Personio Assistant est un chatbot alimenté par l'IA et intégré à Personio. Cet outil fournit des informations basées sur les données sur votre organisation et répond aux questions sur Personio, améliorant ainsi votre expérience en gestion RH. L'assistant Personio peut vous aider à repérer les tendances, à mettre en évidence les domaines de demande et à suggérer des façons d'améliorer les pratiques RH, en tant que partenaire pour diverses tâches RH.
L'accès à cette fonctionnalité sera progressivement déploiement pour les clients. Si vous souhaitez un accès immédiat, contact votre gestionnaire de compte.
Fonctions
Analyse et rapports
En récupérant les données et les analyses RH pertinentes de Personio, l'outil peut :
- Fournir des informations utiles pour prendre des décisions fondées sur les données pour votre stratégie RH.
- Créez des rapports personnalisés avec des graphiques ou des tableaux interactifs et partageables.
- Répondez plus rapidement aux questions courantes que vous avez sur vos employés.
- Aide pour les tâches suivantes, comme la rédaction d’e-mails ou de publications sur les réseaux sociaux en fonction des données fournies.
L'assistant Personio utilise les attributs et les données disponibles dans Personio pour fournir des informations qui peuvent inclure, mais qui ne sont pas limitées à :
- Indicateurs de l’effectif (effectif, répartition des bureaux)
- Attrition et roulement des employés
- Réservation et ancienneté des employés
- Taux d’absence
- Répartition de la capacité et des ressources
- Salaire et rémunération
Consultez une liste d'exemples de questions pour poser l'assistant Personio.
Remarque :
l’assistant Personio est actuellement en phase bêta et peut faire des erreurs, donc vérifiez toujours les réponses. Votre feedback est précieux et permet de s'améliorer.
Support Personio
Grâce à une connaissance approfondie des fonctionnalités de Personio, il peut :
- Répondre aux questions sur les fonctionnalités de Personio et sur leur utilisation.
- Aide à résoudre les problèmes dans Personio en fournissant des instructions détaillées et des informations résumées qui se trouvent dans le centre d'aide.
- Inclure des liens vers des ressources pour plus d'informations.
L’assistant Personio n’a pas un accès direct aux connaissances complètes sur les RH ni la possibilité de rechercher de manière autonome les sujets RH. Il ne dispose pas d'une connaissance approfondie et spécifique sur les législations, les réglementations et les bonnes pratiques en matière de ressources humaines, et ne remplace pas les véritables experts RH, les ressources en droit du travail ou les sources État autorisées.
Assistant Personio
Accéder à l’assistant Personio
Personio Assistant sera progressivement appliqué aux clients qui s'inscriront dans le nouveau Personio. Les clients qui s’inscrivent verront la fonctionnalité immédiatement activée. Si vous vous êtes inscrit(e) et que vous ne voyez pas l’assistant Personio, vous pouvez contact votre gestionnaire de compte pour lui demander d’y accéder.
| Administrateurs |
Une fois disponible, l’assistant Personio est automatiquement activé pour les administrateurs qui ont souscrit au nouveau Personio.
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| Non-administrateurs |
Les non-administrateurs ne peuvent pas accéder à Personio Assistant. Un administrateur doit activer l’accès pour ces documents en suivant ces étapes :
- Accédez à Rôles > Droits d’accès.
- Activez les droits d’affichage sous Configurations > Assistant Personio.
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Remarque :
les données fournies dans les réponses sont limitées par les droits d’accès de l’utilisateur, qui sont contrôlés au niveau de l’attribut. Les administrateurs peuvent avoir accès à des fonctionnalités d’analyse et de création de rapports avancées, tandis que les autres utilisateurs peuvent être limités à un support et des conseils plus basiques. C’est pourquoi nous vous conseillons d’activer Personio Assistant pour les responsables RH et les dirigeants.
Utiliser Personio Assistant
- Sélectionnez Assistant dans la barre de navigation.
- Saisissez une question dans la zone de texte et vérifiez la réponse.
- En fonction de la réponse, choisissez de :
- rédigez un feedback en cliquant sur Lancer les heures en haut ou en bas.
- Pour les réponses liées aux informations, interagissez avec les visuels.
- Pour les questions relatives au support, consultez les sources liées pour plus d'informations.
- Si vous le souhaitez, vous pouvez poser des questions de suivi.
- Demandez plus de détails sur la réponse.
- Demandez à ce que les messages décrit(nt) les informations fournies (publication Slack, publication sur les réseaux sociaux, aperçu des présentations de la plateforme).
Conseil :
pour effacer le chat, cliquez sur l’icône en forme de crayon en haut de la fenêtre de l’assistant Personio.
Rapports et visuels
Vous pouvez interagir avec les rapports et les visuels générés par l'assistant Personio :
- Télécharger et partager des éléments visuels au format .PNG ou .CSV
- Modifier le type de graphique
- Filtrer et trier les tableaux
- Agrandir pour obtenir une vue plus détaillée
- Survoler les éléments d'un visuel pour plus de contexte
- Cliquez sur le bouton vers le haut ou vers le bas pour fournir un feedback sur la réponse
Questions du support sur Personio
Désactiver l’assistant Personio
Pour désactiver l’assistant Personio, vous devez désactiver l’outil Nouvelle Personio. Cette action supprime toutes les autres fonctionnalités associées au nouveau Personio.
Exemple de question à poser à Personio Assistant
| Indicateur |
Exemple de question |
| Taux d’absence |
Quel est le nombre moyen de jours absence par intitulé de poste ce trimestre ?
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| Taux de roulement des employés |
Quel est le taux de roulement par responsable pour l’année écoulée ?
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| Effectif |
Comment notre effectif a-t-il changé par département au cours des 6 derniers mois ?
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| Embauche |
Combien de candidatures avons-nous reçues par département au cours du trimestre dernier ?
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| Salaire et rémunération |
Quel est le salaire de base moyen par niveau de poste ?
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| Années dans l’entreprise |
Quelle est l'ancienneté moyenne par bureau ?
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| Heures hebdomadaires |
Quel est le nombre d’heures de travail hebdomadaires moyennes selon le statut d’emploi ?
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Données et confidentialité
Questions fréquentes
Comment fonctionne l’assistant Personio ?
Personio Assistant utilise l’apprentissage automatique et les modèles de Large pour comprendre les questions en plusieurs langues, obtenir l'accès aux bonnes données dont vous avez besoin pour répondre à la question , puis fournir une réponse, des informations et un graphique pertinent.
Qu'est-ce qu'une donnée de saisie ?
« Saisie » signifie les questions ou les informations qui peuvent inclure des données personnelles telles que soumises par le client à Personio Assistant pour le traitement.
Que sont les données obtenues ?
« Résultat » : toutes les réponses générées par Personio Assistant et présentées au client à la suite de l’utilisation de l’assistant Personio, sur la base des entrées fournies par le client et qui peuvent contenir des données personnelles ou professionnelles ou d’autres questions posées sur Personio. Assistant comme saisie.
À quelles données a accès Personio Assistant dans Personio ?
L’assistant Personio accède uniquement aux données importées dans Personio et utilisées à des fins de création de rapports. L’assistant Personio utilise également toutes les informations fournies en saisie.
Personio Assistant respecte-t-il les règles d’accès en vigueur dans Personio ?
Oui. L’assistant Personio applique les conditions d’accès telles que définies dans Personio. Pour cela, Personio utilise la fonction de gestion des droits d’accès (AR) qui correspond aux services existants, tels que les analyses et les rapports. Chaque appel API ne renvoie que les données correspondant à cette combinaison spécifique d’utilisateur et d’ID d’entreprise. En d'autres termes, un administrateur qui demande la croissance de l'effectif verra l'ensemble de l'entreprise, tandis qu'un responsable ne verra que les embauches/l'absence de son équipe et un employé ne disposant pas de droits d'accès aux analyses et aux rapports ne recevra pas de réponse.
Qui possède les données personnelles et l'export créé par Personio Assistant ?
Tout résultat généré par Personio Assistant et présenté au client à la suite de l’utilisation de Personio Assistant, sur la base des entrées fournies par le client et qui peut contenir ou non des données ou d’autres questions posées à Personio Assistant comme entrées, est une donnée du client.
Quelle est la configuration technique de Personio Assistant ?
Personio utilise un modèle LML pour le traitement des demandes que les clients envoient à Personio Assistant. Le modèle LML est hébergé par Personio sur ses serveurs AWS dans l'Union européenne via AWS Bureau Pour la configuration technique, veuillez vous reporter au « Schéma de séquence » présenté ci-dessous.
L’utilisation de Personio Assistant est-elle obligatoire ?
Pour la version bêta, l’utilisation de l’assistant Personio est facultative. À un stade ultérieur, l'assistant Personio pourrait devenir obligatoire en tant que fonctionnalité des produits Core que Personio propose aux clients.
Personio a-t-il conclu un DPA (SCC) conclu avec AWS pour Mise en carrière
L’utilisation d’AWS AWS est déjà couverte par les clauses contractuelles standard conclues entre Personio et AWS Sarr. Les informations sur AWS Sarr en tant que sous-traitant dans Personio ont été complétées pour couvrir désormais « LML Hosting »/ « AWS Bureaux ».
Pourquoi les clients n’ont-ils pas été informés de l’absence de ce nouveau sous-traitant AWS.
La clause 7.3 de notre accord sur le traitement des données exige que Personio informe les clients sur la suppression ou l’ajout d’un nouveau sous-traitant 14 jours avant le changement. Dans le cas d’AWS pour AWS, il s’agit d’un sous-traitant existant donc aucune notification en vertu de cette provision n’a été requise. Personio utilise uniquement un service qui est déjà inclus dans l’accord de service conclu entre AWS Sarr et Personio.
Les données quittent-elles l’UE ?
Non. La LML utilisée par Personio Assistant est hébergée par Personio dans ses propres serveurs AWS via Bureaux. Le lieu du serveur et la zone d’hébergement sont les mêmes que pour AWS.
Est-il possible de refuser l’outil d’assistance Personio ?
Oui, Personio Assistant est une fonctionnalité de désactivation. Pour vous désabonner de l'assistant Personio, vous pouvez indiquer le moment du T1 ou désactiver l'assistant Personio dans les droits d'accès aux paramètres.
AWS est-il ou le modèle LML stocke-t-il des données personnelles ?
n° La politique de stockage de zéro est en vigueur avec AWS Bedback.
Nos données personnelles sont-elles utilisées pour la formation ?
Non. Les données d’entrée et les données de sortie qui sont stockées dans les clients ne sont pas utilisées à des fins de formation par Personio ou par un autre tiers. De plus, les données d’entrée et les données de sortie ne sont pas partagées avec d’autres tiers, à l’exception d’AWS AD.
Personio stocke-t-il des données relatives à l’utilisation de Personio Assistant ?
Oui. Personio stocke les données d’entrée et de fin pour l’assurance qualité et l’amélioration de nos services. Cela n’est pas fait pour la formation. En outre, si les clients ne souhaitent pas que Personio utilise leurs données d'entrée et de fin pour une assurance qualité, ils peuvent demander une désactivation.
Personio Assistant est-il soumis aux exigences de la loi sur l'IA de l'UE ?
Personio Assistant ne constitue pas un système à haut risque au sens de la loi sur l'IA de l'UE. Cependant, Personio Assistant est considéré comme un « système à risque limité », c’est-à-dire des applications d’IA comme des chatbots ou la création de contenu. Le fait que Personio utilise LML pour fournir cette fonctionnalité ne modifie pas cette évaluation. Personio ne fait qu’affiner le modèle LML, mais ne crée pas son propre LML pour être utilisé par les clients Personio. Personio doit donc se conformer aux exigences de transparence de la loi sur l’IA de l’UE.
Personio Assistant prend-il des décisions pour moi ?
Non, il n’y a pas de prise de décision propre à l’IA. Nous fournissons des informations utiles uniquement en tant qu’outil d’aide pour les employés afin qu’ils puissent prendre de meilleures décisions, mais les humains sont ceux qui prennent toutes les décisions.
Y a-t-il des exigences spécifiques en matière de protection des données ?
Non. L’accord sur le traitement des données conclu entre le client et Personio reste pleinement applicable. Le client est désigné comme responsable du traitement et Personio comme sous-traitant.
Qui est responsable de l’exactitude des données obtenues ?
Personio Assistant accède uniquement aux données fournies par les clients et importées dans Personio. Ainsi, les clients sont seuls responsables de l’exactitude des données utilisées par Personio Assistant pour générer les exports. Dans tous les cas, le produit doit être examiné par les utilisateurs et les clients.
Y a-t-il des risques ou des limites liés à l'utilisation de Personio Assistant ?
Les technologie de l’intelligence artificielle et de l’apprentissage automatique comportent des risques et des limites courants et inconnus. Les clients sont uniquement responsables de (i) l'élaboration de leurs propres politiques internes concernant l'utilisation appropriée des technologie d’assistant Personio et la formation des autres utilisateurs sur leur compte à ces politiques, (i) d’assurer la transparence et l’explication des préavis et d’obtenir tous les consentements nécessaires requis par les lois applicables. et les politiques internes, et (III) de mettre en place un suivi suffisant pour l’utilisation de Personio Assistant.
Qui a accès à l'assistant Personio ?
L’accès n’est accordé qu’aux administrateurs des clients. Les administrateurs des clients gèrent pour chaque client les employés qui ont
accès à Personio Assistant.