Cet article s’intéresse aux workflows. Vous pouvez commencer à créer et à suivre tous vos workflows dans le Workflow Hub.
Cet article explique comment configurer des workflows de validation ou des rappels pour des employés spécifiques ou des équipes entières de votre entreprise qui dépendent de plusieurs responsables.
Configurer des responsables supplémentaires
Par défaut, chacun de vos employés ne peut avoir qu'un seul responsable officiel, saisi dans son profil lors de l'importation des données de l'employé. Bien qu'il n'y ait pas d'option pour enregistrer plusieurs responsables, vous pouvez créer un rôle d'employé personnalisé pour ajouter un chef de projet ou un autre responsable. Procédez comme suit :
- Accédez à Paramètres > Rôles > Créer un nouveau rôle.
- Ajoutez un nouveau rôle pour chaque chef de projet ou supérieur hiérarchique supplémentaire.
- Ajoutez les chefs de projet ou les responsables supplémentaires aux rôles.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Un rôle d'employé personnalisé pour les responsables supplémentaires vous permettra de mettre à jour plus rapidement les employés affectés à ce rôle à l'avenir.
Créer des équipes
L'étape suivante consiste à créer des équipes pour les filtres, des processus d'approbation spéciaux (ou ensembles de règles) et des rappels. Vous disposez de deux options pour affecter des employés à des équipes spécifiques. Les autres étapes de cet article dépendent de l'option choisie :
Option A : rôle d'employé personnalisé
Créez les différentes équipes de projet en tant que rôles d'employé distincts en suivant les mêmes instructions que pour la création des rôles de responsable à l'étape précédente. Ajoutez autant d’équipes de projet que nécessaire. Ensuite, attribuez le rôle d’équipe approprié à tous les employés qui appartiennent à une équipe de projet spécifique, puis enregistrez vos modifications. Pour cet exemple, nous appellerons ce rôle d'employé Équipe de projet.
Option B : attribut personnalisé
La distinction entre les différentes équipes peut également être cartographiée en créant un autre attribut avec le type d’attribut Liste d’options. Pour créer l'attribut d'équipe, procédez comme suit :
- Accédez à Paramètres > Informations des employés > Attributs.
- Ajoutez un nouvel attribut à la section de votre choix. Pour cet exemple, nous nommerons l'attribut Équipe de projet.
- Choisissez le type d’attribut Liste d’options et ajoutez les options parmi lesquelles vous souhaitez effectuer votre future sélection.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Remplissez l'attribut pour chaque employé que vous devez affecter aux équipes. Si vous souhaitez effectuer cette opération pour plusieurs employés en même temps, importez les données ou utilisez la fonction de modification en bloc de la liste des employés.
Créer des ensembles de règles pour les workflows de validation
Vous devez maintenant créer les ensembles de règles appropriés pour les workflows de validation disponibles pour vos employés. Vous pouvez, par exemple, obliger les employés à faire valider leurs demandes de congé par leur responsable et leur chef de projet.
Option A : rôle d'employé personnalisé
- Allez sur Paramètres > Validation > Gérer les filtres employés.
- Cliquez sur Ajouter un nouveau filtre et saisissez un nom pour votre filtre. Par exemple : Équipe de projet.
- Cliquez sur l'icône + > Modifier > Ajouter la règle.
- En utilisant les trois champs disponibles, saisissez « Rôles d’employé » égal à « équipe de projet ».
- Cliquez sur Envoyer > Retour aux règles de validation.
- Cliquez sur Ajouter un nouvel ensemble de règles et sélectionnez le filtre employés que vous venez de créer.
- Ajoutez les étapes de validation appropriées en utilisant le rôle d'employé que vous avez créé pour les responsables ou les chefs de projet supplémentaires.
Pour des informations détaillées sur la création de workflows de validation avec des ensembles de règles spéciaux, consultez notre article Configurer des ensembles de règles .
Option B : attribut personnalisé
- Allez sur Paramètres > Validation > Gérer les filtres employés.
- Cliquez sur Ajouter un nouveau filtre et saisissez un nom pour votre filtre. Par exemple : Équipe de projet.
- Cliquez sur l'icône + > Modifier > Ajouter la règle.
- En utilisant les deux premiers champs disponibles, saisissez « Équipe de projet est égal à », et choisissez l'équipe appropriée.
- Cliquez sur Envoyer > Retour aux règles de validation.
- Cliquez sur Ajouter un nouvel ensemble de règles et sélectionnez le filtre employés que vous venez de créer.
- Ajoutez les étapes de validation appropriées en utilisant le rôle d'employé que vous avez créé pour les responsables ou les chefs de projet supplémentaires.
Pour des informations détaillées sur la création de workflows de validation avec des ensembles de règles spéciaux, consultez notre article Configurer des ensembles de règles .
Créer des workflows de rappel
Vous pouvez également définir des rappels pour les chefs de projet ou les responsables supplémentaires concernant leurs équipes respectives. Les demandes d'absence déclenchent un rappel par défaut. Utilisez cette option pour configurer d'autres rappels.
Tout comme pour les instructions précédentes concernant les ensembles de règles spéciales pour la validation, les paramètres des filtres dépendent des options que vous avez choisies ci-dessus pour identifier les équipes de projet (rôle d’employé ou attribut).
Par défaut, les rappels programmés pour être envoyés avant un événement ou le jour même restent sur le tableau de bord jusqu’au lendemain de l’événement en question. Les rappels programmés pour être envoyés après un événement sont automatiquement supprimés de votre tableau de bord une semaine après leur affichage.
Option A : rôle d'employé personnalisé
Si vous avez choisi l'option A, suivez les étapes suivantes pour mettre en place un rappel :
- Accédez à Paramètres > Rôles > Rappels > Ajouter un rappel concernant les rôles.
- Sous Rappeler, sélectionnez le rôle de responsable créé au début du processus.
- Sous À propos de , choisissez l'occasion pour laquelle vous souhaitez envoyer le rappel.
- Sous de, choisissez Spécial.
- Cliquez sur Ajouter un filtre, puis saisissez Rôles d'employés et Équipe de projet dans les deux champs qui apparaissent.
- Complétez les autres options si nécessaire.
- Cliquez sur Ajouter pour enregistrer le nouveau rappel.
Pour en savoir plus sur la création de workflows de rappel, consultez notre article Configuration d’ensembles de règles.
Option B : attribut personnalisé
Si vous avez choisi l'option B, suivez les étapes suivantes pour mettre en place un rappel :
- Accédez à Paramètres > Rôles > Rappels > Ajouter un rappel concernant les rôles.
- Sous Rappeler, sélectionnez le rôle de responsable créé au début du processus.
- Sous À propos de , choisissez l'occasion pour laquelle vous souhaitez envoyer le rappel.
- Sous de, choisissez Spécial.
- Cliquez sur Ajouter un filtre, puis saisissez Équipe de projet et le nom d'équipe concerné dans les deux champs qui apparaissent.
- Choisissez l’option Spécial dans la section de et saisissez « Équipes » égal à « valeur saisie ».
- Complétez les autres options si nécessaire.
- Cliquez sur Ajouter pour enregistrer le nouveau rappel.
Pour en savoir plus sur la création de workflows de rappel, consultez notre article Configuration d’ensembles de règles.