Des horaires de travail flexibles permettent aux employés de personnaliser leurs journées et leurs heures de travail, ce qui facilite l'équilibre entre les besoins personnels et professionnels. Ceci est particulièrement utile pour les employés à temps partiel, les étudiants qui travaillent ou toute personne ayant des disponibilités différentes, car cela leur donne la flexibilité d'organiser leur travail en fonction de leurs priorités.

Dans Personio, les horaires flexibles garantissent aux employés un nombre requis de jours et d'heures de travail, mais leur permettent de choisir quand ils travaillent. Les employés peuvent soumettre leurs horaires préférés directement via le système. Le système utilise les jours et les heures de travail pour calculer les heures supplémentaires, les présences et les durées des congés. 

Ces demandes sont habituellement envoyées aux superviseurs pour examen et approbation. Si des changements sont nécessaires, les employés peuvent réviser et soumettre à nouveau. Ce processus coopératif favorise l'équilibre entre le travail et la vie personnelle tout en maintenant intacts le suivi des présences et les politiques de l'entreprise.

Avant de commencer

• Assurez-vous de connaître la différence entre les trois types d'horaires de travail disponibles.
• Pour réussir à mettre en place des horaires flexibles, nous vous recommandons d'être Administrateur.
• L'horaire a un nombre fixe de jours ouvrables. Cela est nécessaire pour assurer une répartition correcte des congés. Cela signifie que:
  • Ce type d'horaire ne convient pas si vos employés travaillent un nombre de jours différent chaque semaine.
  • Si le nombre de jours ouvrables change pour un employé en particulier, assignez-lui un nouvel horaire.
• Vous ne pouvez créer qu'un seul flux de travail pour l'approbation d'horaires flexibles.
• Vous ne pouvez pas:
  • Modifiez le nombre de jours dans le planning de travail après l'avoir créé.
  • Attribuez un horaire flexible rétroactivement.
• Les employés peuvent toujours suggérer des mises à jour de calendrier pour les dates futures.
• Les employés ne peuvent pas suggérer un horaire de travail avec une date d'entrée en vigueur passée, à quelques exceptions près :
  • Quand vous leur assignez un calendrier pour la première fois.
  • Lorsque leur horaire de travail suggéré est rejeté.
  • Si les heures de travail hebdomadaires de l’employé changent. 

Créer un horaire de travail flexible

La première étape consiste à créer l’horaire de travail que vous allez assigner à vos employés. Procédez comme suit :

1. Accédez à Paramètres > Heures travaillées.
2. Cliquez sur Ajouter pour ouvrir la fenêtre de création.
3. Dans Nom, entrez un nom autodescriptif pour l'horaire. Par exemple : "Flexible; 3 jours par semaine avec suivi du temps".
4. Définissez le nombre de jours ouvrables.
5. Remplissez tous les paramètres du planning de travail, décrits en détail dans notre article dédié.
6. Enregistrez les modifications pour créer le planning de travail. 

Créer un workflow flexible d'approbation de planning

Après avoir créé le planning, vous pouvez configurer un workflow pour examiner les horaires de travail flexibles soumis par les employés. Si vous ne le faites pas, le système approuve automatiquement toutes les soumissions des employés. Procédez comme suit :

1. Accédez à Automatisation > Création de workflow.
2. Cliquez sur Attendance > Approbation pour les horaires de travail.
3. Avec le modèle prérempli:
   • Lorsque les employés soumettent des jours et des heures de travail, le calendrier est envoyé pour approbation à leur superviseur.
   • Dès que cela se produit, le superviseur reçoit un courriel et une notification de boîte de réception.
   • Lorsque le superviseur approuve ou rejette l'horaire de travail, les employés reçoivent un avis de réception. Si le calendrier a été rejeté, ils peuvent le modifier et le soumettre à nouveau.
4. Si vous êtes satisfait de ce workflow, cliquez sur Enregistrer et activer.
5. Si vous souhaitez personnaliser le flux de travail avant de l'activer, modifiez les composants avant de l'enregistrer. Par exemple, pour envoyer un courriel de rejet ou d'approbation aux employés en plus d'un élément de boîte de réception, ajoutez une action après l'examen. Nous recommandons de configurer des notifications supplémentaires par e-mail si les employés ne se connectent pas régulièrement à Personio.

Donner les permissions nécessaires aux employés et aux évaluateurs

Après avoir configuré un flux de travail d'approbation, assurez-vous que vos employés et superviseurs ont les autorisations nécessaires pour soumettre et examiner l'horaire de travail flexible.

Employés

Pour soumettre un horaire de travail flexible, les employés ont besoin des autorisations suivantes:

• Attendance > Proposer la permission de leurs propres données.
• Données personnelles > Afficher l'autorisation de leur propre section contenant l'attribut Weekly hours.
  • Pour connaître la section dans laquelle se trouve l’attribut, allez dans votre propre onglet Infos personnelles, recherchez « Horaires hebdomadaires » et notez le nom de la section.

Procédez comme suit :

1. Allez dans Paramètres > Rôles des employés > Tous les employés.
2. Cliquez sur Autorisations > Fréquentation.
3. Sous Proposer, assurez-vous que l'option Propre est sélectionnée.
4. Cliquez sur Données personnelles et faites défiler jusqu'à la section qui comprend l'attribut Heures hebdomadaires .
5. Sous Affichage, assurez-vous que l'option Propre est sélectionnée.

Examinateurs

Pour examiner les présentations, le superviseur des employés (ou toute personne que vous avez désignée comme examinateur dans le processus d’approbation) a besoin de :

• Au moins Présence > Voir les autorisations pour les employés dont ils examinent les horaires de travail.
• Données personnelles > Afficher la section des employés contenant l’attribut Heures hebdomadaires.

Procédez comme suit :

1. Accédez à Paramètres > Rôles des employés, et sélectionnez le rôle de l'évaluateur.
2. Cliquez sur Autorisations > Fréquentation.
3. Sous Affichage, assurez-vous que la zone d'accès couvre les employés dont ils examinent les horaires de travail.
4. Cliquez sur Données personnelles et faites défiler jusqu'à la section qui comprend l'attribut Heures hebdomadaires .
5. Sous Affichage, assurez-vous que la zone d'accès couvre les employés dont ils examinent les horaires de travail.