Cet article regroupe les questions les plus fréquemment posées par les utilisateurs de Personio sur un large éventail de sujets.

 

Problèmes techniques

Personio s’exécute bientôt. Comment améliorer ses performances ?

employés

Effacez le cache et les cookies de votre navigateur pour améliorer les performances. Assurez-vous que votre connexion Internet est stable et essayez d’utiliser un autre navigateur. Désactivez toutes les extensions de navigateur qui pourraient empêcher Personio. Si le problème persiste, demandez à votre administrateur Personio de contact notre service client.

 

Certaines sections de l’interface Personio ne répondent pas. Comment corriger ce problème ?

employés

Actualisez la page ou essayez d'accéder à Personio à partir d'un autre navigateur. Assurez-vous que votre navigateur est à jour vers la dernière version. Si le problème persiste, désactivez les extensions de navigateur qui interfèrent et redémarrez votre ordinateur.

Il pourrait y avoir un problème de service avec Personio. Visitez la page de statut (https://status.personio.de/) pour voir si notre système rencontre un dysfonctionnement et connaître son ampleur.

 

Absences et gestion du temps

Comment puis-je saisir un ajustement d' absence et mettre à jour le solde de droits pour un employé ?

Responsables RH

Pour mettre à jour ou modifier le solde d' absence d'un employé, accédez à son profil puis à son onglet Absence. Accédez au type d' absence concerné, par exemple « Congés payés », et cliquez sur Ajuster le solde . Vous pouvez choisir un ajustement relatif ou arrivant à expiration en sélectionnant Ajuster le solde par le nombre de jours ou d'heures, ou un ajustement absolu en sélectionnant Définir une certaine valeur de solde. Renseignez les champs correspondants et confirmez votre ajustement.

Vous pouvez également modifier les soldes des employés de manière groupée en accédant à la section Imports de votre compte Personio et en sélectionnant le type d’import des soldes d’absence.

Découvrez comment modifier manuellement les soldes d’ absence.

 

Comment fixer des jours fériés et définir des heures de travail pour mon organisation ?

Administrateurs

Définir des jours fériés

Dans Paramètres, accédez à Organisation > Entreprise. Faites défiler l’écran jusqu’à Jours fériés et sélectionnez un calendrier des jours fériés dans la liste déroulante. 

Pour créer un calendrier personnalisé des jours fériés, vous pouvez dupliquer un calendrier existant ou commencer à partir de zéro. Accédez à Paramètres, puis à Heures travaillées et Absences > Jours fériés. Vous pouvez également ajouter un jour férié à un calendrier personnalisé des jours fériés. Notez que si vous ajoutez, supprimez ou modifiez un jour férié dans un calendrier personnalisé des jours fériés déjà utilisé, le système recalcule en conséquence tous les soldes d'heures travaillées et d' absence passés.

Une fois que vous avez créé un calendrier personnalisé des jours fériés, vous pouvez l’attribuer à toute votre entreprise ou à des bureaux spécifiques.

En savoir plus sur la gestion des calendriers personnalisés de jours fériés.

 

Définir des heures de travail

Créez des horaires de travail pour définir le nombre d’heures que les employés sont censés travailler ainsi que les jours de travail. Vous pouvez créer des horaires de travail via Paramètres > Heures travaillées et Absences > Heures travaillées. En savoir plus sur la création et l'attribution d'horaires de travail.

 

Comment gérer les horaires des employés et suivre les cumuls de congés ?

Administrateurs

Pour gérer les horaires de travail des employés, accédez à Paramètres et Heures travaillées et Absences > Heures travaillées > Horaires de travail. Ici, vous pouvez créer des horaires de travail pour vos employés, attribuer des horaires de travail et les définir par défaut, et mettre à jour ou dupliquer des horaires de travail existants. En savoir plus sur la création et l'attribution d'horaires de travail.

Pour consulter vos politiques de cumul, accédez à Paramètres > Absence. Sélectionnez un type d' absence à gauche, par exemple « Congés payés », et faites défiler l'écran vers le bas pour voir les politiques de cumul correspondantes et le nombre d'employés affectés. Pour les employés ayant un horaire de travail à temps partiel, vous pouvez calculer leurs droits aux congés au prorata.

 

Comment appliquer des politiques de congé à l’échelle de l’entreprise ?

Administrateurs

Si le nombre de fois qu’un employé peut prendre un certain type d’ absence est limité, vous devez créer une politique de cumul. Par exemple, il est courant d'avoir une politique de cumul à l'échelle de l'entreprise pour les congés payés.

Pour créer une politique de cumul, accédez à Paramètres > Heures travaillées et Absences > Absence. Sélectionnez le type d’ absence pour lequel vous souhaitez créer une politique de cumul, puis cliquez sur Ajouter une nouvelle politique de cumul pour ouvrir le volet de création. Remplissez chaque section et cliquez sur Confirmer et créer.

Vous pouvez décider si et comment calculer au prorata les droits pour les employés à temps partiel et si les employés peuvent reporter les droits non utilisés. Une fois que vous avez terminé, vous pouvez attribuer la politique de cumul aux employés. Pour attribuer une politique de cumul à un seul employé, accédez à son profil et cliquez sur Absence > absence concernée > Attribuer une politique. Vous pouvez attribuer la politique de cumul à plusieurs employés à la fois via la liste des employés. En savoir plus sur la création de politiques de cumul.

 

Quel est le processus pour gérer les différents types absence dans Personio ?

Administrateurs

Pour gérer efficacement les absences de vos employés, vous devez créer différents types d’absence dans Personio. Pour créer un type d’ absence , accédez à Paramètres > Heures travaillées et Absences > Absence. A côté de Types d’absence sur la gauche, cliquez sur Ajouter. Remplissez les champs obligatoires et créez un nouveau type d’ absence . En savoir plus sur la création de types d' absence.

Après avoir créé un nouveau type absence , assurez-vous que vos employés puissent le voir et le demander. Allez dans Paramètres > Personnel > Rôles. Sous le rôle Tous les employés, cliquez sur Droits d’accès. Faites défiler l’écran vers le bas et cliquez sur Absence. Accédez au type absence que vous venez de créer et cochez Personnel sous Proposer. Examinez les modifications et cliquez sur Enregistrer.

Si vous souhaitez fixer une limite au nombre de congés que les employés reçoivent pour ce type d’ absence , créez une politique de cumul pour ce type d’absence. Pour créer une politique de cumul, accédez à Paramètres > Heures travaillées et Absences > Absence. Sélectionnez le type d’ absence pour lequel vous souhaitez créer une politique de cumul, puis cliquez sur Ajouter une nouvelle politique de cumul pour ouvrir le volet de création. Remplissez chaque section et cliquez sur Confirmer et créer.

Lorsque vous avez créé une politique de cumul, vous pouvez l’attribuer aux employés. Vous ne pouvez pas modifier une politique de cumul une fois qu’elle est attribuée. Pour attribuer une politique de cumul à un seul employé, accédez à son profil et cliquez sur Absence > absence concernée > Attribuer une politique. Pour attribuer la politique de cumul à plusieurs employés à la fois, accédez à la liste des employés, sélectionnez les employés concernés et cliquez sur Modifier les politiques de temps. Sélectionnez la possibilité de modifier les politiques de cumul. Vous pouvez ensuite sélectionner le type absence et la politique de cumul. En savoir plus sur la création de politiques de cumul.

 

Comment gérer les demandes et les validations d’absence dans Personio ?

Responsables

Si un employé demande une absence, Personio déclenche un workflow de validation. Si vous êtes un approbateur de demandes, la tâche apparaît dans votre page d'accueil. Rendez-vous dans votre boîte de réception pour voir plus de détails sur l' absence et l'approuver ou le rejeter. En savoir plus sur l'approbation des demandes des employés.

 

Pourquoi les calculs d’ absence sont-ils incorrects pour certains employés ?

Administrateurs

Examinez les paramètres d' absence de l'employé en accédant à son profil et en cliquant sur l'onglet Absence. Cliquez sur la flèche située à côté du type d' absence de votre choix. Dans l’onglet Politiques, vérifiez que la politique de cumul attribuée à l’employé est correcte et attribuée à partir de la bonne date.

Si ce n'est pas la cause du problème, vérifiez le modèle de pays de la politique de cumul, l'onglet Activité de l'employé et les paramètres de calcul au prorata de la politique de cumul. Reportez-vous à notre article sur la compréhension du solde d' absence pour une vue d'ensemble de ces solutions.

 

Sécurité des données

Comment Personio garantit-il que mes données sont sécurisées et confidentielles ?

Administrateurs
Employés

Personio utilise un cryptage et des contrôles d’accès avancés pour protéger vos données. En tant qu’entreprise et au niveau de notre logiciel, Personio est entièrement conforme au RGPD. Des audits et des contrôles de conformité sont régulièrement effectués pour maintenir les normes de sécurité. En savoir plus sur la sécurité des données dans Personio.

 

Gestion des employés et droits d’accès

Comment enregistrer un nouvel employé dans Personio et gérer ses dossiers RH ?

Responsables

Vous pouvez enregistrer un nouvel employé dans Personio via Employés > Liste des employés. Cliquez sur le bouton Ajouter des personnes en haut à droite et saisissez les informations de votre choix. Cochez la case pour envoyer un identifiant Personio et un e-mail d’invitation au nouvel employé. Remplissez les champs restants, attribuez un modèle d’ onboarding , des horaires de travail (y compris la date de validité) et la politique de cumul pour le nouvel employé. En savoir plus sur la liste des employés .

Vous pouvez gérer les données RH d’un employé à partir de son profil.

 

Comment gérer les rôles et définir les autorisations dans Personio ?

Administrateurs

Grâce aux rôles et aux droits d’accès, vous pouvez personnaliser les informations qui seront disponibles pour les employés afin de préserver la sécurité et la confidentialité.

Pour gérer les rôles des employés, accédez à Paramètres > Rôles. Vous pouvez créer et attribuer des rôles aux employés en fonction des fonctions de leur poste. Dans Personio, il existe deux types de rôles d’employé : les rôles d’employé prédéfinis (dont le rôle Tous les employés et le rôle d’administrateur) et les rôles d’employé personnalisés (par exemple, « Gestionnaire des RH » et « Stagiaire », etc.). Découvrez comment gérer les rôles des employés.

Une fois que vous avez attribué tous les employés aux rôles correspondants, vous pouvez configurer les droits d’accès pour chaque rôle d’employé.

 

Comment gérer et mettre à jour efficacement les données des employés dans Personio ?

Administrateurs

Vous pouvez mettre à jour les données des employés dans Personio de plusieurs manières. Vous pouvez mettre à jour les attributs des employés en accédant à leur profil et en cliquant sur l’onglet Informations personnelles. Vous pouvez également utiliser la liste des employés pour gérer et mettre à jour efficacement les données des employés (cette option est utile pour les mises à jour groupées). Une autre option consiste à mettre à jour un attribut de manière rétroactive via l'onglet Historique de l'employé. Vous pouvez également mettre à jour les données des employés via d’autres fonctionnalités, telles que l’import des employés, l’ API publique, une étape d’ onboarding ou l’acceptation d’un candidat dans le module Recrutement.

En savoir plus sur la mise à jour des données des employés dans Personio.

 

Mes employés reçoivent une erreur « Accès refusé » lorsqu’ils essaient de consulter certaines sections. Comment résoudre ce problème ?

Administrateurs

Vérifiez les rôles et les droits d’accès des employés dans Paramètres > Rôles. Assurez-vous qu'il dispose des droits d'accès nécessaires pour les sections qu'il essaie d'afficher. Procédez aux ajustements nécessaires. Reportez-vous à notre article dédié aux droits d'accès pour plus d'informations.

 

Je reçois une erreur « Accès refusé » lorsque j’essaye de visualiser certaines sections. Comment résoudre ce problème ?

employés

Si vous recevez une erreur « Accès refusé », c’est que vous ne disposez pas des autorisations nécessaires. Contactez votre administrateur Personio pour plus d’informations.

 

Je rencontre des erreurs en essayant d’exporter les données des employés. Que faire ?

Administrateurs

Commencez par vérifier que vous disposez des droits d’accès corrects pour l’export des données. Vous trouverez cette information en accédant à Paramètres et rôles des employés > Droits d’accès > Données des employés. Vous ne pouvez exporter que les données auxquelles vous avez accès.

Pour exporter les données des employés, accédez à Employés > Liste des employés. Cliquez sur l'icône à trois points dans le coin supérieur droit > Exporter la liste . Assurez-vous d’avoir sélectionné la plage de données et le format pour l’export. En savoir plus sur l'exportation à partir de la liste des employés.

Pour exporter toutes les données et tous les documents de l’entreprise, accédez à Paramètres > Organisation > Entreprise. Cliquez sur Créer un nouvel export de données. Téléchargez le fichier au format .zip une fois l’ exporter terminé. Faites un clic droit sur le .zip fichier enregistré sur votre ordinateur, puis cliquez sur Extraire tout... pour que l'assistant d'extraire commence. En savoir plus sur l’exportation des données d’entreprise.

Si nécessaire, essayez d’exporter des lots plus petits pour identifier le problème. Si le problème persiste, contact notre support client via la fonction Aide de votre compte Personio.

 

Mes employés ne peuvent pas accéder aux fonctionnalités pour lesquelles ils doivent avoir la permission. Que faire ?

Administrateurs

Vérifiez les rôles et les droits d’accès des employés dans Paramètres > Rôles. Assurez-vous qu'il dispose des droits d'accès nécessaires pour les sections qu'il essaie d'afficher. Procédez aux ajustements nécessaires. Reportez-vous à notre article dédié aux droits d'accès pour plus d'informations.

 

Intégrations

Comment créer des entretiens et les synchroniser avec Cronofy dans Personio ?

Administrateurs
Recruteur(s)

Vous devez commencer par intégrer le calendrier de votre entreprise à Cronofy. Reportez-vous à notre article dédié à la façon d'intégrer le calendrier de votre entreprise. Vérifiez que Cronofy est activé via Paramètres > Intégrations > Intégration du calendrier.

Créez ensuite un entretien dans Personio à l’aide de Cronofy. Accédez à Recrutement > Candidatures. Dans la application du postulant, cliquez sur l’onglet Entretiens, sélectionnez Nouvel entretien et sélectionnez un type d’entretien. Sélectionnez les participants. Cliquez sur Trouver un horaire dans le calendrier pour planifier l'entretien via Cronofy. Sélectionnez un créneau et terminez l’organisation de l’entretien. Pour en savoir plus sur la création d’un entretien à l’aide du calendrier intégré, cliquez ici.

 

Quelles sont les étapes à suivre pour connecter Personio à des outils externes tels que Microsoft dynamiques ?

Administrateurs

La Marketplace est l’endroit où vous trouverez toutes les intégrations que vous pouvez utiliser avec Personio. Cliquez sur Marketplace dans la barre latérale de votre compte Personio. Utilisez la barre de recherche et le filtre pour trouver une intégration. Sélectionnez une intégration, cliquez sur Connecter et suivez les instructions à l’écran.

Microsoft dynamique n’est pas actuellement disponible dans Marketplace. Cependant, vous pouvez la demander. Faites défiler la page Marketplace jusqu’en bas et cliquez sur Demander une intégration. Si vous ne trouvez pas d'intégration, vous pouvez également en créer à l'aide de notre API publique. Consultez notre article sur comment créer vos propres intégrations.

 

Les évènements de mon calendrier ne sont pas synchronisés avec Cronofy. Comment résoudre ce problème ?

Administrateurs

Vérifiez que votre intégration Cronofy est active. Accédez à Paramètres et intégrations > Intégration du calendrier. Vérifiez ensuite que les autorisations de calendrier sont correctement définies. Accédez à Paramètres > Rôles > Droits d’accès. Sélectionnez le rôle d'employé attribué à votre administrateur de calendrier, ou créez un nouveau rôle. Cliquez sur Configuration du compte. À côté de Calendriers, sélectionnez Tous.

Si la synchronisation rencontre toujours un problème, fermez l’ application de calendrier et rouvrez-la. Si le problème persiste, veuillez contact notre support client via Aide et feedback dans votre compte Personio.

 

Je ne peux pas configurer une intégration avec un service externe. Comment résoudre ce problème ?

Administrateurs

Vérifiez que les identifiants API du service externe sont correctement saisis dans Paramètres > Intégrations > API. Assurez-vous que le service externe est fonctionnel et que vous disposez des droits d’accès nécessaires pour la Personio Marketplace et l’ API. Pour ce faire, accédez à Paramètres > Rôles > Droits d’accès. Sous Configuration du compte, vous pouvez définir les autorisations nécessaires. Si la connexion échoue, consultez le guide d’intégration pour connaître les étapes de configuration spécifiques.

 

Problèmes de connexion

Un message d’erreur s’affiche lorsque j’essaye de me connecter à Personio. Que puis-je faire pour corriger cela ?

employés

• Si un message indique que le nom d’utilisateur ou le mot de passe que vous avez saisi n’est pas correct :
  ▶︎ Le mot de passe que vous avez saisi ne correspond pas à celui enregistré dans votre compte Personio. Si vous ne vous en souvenez pas, cliquez sur Mot de passe oublié ? Saisissez ensuite l’adresse e-mail associée à votre compte. Nous vous enverrons alors un e-mail avec des instructions pour réinitialiser votre mot de passe.Vous avez modifié l’adresse e-mail de votre compte Personio. Dans ce cas, vous devez cliquer sur Mot de passe oublié ? Saisissez ensuite votre nouvelle adresse e-mail. 
• Si un message qu’un problème est survenu, il peut y avoir un problème de service avec Personio. Visitez la page de statut (https://status.personio.de/) pour voir si notre système rencontre un dysfonctionnement et connaître son ampleur.

 

Performance et développement

Comment effectuer des évaluations de performance et recueillir du feedback en utilisant Personio ?

Administrateurs

Responsables

Vous pouvez utiliser les cycles d’évaluation des performances pour structurer la gestion des performances au sein de votre organisation. Vous devez commencer par configurer des formulaires de feedback afin de recueillir des commentaires normalisés dans toute l’organisation. Vous pouvez le faire en accédant à Performance & développement > Paramètres. Créez ensuite un cycle d’évaluation des performances via Performance & développement > Cycles. En savoir plus sur la création d'un cycle d'évaluation de la performance.

Vous pouvez recueillir du feedback continu pour un employé via Performance & développement > Feedback. Vous pouvez également rédiger dans cette zone des commentaires sur la performance pour vos collaborateurs directs.

 

Recrutement

Quelles sont les étapes à suivre pour recruter un nouvel employé sur Personio ?

Recruteur(s)

Accédez à Recrutement > Postes et cliquez sur Créer un poste. Remplissez les champs obligatoires et publiez le poste sur votre page carrière Personio. Vous pouvez ensuite afficher et gérer toutes les candidatures de la liste des candidatures. Gérer tous les aspects de la application d’un postulant à partir de son profil, par exemple, organiser des entretiens et faire passer le candidat d’une étape à une autre étape de recrutement. Une fois que vous concluez un accord avec un candidat et que vous l'acceptez, un profil d'employé est automatiquement créé.

 

Comment publier un poste et l’intégrer à des plateformes comme LinkedIn ?

Recruteur(s)

Lorsque vous avez créé un poste dans Personio, vous pouvez le publier sur des portails d’offres d’emploi via notre fonction de promotion. La fonctionnalité de promotion propose des types d’annonces gratuits et premium.

Accédez à Recrutement > Postes et cliquez sur le nom du poste de votre choix. Cliquez sur l’onglet Promotion et Promouvoir ce poste pour accéder à la liste des portails d’offres d’emploi disponibles.

 

Workflows, rappels et notifications

Comment configurer les notifications pour les validations de congés ?

Administrateurs

Commencez par activer l’envoi global de notifications par e-mail via Paramètres > Entreprise > Notifications par e-mail activées. Sauf si cette fonction n’a pas été activée, aucun e-mail ne sera envoyé de Personio aux employés.

Les employés peuvent ensuite choisir d’activer les notifications par e-mail via Paramètres personnels > Notifications. Sur cette page, les employés peuvent définir des notifications pour les validations dont ils sont responsables. Vérifiez que l'adresse e-mail apparaît dans l'onglet Informations personnelles.

 

Comment configurer des alertes par e-mail pour les mises à jour importantes dans Personio ?

employés

Survolez votre nom dans le coin inférieur gauche et accédez à Paramètres personnels > Notifications. Ici, vous pouvez activer les notifications par e-mail. Vérifiez que l'adresse e-mail apparaît dans votre onglet Informations personnelles.

Pour que les notifications par e-mail soient disponibles, votre administrateur doit activer la distribution globale des notifications par e-mail dans les paramètres.

 

Pourquoi ne reçois-je pas les notifications par e-mail de Personio ?

employés

Commencez par rechercher dans votre dossier des courriers indésirables ou des courriers indésirables. Confirmez que votre adresse e-mail est correcte dans votre profil d'employé.

Vérifiez ensuite que les préférences de notification sont activées dans Paramètres personnels > Notifications. Vérifiez si votre administrateur a activé l’envoi global de notifications par e-mail dans les paramètres. Sauf si cette fonction n’a pas été activée, aucun e-mail ne sera envoyé de Personio aux employés.

Si le problème persiste, nous vous suggérons d’ajouter l’adresse e-mail « info@m.personio.de » à vos contacts et débloquer les domaines « m.personio.de » et « mailjet.com » dans votre fournisseur de messagerie. Vous pouvez également demander à la personne responsable d’autoriser les adresses IP de Personio de votre côté. Pour en savoir plus sur ces options, consultez notre article sur la réception des e-mails de Personio.

 

Quelles sont les étapes de l’ onboarding de nouveaux employés dans Personio ?

Administrateurs Responsables
RH
Responsables

Vous pouvez créer un workflow d’ onboarding afin d’automatiser le processus d’ onboarding de vos employés. Accédez à Paramètres > Automatisation > Onboarding/Offboarding. Vous pouvez alors créer des étapes, des groupes et des modèles d’ onboarding . Une fois que vous avez créé un modèle d’ onboarding , l’étape suivante consiste à l’attribuer aux employés. Pour attribuer un modèle, accédez au profil de l’employé et cliquez sur l’onglet Onboarding.
La liste des modèles que vous avez créés s’affiche. Sélectionnez le modèle que vous souhaitez attribuer.