Cet article explique comment créer des rappels ponctuels et des rappels récurrents dans Personio afin de ne jamais oublier d’évènements importants.

En quoi consistent les rappels dans Personio ? 

Dans Personio, les rappels sont des notifications qui s’affichent dans la boîte de réception. Vous pouvez les créer dans les rôles de vos employés afin de rappeler certains évènements à un groupe d’employés.

Vous pouvez créer des workflows de rappel pour les évènements suivants qui sont déjà configurés dans le système :

• Fin de la période d’essai
• Date d’embauche
• Dernier jour de travail
• Le contrat se termine
• Date de rupture du contrat
• Dernière modification du salaire
• Prochaine absence
• Date de naissance
• Date d’expiration du visa

Conseil : vous pouvez également créer un workflow de rappel déclenché par un attribut personnalisé de type Date.

Où voir les rappels ?

Par défaut, Personio affiche les rappels dans la boîte de réception à laquelle vous pouvez accéder en cliquant en haut à droite sur n’importe quelle page de l’outil. À l’heure définie pour le rappel, l’entrée qui correspond à l’événement déclencheur apparaît dans la boîte de réception de tous les employés qui sont configurés comme destinataires du rappel. Ils peuvent également recevoir une notification par e-mail si celle-ci est configurée.

Certains utilisateurs disposant des droits d’accès « Gérer le compte » peuvent voir ou configurer des rappels dans l’onglet Rappels du profil de l’employé.

Conseil : pour en savoir plus sur la boîte de réception, consultez notre article sur la gestion globale des tâches.

Créer un workflow de rappel dans les paramètres

1. Allez dans Paramètres > Personnel > Rôles.
2. Dans les Rôles, sélectionnez un rôle et cliquez sur Rappels.
3. Cliquez sur Ajouter un workflow de rappel.
4. Dans le menu déroulant Rappeler, sélectionnez le rôle d’employé qui sera le destinataire du rappel.
5. Dans le menu déroulant à propos de, sélectionnez l’événement déclencheur. Il s’agit de l’événement pour lequel les destinataires recevront un rappel.
6. Dans le menu déroulant à, sélectionnez les employés qui seront affichés aux destinataires du rappel. 
   

   Les options suivantes permettent de différencier les groupes d’employés :

   Groupe	Description
   Tous les employés	Tous les employés actifs dans Personio.
   Mes collaborateurs	Tous les employés dont le superviseur direct ou indirect est un employé dans le rôle concerné.
   Mes collaborateurs directs	Tous les employés dont le superviseur direct est un employé dans le rôle concerné.
   Spécial	Un groupe spécifique, en fonction d’un filtre défini pour tout attribut de type « Liste d’options ». Si vous choisissez l’option Personnel, les employés reçoivent les rappels des autres employés qui correspondent à la même option pour cet attribut. Par exemple, avec le filtre « filiale = Personnel », l’employé reçoit les rappels des autres employés de la même filiale.

7. Sélectionnez le moment où le rappel doit être envoyé. (Nombre de jours/semaines avant/après l’événement déclencheur).
   

   
   Les rappels sont affichés dans la boîte de réception  selon la logique suivante:
   ▶︎ Les rappels programmés pour être envoyés avant ou le même jour qu'un événement restent dans la boîte de réception jusqu'au lendemain de l'événement.
   ▶︎ Les rappels programmés pour être envoyés après un événement sont automatiquement supprimés de la boîte de réception une semaine après la date de leur première apparition.
   ▶︎ Si vous ne voulez pas qu'un rappel soit automatiquement supprimé de la boîte de réception après les périodes mentionnés ci-dessus, marquez le rappel comme une notification sans expiration. Ces notifications sont affichées jusqu'à ce qu'elles soient activement confirmées par l'utilisateur concerné.

8. Indiquez si vous voulez que le rappel prenne la forme d’une notification avec expiration automatique ou d’une notification sans expiration.
9. Cochez la case Fréquence si vous souhaitez que le rappel soit répété tous les ans. 
10. Ajoutez une note que verront les destinataires du rappel.
11. Cliquez sur Ajouter.

Gérer vos workflows de rappel

Modifier un workflow de rappel

1. Allez dans Paramètres > Personnel > Rôles.
2. Sélectionnez un rôle et cliquez sur Rappels.
3. Cliquez sur  en regard du workflow à modifier.
4. Effectuez toutes les modifications nécessaires.
5. Cliquez sur Modifier.

Supprimer un workflow de rappel

1. Allez dans Paramètres > Personnel > Rôles.
2. Sélectionnez un rôle et cliquez sur Rappels.
3. Cliquez sur  en regard du workflow à supprimer.
4. Dans la fenêtre de confirmation, cliquez sur Supprimer.

Créer des rappels personnels

Les employés peuvent créer des rappels personnels dans Paramètres personnels > Rappels :

Lorsque vous ajoutez un rappel personnel pour un attribut qui s’applique à Tous les employés, vous recevrez un rappel uniquement pour les employés dont vous êtes autorisé à afficher ou à modifier les informations. Dans l’exemple ci-dessous, l’employé recevra uniquement un rappel pour le dernier jour de travail des employés pour lesquels il dispose de droits d’affichage et/ou de modification sur la section Informations RH où se trouve l’attribut en question. Pour découvrir comment configurer les droits d’accès, consultez notre article Droits d’accès généraux.

Les paramètres personnels affichent non seulement les rappels personnels, mais également tous les rappels pour les rôles attribués à cet employé :

Rappels liés à des employés spécifiques

Pour définir un rappel pour un employé particulier, accédez à son profil, cliquez sur l’onglet Rappels et saisissez la date et la note correspondantes sous Ajouter un rappel. Cela permet de créer un rappel individuel pour la date de votre choix sans faire référence à un attribut.

Remarque
Pour voir l’onglet Rappels, les employés doivent avoir les droits d’affichage de la section Gérer les comptes via Paramètres > Personnel > Rôles des employés > Droits d’accès.