Cet article explique comment créer des rappels ponctuels et des rappels récurrents dans Personio afin de ne jamais oublier d’évènements importants. Les rappels sont des notifications affichées dans la boîte de réception. Vous pouvez créer des :

• rappels propres à un rôle, pour tout employé ayant un rôle donné ;
• rappels pour vous-même ;
• rappels pour certains employés.

Vous pouvez créer des workflows de rappel pour tous les évènements suivants qui sont déjà configurés dans le système :

• Date de naissance
• Le contrat se termine
• Date d’embauche
• Dernier jour de travail
• Dernière modification du salaire
• Prochaine absence
• Fin de la période d’essai
• Date de rupture du contrat
• Date d’expiration du visa

Vous pouvez également créer un workflow de rappel déclenché par un attribut personnalisé de type Date.

Créer des rappels concernant un rôle

Pour créer un rappel concernant un rôle spécifique, suivez les étapes ci-dessous. N'oubliez pas que les employés ayant un rôle donné ne peuvent recevoir des rappels que pour les attributs pour lesquels ils ont au moins des droits d'affichage.

1. Allez dans Paramètres > Personnel > Rôles.
2. Sous Rôles, sélectionnez un rôle et cliquez sur Rappels.
3. Cliquez sur Ajouter un rappel concernant les rôles.
4. Dans le menu déroulant Rappel, sélectionnez le rôle d'employé qui doit recevoir le rappel.
5. Dans le menu déroulant À propos de, sélectionnez l’évènement déclencheur. Il s’agit de l’évènement pour lequel les destinataires recevront un rappel.
6. Dans le menu déroulant De, sélectionnez le groupe d'employés que vous souhaitez rappeler aux destinataires. Vous pouvez choisir les options suivantes :

   Tous les employés	Tous les employés actifs dans Personio.
   Mes collaborateurs	Tous les employés dont le superviseur direct ou indirect est un employé dans le rôle concerné.
   Mes collaborateurs directs	Tous les employés dont le superviseur direct est un employé dans le rôle concerné.
   Spécial	Un groupe spécifique, en fonction d’un filtre défini pour tout attribut de type Liste d’options. Si vous choisissez l’option Personnel, les employés reçoivent les rappels des autres employés qui correspondent à la même option pour cet attribut. Par exemple, avec le filtre « entité juridique = personnel », l’employé reçoit les rappels des autres employés de la même entité juridique.

7. Dans Quand, sélectionnez le moment (le nombre de jours ou de semaines avant ou après l'évènement déclencheur) de l'envoi du rappel.
8. Indiquez si vous voulez que le rappel prenne la forme d’une notification avec expiration automatique ou d’une notification sans expiration. Cette dernière ne sera pas supprimée tant qu'elle n'aura pas été activement ignorée par l'employé.
9. Si vous souhaitez que le rappel soit répété chaque année, cochez la case à côté de Fréquence.
10. Ajoutez une description pour les destinataires du rappel.
11. Cliquez sur Ajouter.

Gérer les rappels concernant un rôle

Modifier un rappel concernant un rôle

Pour modifier un rappel déjà configuré pour un rôle, procédez comme suit :

1. Allez dans Paramètres > Personnel > Rôles.
2. Sélectionnez un rôle et cliquez sur Rappels.
3. Cliquez sur  en regard du workflow à modifier.
4. Effectuez toutes les modifications nécessaires.
5. Cliquez sur Modifier.

Supprimer un rappel concernant un rôle

Pour supprimer un rappel propre à un rôle, procédez comme suit :

1. Allez dans Paramètres > Personnel > Rôles.
2. Sélectionnez un rôle et cliquez sur Rappels.
3. Cliquez sur  en regard du workflow à supprimer.
4. Dans la fenêtre de confirmation, cliquez sur Supprimer.

Créer des rappels pour vous-même

Vous pouvez créer des rappels pour vous-même au sujet d'évènements qui concernent d'autres groupes d'employés. Procédez comme suit :

1. Cliquez sur votre nom dans le coin inférieur gauche, puis sur Paramètres personnels > Rappels.
2. Cliquez sur Ajouter un rappel personnel.
3. Remplissez les informations dans le volet comme vous le feriez pour un rappel propre à un rôle.
4. Cliquez sur Ajouter.

Veuillez noter que, lorsque vous créez un rappel personnel pour un attribut qui s’applique à tous les employés, vous recevrez un rappel uniquement pour les employés pour qui vous avez le droit d'accéder aux informations.

Pour découvrir comment configurer les droits d’accès, consultez notre article Droits d’accès généraux.

Les employés peuvent définir des rappels personnels concernant des évènements se produisant pour d'autres groupes d'employés via Paramètres personnels > Rappels. La zone Rappels dans les paramètres personnels affiche les rappels personnels et les rappels concernant les rôles qui s'appliquent à l'employé.

Créer des rappels pour certains employés

Pour définir un rappel pour un employé spécifique :

1. Accédez au profil de l'employé concerné et cliquez sur Rappels.
2. Sous Ajouter un rappel, sélectionnez Date de rappel.
3. Saisissez une note pour fournir plus d'informations.
4. Cliquez sur Ajouter.

Cela permet de créer un rappel individuel pour la date de votre choix sans faire référence à un attribut.

Remarque
Pour voir l’onglet Rappels, les employés doivent avoir les droits d’affichage de la section Gérer les comptes via Paramètres > Personnel > Rôles des employés > Droits d’accès.

Notifications de rappel

Par défaut, Personio affiche les rappels dans la boîte de réception à laquelle vous pouvez accéder en cliquant en haut de la barre de menu principale sur n’importe quelle page de l’outil. À l’heure définie pour le rappel, l’entrée qui correspond à l’évènement déclencheur apparaît dans la boîte de réception de tous les employés qui sont configurés comme destinataires du rappel. Vous pouvez également leur envoyer une notification par e-mail.

• Les rappels programmés pour être envoyés avant un évènement ou le jour même restent dans la boîte de réception jusqu’au lendemain de l’évènement en question.
• Les rappels programmés pour être envoyés après un évènement sont automatiquement supprimés de la boîte de réception une semaine après leur envoi.

Pour en savoir plus sur la boîte, consultez notre article sur la boîte de réception Personio.