Cet article présente les droits d’accès dans Personio et explique comment vous pouvez soit donner aux employés plus d’accès, soit limiter leur accès à certaines sections via des droits d’accès.

 

À quoi servent les droits d’accès dans Personio ?

Comprendre les niveaux d'accès

Pour voir les droits d’accès, accédez à Paramètres > Personnel > Rôles. Les droits d'accès sont divisés en deux catégories :

• Données personnelles : tous les droits relatifs à l'accès aux données des employés.
• Configurations : tous les droits relatifs aux applications Personio et aux paramètres de l'entreprise.

Chaque catégorie est ensuite divisée en sections et sous-sections, ainsi qu'en droits d’accès (à l’horizontale) et zones d’accès (à la verticale).

En combinant les droits d'accès et les zones d'accès, vous pouvez accroître ou limiter les droits d'accès :

• Plus vous allez vers la droite, plus il est facile pour les employés de modifier les données. 
• Plus vous allez vers le bas, plus les employés peuvent accéder à des informations. 

Droits d'accès

Vous pouvez accorder différents niveaux d'accès en utilisant les trois droits d'accès suivants :

Afficher	Les employés peuvent voir les données.
Proposer	Les employés peuvent proposer des modifications pour les données et les soumettre pour validation. Si vous sélectionnez ce type de droit d’accès, vous devez également configurer un processus de validation.
Modifier	Les employés peuvent modifier les données, sans passer par l'étape de validation.

Lorsque vous ajouterez des droits d’accès à certaines données de RH, de paie et de salaire, vous verrez un avertissement indiquant que vous accordez l’accès à des informations sensibles.

Zones d’accès

Vous pouvez décider à quel groupe d'employés s'appliquent les droits d'accès décrits :

Personnel	Les données propres à l'employé.
Mes collaborateurs	Tous les employés qui sont directement ou indirectement attribués à un responsable. Cela ne comprend pas les données propres à l'employé.
Personnalisé	Une sélection spécifique d’employés que vous pouvez définir à l’aide de filtres. L'accès personnalisé ne remplace pas la zone d'accès Tout. Vous ne pouvez pas exclure des employés spécifiques de la zone d'accès Tout à l'aide de filtres personnalisés. Cela ne comprend pas les données propres à l'employé.
Tous	Tous les employés. Cela ne comprend pas les données propres à l'employé.

 

Droits d'accès et rôles des employés

Dans Personio, il existe deux types de rôles d’employés :

• Rôles prédéfinis des employés :
  • Rôle Tous les employés : ce rôle est automatiquement attribué à tous les nouveaux employés. Il doit donc inclure un ensemble très basique de droits d’accès.
  • Rôle Administrateur (ou tout rôle avec des droits d’administrateur) : ce rôle contient des droits d’accès complets et le niveau des droits d’accès ne peut pas être modifié. 
    
    
• Rôles personnalisés des employés :
  • Rôles de responsable des ressources humaines, de managers, de stagiaires, etc. : ces rôles étant attribués manuellement à certains employés, ils doivent contenir des droits d’accès très spécifiques.

Données des employés

Cette section concerne les droits d'accès aux informations personnelles et aux données sensibles. Tous les droits d'accès décrits dans les sous-sections ci-dessous s'appliquent à l'ensemble des employés définis par les zones d'accès.

Données personnelles

Cette section concerne l'onglet Informations personnelles du profil de l'employé et permet d'accéder aux photos de profil, à la date de la dernière connexion des autres employés et à leur statut d'invitation par e-mail. 

Afficher	Proposer	Modifier
L'employé peut voir l'onglet Informations personnelles.	L’employé peut suggérer des modifications (qui devront ensuite être validées) pour l’onglet Informations personnelles. Il peut s’agir de modifications immédiates ou de modifications programmées.	L’employé peut apporter des modifications dans l’onglet Informations personnelles. Il peut s’agir de modifications immédiates ou de modifications programmées.

 

Informations sur le salaire

Cette section concerne l’onglet Salaire du profil de l’employé.

Afficher	Proposer	Modifier
L'employé peut voir l'onglet Salaire.	Ne s’applique pas	L'employé peut modifier l'onglet Salaire.

 

Données d’heures travaillées

Cette section concerne l’onglet Heures travaillées du profil de l’employé.

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L'employé peut y accéder en mode affichage : L’onglet Heures travaillées La section Suivi des heures travaillées L'employé peut uniquement utiliser un appareil partagé pour suivre son temps de travail.	L'employé peut suivre le temps de travail via : L’onglet Heures travaillées La section Suivi des heures travaillées Le widget Suivi des heures travaillées sur leur page d'accueil Sauf si vous appliquez des restrictions de suivi des heures travaillées, ils peuvent également modifier leurs heures de travail. Toute saisie du temps que l'employé suit ou modifie est soumise à validation, si votre entreprise les utilise.	L'employé peut : Rentrer des heures dans l'onglet Heures travaillées et ignorer l'approbation. Ignorer les restrictions de suivi des heures travaillées. Modifier l'horaire de travail et le solde des heures supplémentaires. Même s'il dispose de droits de modification, l'employé ne peut pas valider les demandes d'heures travaillées, à moins que vous ne l'ayez défini comme approbateur dans les paramètres Validations.

 

Documents

Cette section traite de l’onglet Documents du profil de l’employé. Vous devez configurer des droits d’accès distincts pour chaque catégorie de document.

Afficher	Proposer	Modifier
L’employé peut télécharger des documents dans l'onglet Documents.	L’employé peut importer des documents dans l'onglet Documents.	L'employé peut : Importer, modifier et supprimer des documents. Créer des documents à l’aide de modèles de document.  Demander des signatures électroniques sur des documents.

 

Onboarding

Cette section concerne les onglets Onboarding et Offboarding du profil de l’employé. Par défaut, les employés peuvent voir et réaliser les tâches d'onboarding et d'offboarding dont ils sont responsables.

Si vous souhaitez que les employés puissent voir tous les employés actuellement concernés par un processus d’onboarding/offboarding, vous devez leur accorder des droits d’accès sur la section où se trouve l’attribut Statut.

Afficher	Proposer	Modifier
L’employé peut voir toutes les étapes d’onboarding/offboarding du modèle d’onboarding/offboarding.	Ne s’applique pas	L’employé peut attribuer, modifier et supprimer les étapes d’onboarding/offboarding du modèle d’onboarding/offboarding.

 

Gérer les comptes

Cette section concerne le menu qui apparaît lorsque vous cliquez sur l’icône à trois points dans le profil de l’employé.

Si vous souhaitez que les employés voient l’option Gérer le compte, vous devez leur accorder les droits d’affichage sur cette section, ainsi que les droits d’affichage sur les données personnelles.

Les autres options de l'icône à trois points requièrent des droits d'accès différents :

• L'option Programmer un rappel vous dirige vers l'onglet Rappels pour créer un nouveau rappel pour cet employé.
• Pour voir les options Programmer un congé et Cesser l’emploi, vous devez accorder aux employés des droits de modification dans la section où l’attribut Statut a été attribué (par exemple : données personnelles, informations RH...).
• Seuls les administrateurs peuvent voir l’option Supprimer le profil.

Gérer les comptes

Afficher	Proposer	Modifier
L'employé peut : Voir le statut du compte (par exemple, la dernière connexion). Accéder à l'onglet Rappels pour obtenir une vue d'ensemble des rappels. Créer des rappels qui ne sont pas liés à un attribut.	Ne s’applique pas	L'employé peut envoyer des e-mails d'invitation et de réinitialisation du mot de passe.

Réinitialiser le mot de passe

Afficher	Proposer	Modifier
Ne s’applique pas	Ne s’applique pas	L’employé peut modifier le mot de passe d’un autre utilisateur.

 

Exports des données

Cette section concerne les exports de données à partir de la liste des employés.

Afficher	Proposer	Modifier
Ne s’applique pas	Ne s’applique pas	L’employé ne peut exporter que les données auxquelles il a accès.

 

Création de rapports

Consultez l'article Accorder aux employés l'accès aux rapports pour plus d'informations.

Absences

Cette section concerne l’onglet Absence du profil de l’employé. Tous les types d’ absence que vous avez créés se trouvent dans cette section. Vous pouvez définir différents droits d’accès pour chacun d’entre eux.

Afficher	Proposer	Modifier
L’employé peut voir son onglet Absence et les types d’absence avec politiques de cumul.	L'employé peut demander, mettre à jour et supprimer des absences dans l'onglet Absence et les soumettre pour validation.	L'employé peut : Demander, mettre à jour et supprimer des absences dans l'onglet Absence sans passer par la validation. Approuver ou rejeter les demandes de validation d'autres employés sans être un approbateur. Même s'ils disposent de droits de modification, les employés ne peuvent pas mettre à jour les politiques de cumul. Ils doivent disposer des droits de modification sur l’historique des absences/du solde.

 

Historique de l'employé

Cette section concerne l’onglet Historique du profil de l’employé.

Si vous souhaitez que vos employés puissent à la fois voir et modifier la date d’application des attributs, vous devez leur accorder les droits d’accès sur ces attributs dans la section Données personnelles.

Afficher (Aperçu)	Afficher (Vue détaillée)	Modifier (Vue détaillée)
L'employé peut accéder à l'onglet Historique.	L’employé peut voir la liste des modifications d’attributs passées dans l'onglet Historique.	L'employé peut modifier la date à laquelle un attribut a été modifié et lui attribuer une nouvelle date dans l'onglet Historique.

 

Historique des absences/du solde

Droits d’accès pour les onglets Activité et Politiques d’absences spécifiques dans l’onglet Absence de l’employé.

Afficher	Proposer	Modifier
L’employé peut voir tous les jours accumulés et les ajustements manuels effectués depuis la date d’embauche.	Ne s’applique pas	L'employé peut : Modifier manuellement les soldes d’ absence . Attribuer des politiques de cumul à un employé déjà existant. Pour les deux actions, l’employé doit également disposer des droits de proposition sur le type d’ absence correspondant.

 

Paie

Cette section concerne l'espace Paie de Personio. Cette section comporte quatre sous-sections afin que vous puissiez définir des droits d’accès individuels pour chaque entité juridique.

Afficher	Proposer	Modifier
L'employé peut : Accéder à la zone Paie dans la barre de navigation principale de Personio. Consulter la vue d'ensemble des salaires pour les entreprises sélectionnées. Télécharger les documents de paie.	Ne s’applique pas	L'employé peut : Modifier la vue d'ensemble des salaires pour les entreprises sélectionnées. Approuver la paie. Générer l'export. Gérer tous les documents. Même s'ils disposent de droits de modification, les employés ne peuvent pas accéder aux paramètres de la paie pour créer un nouveau groupe de paie ou personnaliser les colonnes des tableaux. Seul un administrateur peut le faire.

 

Notes sur l’employé

Cette section concerne l’onglet Commentaires du profil de l’employé.

Afficher	Proposer	Modifier
L'employé peut voir l'onglet Notes et toutes les notes qu'il contient.	Ne s’applique pas	L'employé peut ajouter et supprimer des notes dans l'onglet Notes.

 

Rapports personnalisés

Consultez l'article Accorder aux employés l'accès aux rapports pour plus d'informations.

 

Performance & développement

Cette section fait référence à la zone Performance & Développement dans Personio. Elle est divisée en trois parties :

Feedback continu et notes sur la performance

Afficher	Proposer	Modifier
Ne s’applique pas	Ne s’applique pas	L'employé peut : Voir le feedback continu reçu par tous les employés. Créer des notes sur la performance pour tous les employés. Modifier et supprimer uniquement les notes qu'il a créées. Indépendamment de ces paramètres, les employés ne peuvent jamais voir, ajouter ou modifier des notes sur leurs performances.

 

Cycles et évaluations de cycle

Afficher	Proposer	Modifier
Ne s’applique pas	Ne s’applique pas	L'employé peut : Visualiser et modifier les cycles auxquels il participe. Accéder uniquement aux évaluations qui ont été partagées avec lui. Autoriser le partage des évaluations par le responsable provenant de son propre responsable, et y accéder. Demander du feedback à son sujet à ses pairs. Créer et gérer des cycles d’évaluation des performances. Voir et déverrouiller les évaluations de performance attribuées à tous les employés.

 

Objectifs et paramètres

Afficher	Proposer	Modifier
Ne s’applique pas	Ne s’applique pas	L'employé peut créer, modifier et supprimer des objectifs et des objectifs organisationnels pour tous les membres de l'organisation.

 

Formation

Cette section fait référence à la zone Formation dans Personio.

Gestion des formations

Afficher	Proposer	Modifier
Ne s’applique pas	Ne s’applique pas	L'employé peut créer et gérer des formations et des sessions pour tous les membres de l'organisation. Il peut ajouter manuellement des formations externes pour tous les membres de l'organisation, à partir du catalogue de formations.

 

Historique de formation

Afficher	Proposer	Modifier
Ne s’applique pas	Ne s’applique pas	Personnel L'employé peut ajouter manuellement des formations externes à son propre historique de formation.   Mes collaborateurs L'employé peut ajouter manuellement des formations externes à l'historique de formation de ses collaborateurs.

Les employés qui disposent de droits de modification sur les historiques de formation peuvent modifier les formations externes qu'ils ont créées, sauf si de nouveaux participants sont ajoutés (outre le créateur de la formation et ses collaborateurs). Dans ce cas, seuls les employés disposant des droits de gestion de formations pourront modifier la formation.

Postes

Cette section fait référence à la fonctionnalité Architecture des postes. 

Configurations

Cette section fait référence aux applications Personio et aux paramètres de l'entreprise. Cela exclut les informations personnelles. 

Recrutement

Cette section concerne la fonctionnalité Recrutement de Personio. 

Si vous souhaitez que les employés ne soient que partiellement impliqués dans le processus de candidature (les inviter à un entretien, par exemple), vous devez leur accorder les droits d’accès sur la section Recrutement.

Afficher	Proposer	Modifier
L’employé peut accéder à la fonctionnalité Recrutement à partir de la barre de navigation principale de Personio et voir tous les postes vacants et les profils des candidats.	Ne s’applique pas	L’employé peut ajouter et modifier des postes vacants, des profils de candidat et des messages non attribués. Il peut générer l'exportation des données de candidature.

 

Accueil

Cette section concerne la page d'accueil de Personio. 

Afficher	Proposer	Modifier
Ne s’applique pas	Ne s’applique pas	L'employé peut rédiger, archiver et supprimer des annonces à l'échelle de l'entreprise.

 

Configuration du compte

Cette section concerne les paramètres Personio. Cette section comporte 17 sous-sections afin que vous puissiez définir des droits d’accès individuels pour chaque section de paramètres (section Paramètres des absences, par exemple).

Si vous donnez accès aux sections Intégration Marketplace ou API, les employés auront accès à une liste de tous les attributs disponibles, mais la valeur de l'attribut ne sera pas affichée.

Afficher	Proposer	Modifier
Ne s’applique pas	Ne s’applique pas	L’employé peut voir et modifier toutes les informations dans la section des paramètres correspondante.

 

Ajouter un nouvel employé

Cette section se réfère à :

• L'option Ajouter un employé dans la liste des employés.
• La possibilité d'ajouter des employés à un rôle d'employé.

Afficher	Proposer	Modifier
Ne s’applique pas	Ne s’applique pas	L’employé peut à la fois créer un profil d’employé et attribuer un rôle via la liste des employés.

 

Supprimer le profil d'un employé

Cette section concerne la fonction de suppression du profil d'employé via son profil. Ces droits d'accès s'appliquent à l'ensemble des employés définis par les zones d'accès.

Afficher	Proposer	Modifier
Ne s’applique pas	Ne s’applique pas	L'employé peut supprimer un profil d'employé.

 

Vue Organigramme

Cette section concerne la vue Organigramme dans la liste des employés.

Si vous souhaitez que vos employés puissent voir d’autres employés dans la vue Organigramme, vous devez également leur accorder des droits d’accès via Données personnelles > Profil public. Ils doivent aussi disposer des droits d'accès à certaines sections pour pouvoir utiliser les options de filtrage (p. ex., entité juridique, département ou bureau). 

Pour voir les employés qui sont en congés, les employés doivent disposer des droits d'accès à la section où se trouve l'attribut Statut.

Afficher	Proposer	Modifier
L’employé peut accéder à la vue Organigramme via la liste des employés.	Ne s’applique pas	Ne s’applique pas

 

Imports

Cette section concerne la partie Imports de Personio et sa fonction d’import de plusieurs documents. 

Si vous souhaitez que vos employés puissent voir et modifier les documents importés, vous devez leur accorder les droits d’accès sur la section Documents.

Afficher	Proposer	Modifier
Ne s’applique pas	Ne s’applique pas	L'employé peut : Accéder à la zone Imports dans la barre de navigation principale de Personio. Importer des documents pour tous les employés de l'entreprise.

 

Aperçu des automatisations

Cette section fait référence à l’espace Automatisations.

Afficher	Proposer	Modifier
L'employé peut : Accédez à l’espace Automatisations dans la barre de navigation principale de Personio. Voir la plupart des fonctionnalités, à l’exception du widget Signature active et de l’icône des paramètres dans chaque widget.	Ne s’applique pas	Ne s’applique pas

 

Conversations

Cette section concerne Personio Conversations.

Si vous souhaitez qu’un employé ait un accès complet à Conversations, vous devez créer un rôle personnalisé « Experts Conversations » dans Personio, puis ajouter cet employé à ce rôle et l’inviter en tant qu’utilisateur dans Conversations.

Afficher	Proposer	Modifier
L'employé peut : Accédez à Conversations dans la barre de navigation principale de Personio. Recevoir et traiter les demandes professionnelles des employés dans Conversations.	Ne s’applique pas	Ne s’applique pas

 

Workflows personnalisés

Cette section concerne les onglets Workflows et Activité de l’espace Automatisations de Personio.

 

Création et gestion de workflows personnalisés

Afficher	Proposer	Modifier
Ne s’applique pas	Ne s’applique pas	L'employé peut : Accéder à l’onglet Workflows dans l’espace Automatisations Créer des workflows Gérer les workflows

Suivi des workflows personnalisés

Afficher	Proposer	Modifier
Ne s’applique pas	Ne s’applique pas	L'employé peut : Accéder à l’onglet Activité dans l’espace Automatisations Suivre les workflows

Paramètres de performance et développement

Cette section fait référence à la zone Performance & Développement > Paramètres de Personio. 

Afficher	Proposer	Modifier
Ne s’applique pas	Ne s’applique pas	Sous Performance & développement > Paramètres, l'employé peut : Créer, modifier et supprimer des modèles de formulaires de retour d'information Gérer les paramètres de partage et de confidentialité pour le feedback continu et les évaluations Gérer la visibilité des fonctionnalités dans la section Performance & développement Cette option ne permet pas d'accéder aux paramètres généraux de Personio.

 

Compensation Management 

Cette section fait référence à l'outil Compensation Management.

Afficher	Proposer	Modifier
Ne s’applique pas	Ne s’applique pas	L'employé peut : Accéder à Rémunération dans la barre de navigation principale de Personio. Configurer, gérer et clôturer les cycles d'évaluation de la rémunération. Les droits de modification sont réservés aux administrateurs de l'application de gestion de la rémunération.

Enquêtes

Cette section fait référence aux sondages.

Création de sondages

Afficher	Proposer	Modifier
Ne s’applique pas	Ne s’applique pas	L'employé peut : créer leurs propres sondages. voir les résultats de leurs propres sondages. accorder à d’autres employés un accès à la modification et à la collaboration sur un sondage qu’ils ont créé ▶︎ sélectionner un administrateur de sondage. accorder à d’autres employés un accès à l’affichage et à la gestion des résultats sur un sondage qu’ils ont créé ▶︎ accorder des droits d’accès aux résultats complets. révoquer les droits d’accès d’administrateur de sondage et d’accès à l’affichage des résultats complets sur leur sondage.

Sujets

Afficher	Proposer	Modifier
Ne s’applique pas	Ne s’applique pas	L' employé peut ajouter des thèmes aux sondages auxquels il a accès.

Rapports

Consultez l'article Accorder aux employés l'accès aux rapports pour plus d'informations.

 

Planification 

Cette section fait référence à la fonction Gérer les postes (espace Planification).