devez définir les droits d’accès correspondants. Pour découvrir des exemples d’utilisation des rôles d’employés et des droits d’accès, cliquez ici.

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Définir les droits sur les calendriers

Vous pouvez définir les droits d’accès au calendrier de l’entreprise pour chaque rôle d’employé. Il convient de faire la distinction entre les différentes catégories de calendrier et la portée des droits d’affichage associés. Pour découvrir comment configurer le calendrier, cliquez ici.

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Activer l’authentification à deux facteurs

Pour renforcer la sécurité des données enregistrées dans Personio, vous pouvez activer l’authentification à deux facteurs pour chaque rôle d’employé. Les employés qui se sont vu attribuer ce rôle auront besoin à la fois d’un jeton généré sur leur appareil mobile et de leur adresse e-mail/mot de passe pour se connecter à Personio. Pour découvrir comment activer l’authentification à deux facteurs pour les rôles des employés, lisez cet article.

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Créer des rappels

 

Si vous êtes abonné au forfait Professionnel ou Entreprise, vous pouvez simplifier votre travail au quotidien en créant des rappels dans Personio. Vous pouvez définir des rappels spécifiques pour chaque rôle, par exemple pour la fin de la période d’essai des employés. Pour découvrir comment créer des rappels pour les rôles des employés, lisez cet article.

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Pour en savoir plus sur la configuration des droits d’accès, des rappels et des paramètres des calendriers ou si vous voulez voir des exemples de bonnes pratiques, veuillez consulter les articles du centre d’aide correspondants.

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