Les droits d’accès en détail

 

 

L’article suivant présente les sections que vous pouvez contrôler par le biais des droits d’accès dans Personio et les conséquences des paramètres que vous définissez sur les options d’affichage et de modification qui sont disponibles pour les employés.

Seuls les administrateurs sont autorisés à configurer les droits d’accès. Pour ce faire, accédez à paramètres > Personnes > rôles d’employés et choisissez un rôle. Cliquez sur l’onglet Droits d’accès pour afficher et ajuster les droits d’accès. Pour plus d’informations sur la gestion des rôles d’employé, consultez l’article Création et gestion des rôles d’employé.

Notez qu’il existe trois types de droits d’accès : affichage, proposition et modification. Pour en savoir plus sur les droits d’accès et sur les sections, consultez notre article Droits d’accès généraux.

 

Données personnelles

Cette section traite de l’onglet Informations personnelles du profil de l’employé. Vous pouvez définir des droits d’accès spécifiques à chaque section séparément. Seules les personnes qui disposent des droits de modification pourront apporter des modifications par la suite.

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Salaires

Définissez les droits d’accès à l’onglet Salaire du profil de l’employé.

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Heures travaillées

Définissez les droits d’accès à l’onglet Heures travaillées du profil de l’employé.

Si vous accordez à des employés des droits de modification ou de proposition, ils pourront saisir leurs heures de travail quotidiennes de manière indépendante dans la liste des heures travaillées. Si un processus de validation existe pour le droit de proposition, les heures entrées devront être confirmées avant de pouvoir être enregistrées.

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Notez que les employés peuvent modifier leur solde d’heures supplémentaires s’ils disposent des droits de modification.

 

Documents

Cette section traite de l’onglet Documents du profil de l’employé. Définissez des droits d’accès distincts pour chaque catégorie de documents.

Si vous attribuez les droits d’affichage, les employés peuvent télécharger les documents. Les droits de proposition leur permettent aussi de charger des documents, tandis que les droits de modification leur permettent également d’utiliser des modèles de document et de supprimer des documents.

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Notez que pour pouvoir importer un document au moment de créer un formulaire de feedback des performances, l’employé doit disposer des droits de proposition sur la catégorie de documents Performance.

 

Onboarding

Définissez les droits d’accès à l’onglet Onboarding du profil de l’employé.

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Les employés qui doivent être seulement en mesure de voir et d’effectuer les tâches d’onboarding qui leur ont été attribuées n’auront pas besoin des droits d’affichage ou de modification.

 

Données de performance

Définissez les droits d’accès à l’onglet Performance du profil de l’employé.

Pour pouvoir rédiger ou modifier un feedback, l’employé doit disposer des droits de modification sur les données Performance. Cependant, un employé peut voir le feedback qui a été publié par quelqu’un d’autre dans son propre profil s’il dispose au moins d’un droit d’affichage. Avec ce droit, il ne peut pas modifier le feedback.

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Icône à trois points

Pour que les employés voient l’option Gérer le compte, ils doivent disposer des droits d’affichage sur la section Gérer les comptes. Pour pouvoir envoyer des e-mails d’invitation ou des e-mails de réinitialisation d’un mot de passe, ils doivent disposer des droits de modification. 

Pour que les employés voient l’option Définir un rappel, ils doivent disposer des droits de proposition sur la section Notes et des droits d’affichage sur la section Gérer les comptes.

Pour que les employés voient l’option Programmer un congé, ils doivent disposer des droits de modification sur la section dans laquelle l’attribut Statut a été attribué (Données personnelles, Informations RH, etc.).

Pour que les employés voient l’option Cesser l’emploi, ils doivent disposer des droits de modification sur la section dans laquelle l’attribut Statut a été attribué (Données personnelles, Informations RH, etc.).

Seuls les administrateurs peuvent voir l’option Supprimer le profil.

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Exports des données

Définissez les droits d’accès pour exporter les données de l’entreprise. Seuls les employés disposant des droits de modification peuvent demander une nouvelle exportation des données.

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Notez que les utilisateurs disposant des droits d’affichage sur les exports de données peuvent voir tous les exports générés, même s’ils n’ont pas accès à ces données dans Personio.

 

Rapports

Définissez les droits d’accès à la section Rapports.

Accédez à la section Personnalisé pour configurer des filtres individuels et limiter les données qui seront affichées dans les rapports.

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Absences

Définissez les droits d’accès à l’onglet Absence du profil de l’employé. Notez que les droits de modification ne permettent pas de modifier les politiques de cumul d’absences. Si vous souhaitez les modifier, contactez votre administrateur.

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Historique de l'employé

Définissez l’accès à l’onglet Historique du profil de l’employé. Seuls les employés dont le rôle bénéficie au moins des droits d’affichage sur la section Aperçu peuvent voir cet onglet. Les droits d’affichage sur la vue détaillée permettent également d’accéder à un tableau répertoriant les changements d’attribut passés. Les droits de modification permettent de créer de nouvelles entrées dans l’historique ou d’attribuer de nouvelles dates aux entrées existantes. Pour en savoir plus, consultez notre article Historique de l’employé.

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Notez que dans la vue détaillée, les employés ne peuvent voir et modifier que les attributs pour lesquels ils disposent des droits d’affichage et de modification. L’accès à la vue détaillée dépend en outre des droits d’accès à l’aperçu. 

 

Historique des absences/du solde

Définissez les droits d’accès au lien Afficher le solde des absences dans l’onglet Absence du profil de l’employé. Vous pouvez consulter ici les jours accumulés et les ajustements manuels effectués depuis la date d’embauche d’un employé.

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Paie

Définissez les droits d’accès à la section Paie dans Personio. Les droits d’accès peuvent être définis individuellement pour chaque filiale.

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Configuration du compte

Définissez les droits d’accès aux sections spécifiques dans les paramètres. Personio vous permet d’attribuer des droits spécifiques pour chaque section, telle que Absence

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Notes sur l’employé

Définissez les droits d’accès à l’onglet Notes du profil de l’employé. Les notes sur l’employé comprennent à la fois les notes et les rappels individuels. 

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Notez que les employés doivent également disposer au moins des droits d’affichage sur la section Gérer les comptes pour voir les rappels individuels.

 

Recrutement

Définissez les droits d’accès à la section Recrutement. Lorsque vous accordez ce droit, vous donnez accès à tous les postes, aux profils des candidats et aux messages non attribués. Les employés peuvent également être intégrés au processus de candidature sans ce droit d’accès.

Cependant, ne confondez pas ce droit avec les droits d’accès pour la configuration du recrutement, qui peuvent être définis dans la configuration du compte.

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Ajouter un nouvel employé

Définissez les droits d’accès à l’option Ajouter un employé dans la liste des employés. Indiquez également si vous souhaitez accorder le droit d’attribuer des rôles d’employé existants.

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Vue Organigramme

Définissez les droits d’accès à la section Vue Organigramme, qui est accessible à partir de la liste des employés.

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Pour accéder à la vue Organigramme, les employés doivent disposer des droits d’affichage sur la section Organigramme.

Notez qu’en outre, les employés peuvent avoir besoin de droits d’accès supplémentaires pour afficher la vue Organigramme : 

Pour pouvoir voir les autres employés, l’utilisateur doit disposer au moins des droits d’affichage sur la section Profil public de l’employé. Si les employés en congé et leurs collaborateurs directs et indirects doivent aussi être affichés, l’utilisateur doit également disposer au moins des droits d’affichage sur la section où se trouve le statut de l’attribut (généralement la section Informations RH).

Si toutes les options de filtre pour la filiale (si cette fonction est activée), le département, le bureau et l’équipe doivent être disponibles et que l’employé ne dispose pas des droits d’accès sur celles-ci, des droits d’affichage sur les sections où se trouvent ces attributs doivent également être accordés.

 

Rapports personnalisés

Définissez l’accès aux rapports personnalisés

Les droits d’affichage permettent aux employés de consulter tous les rapports personnalisés créés ainsi que toutes les données qu’ils contiennent, que les employés aient accès ou non à un attribut spécifique.

Les droits de modification permettent aux employés de créer eux-mêmes des rapports personnalisés et de sélectionner leurs attributs.

Notez que vous pouvez uniquement autoriser vos employés à accéder à l’ensemble de la section des rapports personnalisés via les droits d’accès. Pour autoriser vos employés à accéder à un rapport personnalisé spécifique, utilisez la fenêtre Options de partage. Pour en savoir plus, consultez notre article Partager un rapport personnalisé.

 

Imports

Définissez l’accès aux imports groupés de documents pour les employés ayant le rôle actuellement sélectionné via l’option Import de documents

Les employés qui disposent de ce droit peuvent accéder à la section d’import de votre compte et charger des documents pour tous les employés de votre entreprise. Notez que l’accès aux fichiers importés dépend toujours des droits d’accès définis pour la section Documents.

 

Aperçu du workflow

Définissez l’accès au Workflow Hub et au widget Workflow du tableau de bord.

Les employés disposant de ce droit pourront voir et utiliser la plupart des fonctionnalités et widgets qui font partie du Workflow Hub et du widget Workflow du tableau de bord.

Toutefois, ils ne pourront pas voir le widget Signature active ni l’icône des paramètres dans chaque widget, car ces fonctionnalités sont réservées aux administrateurs.

 

Performance & développement

Définissez l’accès à la section Performance & développement. Vous pouvez définir les droits d’accès de la section Cycles (sous Performance), de la section Formation ou des deux. Les employés disposant des droits de modification pourront créer et gérer des cycles d’évaluation des performances, des formations et des sessions de formation. Veuillez noter que l’accès à la création de modèles de formulaire de feedback nécessite toujours des droits d’administrateur.

 

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