Découvrez comment ajouter automatiquement des employés aux sondages onboarding et offboarding . Recueillez le feedback de l’employé à un moment important de son parcours, tout en réduisant le travail manuel.
Avantages principaux
- Efficacité des employés : gagnez du temps et réduisez le travail manuel.
- Collecte de feedback en temps utile : rassemblez des commentaires en synchronisation avec les événements importants, tels que le moment où les employés rejoignent ou quittent l'entreprise.
- Expérience des employés améliorée : traite efficacement les périodes onboarding et offboarding , ce qui améliore la satisfaction et l’engagement des employés.
Fonctionnement du processus
Pour configurer des sondages automatisés onboarding et offboarding dans Personio, vous devez intégrer les fonctionnalités de sondage et de workflow :
- Vous créez d'abord votre sondage dans la section Sondages. Vous configurez l’ajout de participants en fonction d’évènements spécifiques du cycle de vie, tels que les dates d’embauche (pour les sondages onboarding ) ou les dates de cessation d’emploi (pour les sondages offboarding ).
- Une fois que vous lancez le sondage, Personio vous redirige vers la section Workflows pour automatiser l'ajout de participant au sondage, en fonction de leur date d'embauche ou de cessation d'emploi. En savoir plus sur l'accès à notre fonctionnalité Workflows.
Vous trouverez une description détaillée de ces étapes dans les sections ci-dessous.
1.Créer un sondage onboarding ou offboarding
Tout d'abord, créez votre sondage. Définissez les questions et configurez l’ajout de participants en fonction de la date d’embauche ou de la date de cessation d’emploi. Veuillez noter que pour accéder aux paramètres du sondage, vous devez disposer des droits de modification pour les workflows personnalisés.
- Accédez à la section Sondages. Cliquez sur Ajouter un sondage.
- Sous Questions, ajoutez des questions. Cliquez sur Accéder aux participants.
- Sélectionnez Un évènement du cycle de vie.
- Sélectionnez l'élément déclencheur préféré pour ajouter des participants : après la date d'embauche, pour les sondages onboarding , et avant la date de cessation d'emploi, pour les sondages offboarding . Cliquez sur Suivant.
- Terminez la configuration du sondage. Notez que ce type de sondage est normalement visible et ne se ferme pas, de sorte que les participants peuvent être ajoutés au fil du temps et que les résultats sont transparents.
- Cliquez sur Lancer.
Vous serez redirigé vers la section Workflow de Personio pour configurer le workflow afin d’ajouter automatiquement des participants au sondage que vous venez de créer.
2.Créez le workflow pour ajouter automatiquement des participants
Une fois le sondage lancé, vous êtes redirigé vers un brouillon de workflow. Vous devez le finaliser et l'activer pour ajouter automatiquement des participants à votre sondage :
- La première étape du diagramme correspond à vos critères d'activation, tels que définis lors de la configuration du sondage. Cliquez dessus pour le modifier. Sélectionnez les critères d’activation et définissez le calendrier.
- Facultatif : sous Règles, vous pouvez ajouter des règles d’activation pour le workflow, par exemple l’activer pour un seul bureau ou département.
- Pour les sondages offboarding , une étape de validation de la demande est disponible. Cliquez sur l'étape pour sélectionner une personne chargée de la validation qui décidera d'envoyer le sondage ou non.
- Cliquez sur l'étape dans le diagramme, Ajouter des participants à un sondage.
- Sélectionnez le sondage concerné. Cliquez sur Mettre à jour.
- Cliquez sur Enregistrer et activer.
L’automatisation est maintenant activée. Les participants seront automatiquement ajoutés au sondage sélectionné.
Conseil :
vous pouvez créer ce type de workflow à tout moment, pour les sondages ouverts. Allez dans Automatisation > Workflows > Créer un workflow. Cliquez ensuite sur le modèle Ajouter des participants à un sondage onboarding ou Ajouter des participants à un sondage offboarding .
Modifier le sondage onboarding ou offboarding
Une fois le sondage lancé, vous pouvez toujours le modifier :
- Accédez à la section Sondages. Cliquez sur le sondage concerné.
- Cliquez sur l’icône à trois points en haut à droite. Sélectionnez Modifier le sondage.
- Sous Questions, vous pouvez modifier les questions. Sous Participants, ajoutez et supprimez des participants.
- Sous Configuration, vous pouvez modifier les collaborateurs et la date de clôture du sondage.
- Pour modifier la configuration du workflow : sous Participants, cliquez sur Accéder aux workflows. Cliquez sur le workflow concerné pour le modifier.
Résolution de problèmes
Par exemple, si vous modifiez la date d'embauche d'un employé sur « aujourd'hui » après 6 h UTC, et que le workflow est défini pour s'activer « à la date de l'événement », le workflow ne sera pas déclenché ce jour-là.
Si l’élément déclencheur est toujours à venir, le workflow s’active. Ainsi, si vous définissez la date d'embauche il y a 13 jours et que l’élément déclencheur est toujours « 14 jours après la date d’embauche », l’élément déclencheur se produit dans le futur et le workflow est activé.
Exemple :
si le workflow est configuré pour se déclencher 30 jours avant la date de cessation d’emploi, il ne s’activera que si aujourd’hui se trouve exactement 30 jours avant la cessation d’emploi. S’il s’agit d’aujourd’hui, 29 ou 31 jours avant, le workflow ne se déclenchera pas.