Les politiques de congés déterminent comment les employés demandent et accumulent des congés. Ils permettent de gérer efficacement différents types d’absences, telles que les congés payés et les congés maladie. Chaque type d’absence peut avoir plusieurs politiques, ce qui offre une flexibilité permettant de répondre aux différents besoins des employés et aux demandes organisationnelles. 

Un employé ne peut avoir qu’une seule politique par type d’absence à la fois. Vous devrez peut-être passer à une nouvelle politique en raison d’une transformation, d’une mise à jour d’une politique ou d’un changement de rôle.

Remarque :
pour tout type d’absence qu’un employé peut demander, une politique sur les congés est nécessaire. Sans cela, les employés ne pourront pas voir ou demander le type d’absence. En outre, il doit disposer au moins des droits de proposition pour ce type d’absence.

Accès et autorisations

Pour passer à une nouvelle politique de congé ou la désattribuer, vous devez accéder à la section Historique des absences/du solde . 

Pour modifier, archiver ou supprimer une politique de congé, vous devez avoir accès à la configuration du compte > Section Absence.

Avant de commencer

Avant de lire la suite, tenez compte de ces points clés :

• Si vous appliquez une nouvelle politique de congé avec des droits limités à partir de la date d'embauche de l'employé, le système recalcule son solde de congés.
• Le passage d'une politique à l'autre n'est possible que si les deux ont ou non des limites de droits.
• Si vous appliquez les nouvelles politiques de manière rétroactive, les périodes et les soldes existants peuvent changer en fonction des nouveaux paramètres de politique. Planifiez bien vos modifications et assurez-vous que tous les paramètres sont corrects au préalable.

Le système vous avertit lorsque vous passez à une politique qui entraîne des conflits avec les périodes de congé existantes . Assurez-vous que les exigences de la nouvelle politique correspondent aux politiques actuelles pour éviter cela.

Passer à une nouvelle politique en matière de congés

Lorsque vous passez à une nouvelle politique, le système recalcule le solde et les périodes de congé existantes couvertes par la nouvelle politique à partir de la date d'entrée en vigueur. Si la nouvelle politique n’existe pas encore, créez-la d’abord. Deux possibilités s’offrent à vous : 

• Créer une nouvelle politique à partir de zéro.
• Dupliquer une politique existante et la modifier. Le duplicata comprend tous les mêmes paramètres que la politique de congés d’origine et ne sera affecté à aucun employé. 

Par exemple : vous souhaitez introduire une nouvelle politique en matière de congés qui accorde un jour de congé supplémentaire lorsque les employés atteignent leur cinquième année dans l'entreprise. Vous pouvez dupliquer la politique de congés payés existante et modifier ses règles basées sur l'ancienneté.

Pour passer à une nouvelle politique des congés, procédez comme suit.

Seul employé

1. Accédez au profil de l’employé > Absence.
2. Sélectionnez le type d'absence approprié. Dans l'onglet Attribué, vous trouverez tous les types d'absence pour lesquels une politique est attribuée à l'employé, l'onglet Non assigné répertoriant tous les types d'absences pour lesquels aucune politique n'a été attribuée à l'employé. 
3. Cliquez sur la flèche à droite > Modifier la politique.
4. Dans le premier menu déroulant, sélectionnez la nouvelle option de politique en matière de congés.
5. Saisissez la date ou choisissez une option pour appliquer la politique à partir de. Pour vous assurer que les soldes de congés passés restent exacts, attribuez la nouvelle politique à partir de la période actuelle ou de la période suivante.
6. Mettez à jour la politique.

Plusieurs employés

1. Dans la barre latérale gauche, cliquez sur Employés.
2. Facultatif : appliquez des filtres pour réduire la sélection.
3. Cochez la case à gauche du nom des employés de votre choix.
4. Cliquez sur Modifier les politiques de temps > Modifier la politique des congés.
5. Sélectionnez le type d'absence, la politique et la date de votre choix. Pour vous assurer que les soldes de congés passés restent exacts, attribuez la nouvelle politique à partir de la période actuelle ou de la période suivante.
6. Confirmez les changements.

Contradictions entre la nouvelle politique et les périodes existantes

Le système avertit avant de passer à une nouvelle politique si elle entre en vigueur avec des périodes de congé existantes. Cela peut se produire dans les cas suivants :

• Valide des paramètres : la durée de la période de congé est recalculée en fonction des paramètres de validité de la nouvelle politique
• Paramètres des demi-journées : si la nouvelle politique n’autorise plus les demi-journées, les périodes de demi-journée existantes resteront inchangées, sauf si vous les modifiez. Ensuite, elle ne peut être sauvegardée que lorsqu'elle est modifiée en journée entière conformément à la nouvelle politique. 
• E xigence du justificatif : si la nouvelle politique nécessite un justificatif alors que la politique précédente ne l’a pas fait ou que la nouvelle politique nécessite un justificatif plus tôt, le statut du document de justificatif de la période est défini sur En attente et une tâche est créée pour l’import par l’employé. . 
• Exigence du remplaçant : si la nouvelle politique exige un remplaçant alors que la précédente ne l'était pas, la période restera inchangée. Vous ne pouvez pas non plus ajouter un remplaçant aux périodes existantes. Dans ce cas, supprimez la période existante et créez-en une nouvelle avec un remplaçant.

Par exemple : votre politique actuelle n’est pas obligatoire. Un employé a un congé prévu du 25 au 27 février. Le 1er février, vous essayez de passer à une politique de congé qui exige un justificatif pour le deuxième jour de congé. Pour la période de congé existante, le système crée une tâche de justificatif manquante dans votre boîte de réception.

Modifier une politique de congés existante

Vous ne pouvez modifier une politique de congés existante que si elle n'est affectée à aucun employé. C'est pourquoi nous vous recommandons de copier une politique existante et de la modifier plutôt que de la dupliquer. Le duplicata :

• Inclut tous les mêmes paramètres que la politique d’origine des congés.
• Ne sera attribué à aucun employé.

Procédez comme suit :

1. Accédez à Paramètres > Absence et heures travaillées > Absence.
2. Sélectionnez le type d'absence approprié.
3. Faites défiler pour atteindre la politique de congé souhaitée.
4. Cliquez sur la politique en forme de congé.
5. Cliquez sur les trois points > Créer une copie et confirmez.
6. Le duplicata est déjà sélectionné. Cliquez sur les trois points > Modifier.
7. Renommer la politique et modifier les paramètres si nécessaire.
8. Confirmez la mise à jour.

Annuler l'attribution d'une politique de congé

Annuler l'attribution d'une politique de congé lorsque vous l'avez accidentellement attribué à un employé et que vous souhaitez passer à la politique précédente. Lorsque vous annulez l’attribution d’une politique :

• Le système applique la politique précédente à l'employé. Les conflits décrits ci-dessus peuvent donc s’appliquer. 
• Pour les politiques avec limite de droits, le système recalcule le solde des congés de l'employé sur la base de la politique précédemment attribuée. 
• L’employé doit avoir au moins une politique de congé dans son historique pour pouvoir demander et modifier des périodes existantes. En supprimant toutes les politiques d’un employé, les périodes de ce type d’absence ne pourront pas être modifiées. Attribuez une nouvelle politique pour les rendre pleinement fonctionnels. Notez que les périodes sont calculées en fonction des paramètres de la nouvelle politique.

Pour annuler l’attribution d’une politique de congé, procédez comme suit :

Seul employé

1. Accédez au profil de l’employé > Absence.
2. Cliquez sur la flèche à droite du type d'absence concerné > Politiques.
3. Cliquez sur l'icône de corbeille à côté de la ou des politiques que vous souhaitez annuler.
4. Confirmez les changements.

Plusieurs employés

1. Dans la barre latérale gauche, cliquez sur Employés.
2. Facultatif : appliquez des filtres pour réduire la sélection.
3. Cochez la case à gauche du nom des employés de votre choix.
4. Cliquez sur Modifier les politiques de temps > Modifier la politique des congés.
5. Sélectionnez le type d'absence concerné et sélectionnez Annuler l'attribution de toutes les politiques dans le menu déroulant.
6. Confirmez les changements.

Archiver une politique de congé

Archivez une politique de congés lorsque vous n'avez pas besoin de l'attribuer à de nouveaux employés, mais que certains employés l'utilisent toujours. L’archivage permet également de supprimer le brouillon dans les paramètres de vos congés. Lorsque vous archivez une politique de congé :

• Vous ne pouvez plus l'attribuer aux employés.
• Les employés qui utilisent actuellement la politique la verront toujours.
• Le système les utilisera pour calculer ses droits et créer des périodes d’absence. Cela signifie que ses soldes de congés et ses droits ne sont pas affectés.
• Cette action est permanente : une fois que vous archivez une politique, elle ne peut pas être désarchivée.

Procédez comme suit :

1. Accédez à Paramètres > Absence et heures travaillées > Absence et sélectionnez le type d’absence.
2. Faites défiler pour atteindre la politique de congé souhaitée.
3. Cliquez sur la politique de congé, puis sur les trois points > Archiver et confirmez.

Supprimer une politique de congé

Supprimez une politique de congé pour la retirer des politiques que vous avez créées à des fins de test ou que vous n'avez jamais attribuées à personne. Lorsque vous supprimez une politique :

• Il n’apparaît plus nulle part dans Personio.
• Tous les paramètres correspondants sont perdus.
• Cette action est permanente : une fois que vous supprimez une politique, elle ne peut pas être restaurée.

Vous ne pouvez supprimer une politique de congé que si elle n'est affectée à aucun employé, que ce soit actuellement ou pour des périodes passées. Avant de suivre les étapes ci-dessous, vous pouvez passer à une politique des congés.

1. Accédez à Paramètres > Absence et heures travaillées > Absence et sélectionnez le type d’absence.
2. Faites défiler l'écran vers le bas et cliquez sur la politique de congé que vous souhaitez supprimer.
3. Cliquez sur les trois points > Supprimer et confirmez.