Cet article décrit la nouvelle expérience de validation dans les automatisations. Avant de lire la suite, vérifiez si vous avez accès à la nouvelle expérience. Si vous ne le faites pas, définissez des validations par défaut .

Les administrateurs peuvent créer des workflows pour définir les modifications apportées aux informations sur les employés qui doivent être validées manuellement et celles qui peuvent être automatiquement validées. Pour créer un workflow de validation, ajoutez des conditions pour indiquer les modifications qui doivent être validées manuellement en fonction de la section du profil de l’employé en cours de modification. Ajoutez ensuite des règles pour définir qui est concerné par le workflow .

Le système compare les nouvelles soumissions de modification des données des employés avec tous les workflows actifs. Si une soumission de modification correspond aux conditions d’un workflow, une tâche de validation est envoyée aux approbateurs désignés. Les approbateurs définis dans le workflow reçoivent et examinent ces demandes dans leur boîte de réception, où ils peuvent les action de manière groupée.

Si une soumission ne respecte aucune des conditions du workflow , elle est automatiquement validé.

Droits d'accès

Avant de commencer

Avant de commencer, gardez à l’esprit les points suivants :

• Lorsque vous activez un workflow de validation, le système l’applique à toutes les nouvelles soumissions. Les nouveaux approbateurs reçoivent une notification à ce sujet.
• Seules les soumissions des utilisateurs disposant des droits d’accès Proposer déclenchent des workflows.
• Lorsqu'un rôle d'employé est l'approbateur, toutes les personnes ayant ce rôle reçoivent des demandes de validation. Dès que l'un d'entre eux sera validé, la tâche disparaît pour tous les autres.
• Si une demande est refusée à un moment donné dans la chaîne de validation, le workflow apparaît comme terminé et la demande de validation est refusée. 
• Les approbateurs doivent disposer des droits d’accès Afficher sur les sections du profil de l’employé qu’ils doivent examiner.
• Si plusieurs workflows de validation des données d’employé s’appliquent au même employé, seul le workflow activé en dernier sera exécuté. C’est pourquoi nous vous conseillons de commencer par configurer les workflows généraux, puis les workflows pour des groupes spécifiques d’employés.

Configurer un workflow de validation des données des employés

Pour créer un workflow de validation pour les soumissions de modifications des données des employés, procédez comme suit :

1. Accédez à Automatisation > Création de workflow > Validation.
2. Sélectionnez le modèle de règle de validation des modifications des données des employés .
3. Cliquez sur le bouton en haut de la page pour modifier les conditions. Sans conditions, toutes les soumissions de modification des données des employés déclencheront le workflow.
4. Ajoutez éventuellement des règles pour définir les employés auxquels ce workflow s’applique en utilisant les attributs prédéfinis et les attributs personnalisés disponibles. Ajoutez des règles pour inclure d’autres responsables dans le processus de validation.
5. Cliquez sur Mise à jour pour enregistrer les modifications.
6. Pour choisir l'approbateur de la demande, cliquez sur la zone de validation. Sélectionnez jusqu’à quatre personnes chargées de la validation par étape.
   • Ajoutez plusieurs étapes pour créer une chaîne de validation. Dès que l’un des approbateurs d’une étape traite la demande, le workflow passe à l’étape suivante.
   • Si votre organisation dispose de fonctionnalités supplémentaires, incluez-les si nécessaire. 
7. Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter des étapes pour les demandes validées ou refusées. 
8. Enregistrez et activez le workflow.

Remarque :
dans les organisations qui ont des intégrations actives de la paie, certains attributs de la paie (tels que l’IBAN et l’ID de paie) devient des attributs système et ne peuvent pas être sélectionnés dans les règles ou les conditions.

Conditions

Lorsque vous créez des workflows de validation des données des employés, vous pouvez sélectionner les sections du profil qui nécessitent une validation une fois qu’elles sont modifiées. Toute modification de ces sections déclenchera une tâche de validation.

Pour attribuer des approbateurs spécifiques à une section, créez des workflows distincts. Par exemple :

• Un workflow pour les modifications des informations sur la paie, validé par les membres du rôle Service financier.
• Un même workflow pour les modifications apportées aux informations RH et aux contacts d’urgence, validé par les responsables RH.

Si la soumission d’une modification des données par un employé respecte les conditions de plusieurs workflow, seul le workflow le plus récemment activé sera appliqué. Si vous modifiez et réactivez un workflow, il sera considéré comme le dernier activé. 

Ajouter des responsables supplémentaires à une validation

Si votre organisation dispose de responsables supplémentaires, vous pouvez les ajouter aux workflows de validation. Procédez comme suit :

1. Créez un workflow de validation des modifications des données comme décrit ci-dessus.
2. Dans la zone de l'élément déclencheur, ajoutez une règle. 
3. Choisissez l’attribut Supérieur hiérarchique supplémentaire et indiquez si le workflow s’applique aux employés avec ou sans cet attribut. Mettez à jour les changements. 
4. Dans la zone Demander la validation, ajoutez une étape de validation. 
5. Cliquez sur À partir de ce workflow et sélectionnez l'attribut Supérieur hiérarchique supplémentaire approprié. Mettez à jour les changements.
6. Terminez la configuration et enregistrez ou activez le workflow si nécessaire. 

Modifier les workflows de validation des modifications des données sur les employés

Lorsque vous modifiez un workflow de validation des données d’employé:

• Les demandes ouvertes qui nécessitent encore une validation restent dans la boîte de réception de l'approbateur initial.
• Toutes les modifications des données des employés soumises après le workflow sont modifiées et activées selon le nouveau workflow de validation.
• Si plusieurs workflow de validation de la modification des données d’employé s’appliquent au même employé, le système n’exécute que le workflow le plus récent modifié et activé.

Suivre les validations des modifications des données des employés

Pour vérifier les données des employés qui doivent être validées, les administrateurs peuvent accéder à Automatisation > onglet Activité . Vous trouverez plus de informations dans l’article Suivre et gérer les workflows .