La boîte de réception Personio – Personio

La boîte de réception est un endroit central où vous pouvez gérer votre travail dans Personio. Vous pouvez rester organisé en combinant vos notifications et vos tâches au même endroit. Cliquez sur un élément pour obtenir plus de détails, prendre des décisions éclairées et effectuer votre travail sans quitter la boîte de réception.

Accéder à la boîte de réception

Widget boîte de réception

Le widget Boîte de réception de votre page d'accueil affiche vos cinq tâches les plus récentes. Vous pouvez les consulter et les action directement à partir du widget, ou cliquer sur Afficher tout pour ouvrir la boîte de réception complète.

Boîte de réception pleine page

Cliquez sur l’icône Boîte de réception dans la barre de navigation pour voir tous vos éléments de travail. Une liste complète s'ouvre, y compris le statut de chaque élément, la date d'échéance et les indicateurs pour les tâches urgent ou en retard. Les éléments non lus, ou ceux qui n'ont pas été cliqués, ont un arrière-plan bleu clair. Utilisez les options de tri et de filtrage pour vous concentrer sur des types de travail spécifiques et organiser les éléments en fonction de vos besoins.

Notifications et tâches

Notifications

Les notifications fournissent des informations importantes et vous alertent sur les événements ponctuels. Ils ne nécessitent aucune action et sont souvent déclenchés par des rappels ou des workflows. Une fois que vous avez examiné une notification, vous pouvez l'ignorer pour la supprimer de votre boîte de réception.

Si la notification ou le rappel a été envoyé à un rôle, chaque membre de ce rôle peut l’ignorer individuellement. Cette action ne supprime pas le rappel de la boîte de réception des autres membres avec ce rôle. Les notifications disparaissent automatiquement après 180 jours.

Exemples de notifications : anniversaires, votre demande d’ absence a été validée, un report est prêt à être téléchargé ou un document a été importé dans votre profil.

Tâches

Les tâches nécessitent une action et restent dans votre boîte de réception jusqu'à ce qu'elles soient terminées ou supprimées. Ils nécessitent deux types d’ action:

Vérifier et mettre à jour les informations : pour ces tâches, vous devez saisir ou modifier des données dans Personio. Elles sont souvent déclenchées par différents domaines, comme Performance et développement, Automatisation ou Recrutement. Cliquez sur une tâche pour afficher toutes les informations nécessaires et la terminer.
Prenez des décisions de validation : ces tâches vous permettent de valider ou de rejeter les demandes relatives aux heures travaillées, aux absences ou aux modifications du profil de l'employé. Seuls les utilisateurs désignés comme approbateurs voient ces tâches. Vous pouvez consulter les informations clés et prendre des décisions directement dans la boîte de réception. La boîte de réception regroupe les éléments de validation similaires pour les action groupées.

Si une tâche est attribuée à un rôle, un seul membre du rôle doit l’effectuer. Une fois qu'il est marqué comme terminé, il disparaît de la boîte de réception de tous les autres membres avec ce rôle.

Le tableau ci-dessous présente les tâches que les utilisateurs peuvent recevoir en fonction du domaine de Personio.

Zone de Personio	Types de tâches
Heures travaillées	Demande de pointage regroupée par employé
Absences	Demandes d’absence Demande de remplaçant suite à une absence Demande de suppression d’une absence Solde négatif Chevauchement de périodes d’absence Importer un justificatif médical
Compensation Management	L'administrateur de Compensation Management lance un cycle
Données des employés	Demande de modification d’un attribut Date de fin du contrat
Onboarding et offboarding	Tâches d’onboarding et d’ offboarding
Paie	Vérifier les informations de la paie
Recrutement	Demande de feedback Évaluation d’un entretien Commentaire d’une évaluation Ajouter un raccourci vers la page d'accueil globale

Commentaire :
Si les notifications par e-mail sont activées sous Paramètres > Entreprise, les utilisateurs peuvent également recevoir des e-mails pour certaines tâches ou notifications. Consultez les éléments déclencheurs des notifications et des tâches pour plus d'informations.

Trier et filtrer dans la boîte de réception

Triez et filtrez pour afficher des types d’éléments spécifiques et les organiser dans l’ordre de votre choix.

Options de tri	Date de création : l'option par défaut affiche vos éléments dans l'ordre de la dernière création. Date d’échéance : identifie les tâches qui nécessitent une attention immédiate, comme les tâches en retard ou les tâches à venir. Priorité : trie les éléments par priorité, en fonction de divers critères tels que la date de création et la date d’échéance.
Options de filtre	Domaine de produits : Concentrez-vous sur des types de demandes spécifiques (par exemple, les demandes liées aux absences). Date d'échéance : afficher les éléments en retard, les éléments à échéance cette semaine ou les éléments à échéance ce mois-ci. Date de création : option de filtre standard.

Conseil :
la vue du filtre étant stockée dans l’URL, vous pouvez la copier-coller ou la marquer pour ouvrir votre boîte de réception avec des filtres prédéfinis. Cela est utile lorsque vous gérez fréquemment des types de demandes spécifiques.

Gérer les éléments dans votre boîte de réception

Actions en bloc et regroupement

La boîte de réception regroupe les éléments en fonction du type et de l’ID employé afin que vous puissiez appliquer des actions groupées. Par exemple, approuvez plusieurs demandes de suivi des heures travaillées provenant du même employé en un seul clic afin de réduire le brouillon de boîte de réception.

Action sur un élément dans votre boîte de réception

Ouvrez la boîte de réception.
Si vous le souhaitez, survolez un élément et utilisez l’une des actions rapides qui apparaissent à droite.
Pour obtenir plus de détails sur la notification ou la tâche, cliquez dessus.
Ajoutez toute information requise, ou choisissez et confirmez.

Si une tâche est attribuée à un rôle, une fois qu'un membre du rôle marque la tâche comme terminée, elle est marquée comme terminée pour tous et disparaît de la boîte de réception de tous les membres du rôle.

Pour les rappels concernant les rôles, chaque membre du rôle reçoit le rappel et peut l’ignorer individuellement. Cette action ne supprime pas le rappel de la boîte de réception des autres membres avec ce rôle.

Éléments déclencheurs des notifications et des tâches (y compris les e-mails)

Qu'est-ce qui a déclenché une notification ou une tâche dans la boîte de réception ?

Le tableau ci-dessous fournit les éléments déclencheurs possibles pour une notification ou une tâche apparaissant sur la boîte de réception. En fonction de leurs droits d’accès, les utilisateurs peuvent gérer certains éléments qu’ils reçoivent.

Tous les utilisateurs de Personio peuvent gérer les notifications sélectionnées en accédant à leur nom en bas à gauche de la barre de navigation, puis en sélectionnant Paramètres personnels > Rappels ou Notifications.
Les autres notifications et tâches ne peuvent être gérées que par les administrateurs.

Tâche ou notification	Où configurer les éléments déclencheurs
Demandes de validation (soumises pour les heures travaillées, les absences ou les modifications des données sur les employés)	Paramètres > Validations Automatisation > Workflows
Rappels du système (date de fin du contrat, anniversaire, rappels sur la paie)	Les employés ayant des droits de modification sur la section Informations RH reçoivent ces rappels. Ces rappels se déclenchent toujours dans la boîte de réception. Consultez comment gérer les notifications par e-mail concernant ces rappels.
Rappels concernant les rôles des employés (Prochaine absence du report direct)	Les administrateurs peuvent consulter les rappels concernant les rôles en accédant à Paramètres > Rôles > Rappels.
Rappels personnels	Pour gérer, accédez à votre nom dans le coin inférieur gauche de la barre de navigation. Cliquez sur Paramètres personnels > Rappels.
Onboarding et offboarding ouvrent les tâches ou les rappels	Paramètres > Onboarding/Offboarding
Gestion des performances	Voir les tâches et les notifications concernant Performance & développement
Workflows	Automatisation > Workflows

E-mails sur les notifications et les tâches

Les utilisateurs de Personio reçoivent également des e-mails pour certaines tâches ou notifications si les notifications par e-mail sont activées sous Paramètres > Entreprise. Les administrateurs peuvent consulter et gérer ces paramètres pour l’ensemble de leur organisation :

Accédez aux Paramètres. Accédez à la section Organisation et cliquez sur Entreprise.
En regard de Informations sur l’entreprise, cliquez sur Modifier.
Recherchez l'option notification par e-mail activée. Cochez la case pour activer les notifications, ou désélectionnez-la pour les désactiver.
Apportez les modifications.

La désactivation des notifications par e-mail désactive toutes les alertes par e-mail de manière globale, de sorte que Personio n’envoyera pas d’e-mails à personne dans l’entreprise. Cependant, Personio envoie toujours des e-mails aux nouveaux utilisateurs invités à rejoindre Personio, ou envoie des e-mails saisis et envoyés manuellement. Par exemple, en fournissant les nouveaux utilisateurs avec leur connexion Personio ou les e-mails de bienvenue.

Gérer les e-mails en tant qu'employé

En tant qu'employé, vous pouvez gérer les notifications par e-mail. Procédez comme suit :

Survolez votre nom dans le bas de la barre de navigation, puis cliquez sur Paramètres personnels.
Cliquez sur Notifications. Dans la colonne E-mail, cochez ou désélectionnez les cases à cocher pour chaque événement afin de choisir les e-mails que vous souhaitez recevoir.
Enregistrez les modifications.

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