Si votre entreprise configure des workflows de validation et vous définit comme approbateur, les tâches de validation apparaissent dans le widget Boîte de réception de votre page d'accueil. Vous pouvez recevoir trois principaux types de demandes de validation :
- Demande d’heures travaillées
- Demande de mise à jour des attributs de l’employé
- Demander une absence
Vous ne pouvez pas approuver les demandes en utilisant notre app mobile. Vous devez vous connecter à Personio à l’aide d’un navigateur. Si vous êtes un approbateur et que vous ne pouvez pas afficher ou action une demande, demandez à un administrateur Personio de vérifier vos droits d'accès.
Valider une demande d’absence
Dès qu'un employé demande un congé, comme des congés, des congés payés ou des congés maladie, Personio déclenche un workflow de validation. Si vous êtes un approbateur de demandes, la tâche apparaît dans votre page d'accueil et votre boîte de réception.
Cliquez sur Boîte de réception pour voir plus de détails sur la demande d' absence . Vous pouvez approuver ou rejeter la demande directement dans cette fenêtre. Dans les deux cas, l'employé reçoit un e-mail de confirmation. Lorsque la demande est validée, l’ absence apparaît dans le calendrier de l’employé.
Valider une demande d’heures travaillées
Votre entreprise a peut-être mis en place un processus de validation pour s’assurer que les heures travaillées sont confirmées comme valides. Si vous êtes l'approbateur des demandes d'heures travaillées d'autres employés, suivez ces étapes :
- Accédez à la boîte de réception.
- Pour ne voir que les demandes d’heures travaillées, filtrez par Zone de produit > Heures travaillées.
- Les demandes sont regroupées par employé. Trois options s'offrent à vous :
- Pour valider des demandes de manière groupée, cliquez sur Valider tout.
- Cliquez sur une demande pour afficher toutes ses informations.
- Survolez une demande pour l'approuver ou la rejeter directement dans la boîte de réception. Si vous rejetez une demande, elle est renvoyée à l'auteur de la demande afin qu'il puisse la modifier et la soumettre à nouveau.
Valider les demandes de mise à jour des attributs des employés
Vos employés peuvent proposer des modifications à leurs propres attributs. Votre entreprise a peut-être mis en place un processus de validation pour examiner ces modifications avant qu’elles ne soient entrées en vigueur. Si vous êtes un approbateur des mises à jour des attributs, procédez comme suit :
- Accédez à la boîte de réception et recherchez la tâche de validation.
- Examinez la demande et approuvez ou rejetez-la.
- Lorsque la demande est validée, une notification apparaît pour l’auteur de la demande.
Examiner et approuver les demandes en tant qu'administrateur
Si vous êtes un administrateur, vous pouvez voir toutes les demandes de validation ouvertes de votre organisation dans la section Automatisation. Cela vous aide à suivre la progression et à identifier les éventuels problèmes. Si nécessaire, vous pouvez également traiter manuellement les validations. Procédez comme suit :
- Allez dans Automatisation > Aperçu. Accédez au widget Demandes de validation ouvertes et cliquez sur le type de validation.
- Tous les demandes de validation ouvertes apparaissent dans une liste. Utilisez des filtres pour affiner les résultats.
- Examinez toutes les demandes et leurs informations. Vérifiez l’auteur de la demande, le statut, la ou les personne(s) chargée(s) de la validation et le type de demande.
- En cas d’urgence, vous pouvez action manuellement une demande, selon son type :
- Absences: via le Profil de l’auteur de la demande > onglet Absence > Demandes en attente.
- Heures travaillées : via le Profil (de l’auteur de la demande) > onglet Absences. Cliquez sur l’entrée des heures travaillées en attente.
- Mise à jour des attributs de l’employé : via le profil de l’auteur de la demande > Informations personnelles. Recherchez la section contenant l’attribut. Sous l'attribut, cliquez sur le symbole d'avertissement > Demander l'évaluation.