Cet article explique comment configurer et lancer un cycle via l’onglet Cycles de planification de la section Planification, et comment clôturer le cycle une fois que tous les abonnements ont été examinés et validés.
L’onglet Cycles de planification est l’une des trois fonctionnalités principales du parcours de planification du personnel de Personio et il nécessite un abonnement à Personio Core + l'application Planification de l’effectif.
Accorder des droits d’accès
En tant qu'administrateur Personio, vous pouvez accorder l'accès à l'onglet Cycles de planification dans la zone Planification pour que d'autres employés soient impliqués dans la planification du personnel.
L’accès doit être accordé via Droits d’accès > Configurations > Planification > Planification de l’effectif.
Employés ayant :
-
Les droits de modification peuvent configurer, lancer et fermer des cycles de planification via l’onglet Cycles de planification.
- Les droits d’affichage ne peuvent voir les cycles de planification que dans l’onglet Cycles de planification.
Notez que
les employés peuvent uniquement voir les attributs des autres employés via l’onglet Cycles de planification s’ils y ont accès via le profil de l’employé. Par exemple, si un responsable ne peut pas voir l'équipe de l'employé via le profil de l'employé, il ne pourra pas non plus voir l'équipe de l'employé via l'onglet Cycles de planification.
Configurer et lancer un cycle de planification
Pour configurer et lancer un cycle de planification via l’onglet Cycles de planification, procédez comme suit :
- Accédez à Planification > Cycles de planification et cliquez sur Nouveau cycle.
- Donnez un nom au cycle .
Exemple : effectif de l’ensemble de l’entreprise 2025.
- Saisissez une date d'échéance pour tous les titulaires de l'abonnement afin qu'ils soumettent leurs propositions d'abonnement. La date d'échéance est incluse dans la notification par e-mail et dans la boîte de notification envoyée aux titulaires d'abonnement lorsque le cycle est lancé.
Exemple : 1er décembre 2024.
- Saisissez la période fiscale pendant laquelle l’abonnement est pertinent.
Exemple : 1er janvier 2025 - 21 décembre 2025.
- Sélectionner un titulaire d'abonnement. Il s'agit des employés responsables de la soumission des propositions d'abonnement (généralement les responsables, les directeurs ou les cadres dirigeants). Ajoutez autant de titulaires d’abonnement que nécessaire.
Exemple : Dominique Durand, Directrice du marketing.
- Configurez la chaîne de validation. Il s'agit des employés qui sont responsables de l'examen et de la validation des abonnements proposés. Ajoutez autant d’évaluateurs que nécessaire, ainsi qu’une personne chargée de la validation.
Exemple : Jeanne Lenoir, vice-présidence du marketing.
Exemple : Jean Durand, CMO.
- Cliquez sur Suivant pour accéder au brouillon et voir la configuration de tous les abonnements.
- Lancez le cycle pour que les titulaires de l'abonnement soient notifiés et commencez leurs propositions d'effectif. Outre les titulaires de l’abonnement, les évaluateurs et l’approbateur final sont informés du lancement du cycle .
Notez
que vous ne pouvez pas modifier la configuration de l'abonnement une fois qu'il a été lancé.
Attribuer et examiner par les parties prenantes
Dès que le cycle est lancé, les titulaires d’abonnement peuvent accéder au cycle et proposer un abonnement pour l’effectif.
Les titulaires d’abonnement peuvent créer des postes vacants pour leurs équipes, mais aussi mettre à jour ou supprimer des postes existants. Une fois terminé, ils peuvent soumettre leurs abonnements pour examen et validation finale.
Vous pouvez voir la progression effectuée par les titulaires d’abonnement, les évaluateurs et les approbateurs dans l’aperçu du cycle de planification, ainsi qu’une ventilation détaillée dans les widgets Postes et Abonnements.
Vous pouvez également voir à tout moment tous les postes nouvellement créés via la sous-onglet Postes planifiés dans l’aperçu du cycle de planification, de sorte que vous n’avez pas besoin de vérifier chaque abonnement séparément.
Synchroniser les données avec l’onglet Postes actifs
Une fois que les propositions d'abonnement sont validées, vous pouvez synchroniser les données avec l'onglet Postes actifs de la section Planification.
La synchronisation des données de poste appliquera toutes les modifications apportées à la proposition de l'abonnement à l'effectif, y compris le début, la fin et la modification des postes. Cette action est irréversible.
Pour ce faire, procédez comme suit :
- Accédez à Planification > Cycles de planification et accédez au cycle de planification concerné.
- Accédez à l’onglet Postes planifiés et sélectionnez tous les postes que vous souhaitez synchroniser.
- Synchronisez les données de poste maintenant ou programmez-les à la date d'effet. Vous pouvez annuler la planification ou modifier la date d'effet ultérieurement si nécessaire.
- Une fois les données de poste synchronisées, toutes les mises à jour sont reflétées dans l'onglet Postes actifs et vous pouvez voir la ventilation des données synchronisées dans le widget.
Clore le cycle de planification
Une fois les données du poste synchronisées, vous pouvez clôturer le cycle de planification.
La clôture d’un cycle de planification signifie que les données des propositions d'abonnement sont verrouillées et ne peuvent plus être synchronisées avec l'onglet Postes actifs. Cette action est irréversible.
Pour ce faire, procédez comme suit :
- Accédez à Planification > Cycles de planification et accédez au cycle de planification concerné.
- Clore le cycle. Si vous avez programmé les données de poste pour une synchronisation après la date de clôture, elles ne seront pas synchronisées, car le cycle sera clos. Si nécessaire, vous pouvez annuler la planification et synchroniser les données immédiatement.