Workflows et rappels de validation avec plusieurs supérieurs hiérarchiques

 

Workflow_Hub.png Cet article s’intéresse aux workflows. Vous pouvez commencer à créer et à suivre tous vos workflows dans le Workflow Hub.

Cet article vous explique comment configurer des workflows ou des rappels de validation si certains employés ou l’ensemble d’une équipe de votre entreprise se tournent vers un supérieur hiérarchique, mais également vers un chef de projet, par exemple.

 

1. Configurer des supérieurs hiérarchiques supplémentaires

Le nom des supérieurs hiérarchiques de chacun de vos employés a été indiqué dans le profil des employés lorsque les données de ces derniers ont été importées. Il n’existe pas d’option permettant d’enregistrer plusieurs supérieurs hiérarchiques. Pour ajouter un chef de projet ou un autre supérieur hiérarchique, créez un rôle d’employé personnalisé pour chaque équipe de projet en suivant ces étapes :

  1. Accédez à Paramètres > Rôles d’employé et cliquez sur Créer un nouveau rôle.
  2. Ajoutez un nouveau rôle pour chaque chef de projet ou supérieur hiérarchique supplémentaire.
  3. Ensuite, filtrez les employés auxquels vous souhaitez attribuer ces rôles et ajoutez-les en cliquant sur leur nom.
  4. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

  

2. Créer des équipes

Créez des équipes pour les utiliser par la suite dans les filtres et les processus de validation spéciaux (ensembles de règles) ainsi que pour la configuration des rappels. Avec Personio, vous disposez de deux options pour attribuer des employés à des équipes spécifiques :

  

Option 1 : rôles d’employé pour les « Équipes de projet »

Créez les différentes équipes de projet en tant que rôles d’employé distincts comme pour la création des rôles de supérieur hiérarchique expliquée dans le point 1 ci-dessus. Ajoutez autant d’équipes de projet que nécessaire. Ensuite, attribuez le rôle d’équipe approprié à tous les employés qui appartiennent à une équipe de projet spécifique, puis enregistrez vos modifications.

 

Option 2 : Attribut « Équipe »

La distinction entre les différentes équipes peut également être cartographiée en créant un autre attribut avec le type d’attribut Liste d’options. Cela vous permet d’attribuer vos employés à des équipes spécifiques, puis d’utiliser ces informations pour mettre en place des processus de validation spéciaux (ensembles de règles). Pour ce faire, procédez comme suit :

  1. Accédez à Paramètres > Données sur les employés > Attributs et ajoutez un nouvel attribut à la section de votre choix.
  2. Choisissez le type d’attribut Liste d’options et ajoutez les options parmi lesquelles vous souhaitez effectuer votre future sélection. 
  3. Cliquez sur Enregistrer pour créer l’attribut.
  4. Ensuite, remplissez l’attribut avec l’attribution d’équipe appropriée pour chaque employé. Vous pouvez le faire via l’importation ou la fonction d’édition en masse dans la liste des employés si vous souhaitez le faire pour plusieurs employés en même temps.

 

3. Créer des ensembles de règles pour les workflows de validation

Au cours de la dernière étape, créez les ensembles de règles appropriés pour les workflows de validation disponibles pour vos employés. Vous pouvez, par exemple, rendre obligatoire la validation de leurs demandes de congé par leur supérieur hiérarchique et leur chef de projet avant que la demande finale ne soit stockée dans Personio.

 

Option 1 : filtres employés pour les rôles d’employé

  1. Accédez à Paramètres > Validations > Filtres employés > Gérer les filtres employés.
  2. Cliquez sur Ajouter une règle et saisissez « Rôles d’employé » égal à « équipe de projet ».
  3. Cliquez sur Envoyer.
  4. Retournez à l’écran de configuration de la validation en cliquant sur Retour aux règles de validation.
  5. Cliquez sur Ajouter un nouvel ensemble de règles et sélectionnez le filtre employés que vous avez créé.
  6. Vous pouvez ensuite ajouter les étapes de validation qui correspondent à l’aide du rôle approprié.

Pour en savoir plus sur la création de workflows de validation avec des ensembles de règles spéciales, consultez notre article Configurer des ensembles de règles.

 

Option 2 : filtre employés pour les attributs

  1. Accédez à Paramètres > Validations > Filtres employés > Gérer les filtres employés.
  2. Cliquez sur Ajouter une règle et saisissez « Équipe » égal à « valeur saisie ».
  3. Cliquez sur Envoyer.
  4. Retournez à l’écran de configuration de la validation en cliquant sur Retour aux règles de validation.
  5. Cliquez sur Ajouter un nouvel ensemble de règles et sélectionnez le filtre employés que vous avez créé.
  6. Vous pouvez ensuite ajouter les étapes de validation qui correspondent à l’aide du rôle approprié.

Pour en savoir plus sur la création de workflows de validation avec des ensembles de règles spéciales, consultez notre article Configurer des ensembles de règles.

 

4. Créer des workflows de rappel

Outre la configuration du workflow de validation, vous pouvez également définir des Rappels pour les supérieurs hiérarchiques en ce qui concerne leurs équipes respectives. Tout comme pour les instructions précédentes concernant les ensembles de règles spéciales pour la validation, les paramètres des filtres dépendent des options que vous avez choisies ci-dessus pour identifier les équipes de projet (rôle d’employé ou attribut).

Par défaut, les rappels programmés pour être envoyés avant un événement ou le jour même restent sur le tableau de bord jusqu’au lendemain de l’événement en question. Les rappels programmés pour être envoyés après un événement sont automatiquement supprimés de votre tableau de bord une semaine après leur affichage.

 

Option 1 : workflow de rappel pour les rôles d’employé

Si vous avez choisi l’option 1 et créé des rôles d’employé distincts pour vos équipes de projet, procédez comme suit pour configurer un rappel :

  1. Accédez à Paramètres > Rôles > Rappels et cliquez sur Ajouter un workflow de rappel.
  2. Sélectionnez le rôle d’employé dans la section Rappeler.
  3. Sélectionnez un événement déclencheur dans la section À propos.
  4. Choisissez l’option Spécial dans la section de et saisissez « Rôles d’employé » égal à « équipe de projet ».
  5. Terminez la configuration en remplissant les sections quand, fréquence et éventuellement Remarque.
  6. Cliquez sur Ajouter pour enregistrer le nouveau rappel.

Pour en savoir plus sur la création de workflows de rappel, consultez notre article Configuration d’ensembles de règles.

  

Option 2 : mémoriser les workflows de rappel pour les attributs

Si vous avez choisi l’option 2 et créé un autre attribut dans le profil de l’employé pour regrouper les employés en équipes, un rappel pour un chef de projet pourrait se présenter comme suit :

  1. Accédez à Paramètres > Rôles > Rappels et cliquez sur Ajouter un workflow de rappel.
  2. Sélectionnez le rôle d’employé dans la section Rappeler.
  3. Sélectionnez un événement déclencheur dans la section À propos.
  4. Choisissez l’option Spécial dans la section de et saisissez « Équipes » égal à « valeur saisie ».
  5. Terminez la configuration en remplissant les sections quand, fréquence et éventuellement Remarque.
  6. Cliquez sur Ajouter pour enregistrer le nouveau rappel.

Pour en savoir plus sur la création de workflows de rappel, consultez notre article Configuration d’ensembles de règles.

 

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