Il s’agit de la 4e étape sur les 5 que compte le module d’implémentation Heures travaillées et absences.

Après avoir configuré les absences et les politiques de cumul, vous pouvez importer dans Personio toutes les absences passées et planifiées. Pour ce faire, vous pouvez importer les périodes d’absence et les soldes d’absence.

Quels sont les avantages ?

Importer des périodes d’absence de manière groupée

En important les périodes d’absence des employés, vous avez l’assurance que :

• Les RH ont une vision claire des absences passées et planifiées de tous les employés. Grâce à des données fiables sur les absences, les rapports peuvent être analysés pour recueillir des informations pertinentes sur les absences des différentes équipes et des départements.
• Les employés peuvent voir un aperçu de leurs absences passées et planifiées directement dans leur calendrier des absences.

Importer des soldes d’absence de manière groupée

Après avoir attribué vos politiques de cumul aux employés, vous devrez peut-être apporter des ajustements afin de vous assurer que les résultats sont exacts à 100 %. Cet ajustement vous permet de :

• Vous assurer que les jours que les employés reportent de l’année précédente sont corrects. (Par exemple, l’import du solde des absences le 31/12/2022 permet de voir le nombre total de jours reportés de cette année.)
• Vous assurer que les soldes d’absence des employés sont corrects à une certaine date clé. (Requis pour les droits aux congés qui ne commencent pas le 1er janvier ou à l’anniversaire de l’employé dans l’entreprise.)

Importer des périodes d’absence de manière groupée

Suivez ces étapes pour que les absences des employés de l’année en cours apparaissent dans leur calendrier des absences personnel.

1. Téléchargez le fichier Excel FR Import des périodes d’absence disponible dans la section Téléchargements de cet article. Vous pouvez également créer votre propre modèle (formats pris en charge : .xlsx, .csv, .xls), qui devra inclure les huit mêmes colonnes : 

   ▶︎ L’adresse e-mail de l’employé, exactement telle qu’elle est enregistrée dans Personio
   ▶︎ Le type d’absence, exactement tel qu’il est enregistré dans Personio (y compris les minuscules/majuscules)
   ▶︎ La date de début, au format JJ.MM.AAAA
   ▶︎ La date de fin, au format JJ.MM.AAAA
   ▶︎ L’heure de début, au format HH:MM
   ▶︎ L’heure de fin, au format HH:MM 
   ▶︎ Demi-journée le premier jour, si le premier jour d’absence est en fait une demi-journée (1 pour oui, sinon laissez la cellule vide)
   ▶︎ Demi-journée le dernier jour, si le dernier jour d’absence est en fait une demi-journée (1 pour oui, sinon laissez la cellule vide)
2. Remplissez le fichier Excel avec les informations concernant les absences des employés. Si vous souhaitez importer :
   ▶ une journée d’absence complète, saisissez la même date comme date de début et date de fin.
   ▶︎ une absence de quelques heures au cours d’une journée, saisissez la même date comme date de début et date de fin, mais également l’heure de début et l’heure de fin de cette absence.
   ▶︎ une absence d’une demi-journée, saisissez 1 dans la colonne Demi-journée le premier jour pour la deuxième moitié de la journée, ou dans la colonne Demi-journée le dernier jour pour la première moitié de la journée.
   

   Remarques
   ▶︎ Les heures de début et de fin ne sont requises que pour les absences suivies en heures (un rendez-vous chez le médecin de 10 h 00 à 11 h 00, par exemple). Ces colonnes peuvent être ignorées pour toutes les autres absences. 
   ▶︎ Lorsque vous copiez-collez les données dans le fichier Excel, pensez à définir le format des colonnes Date/Heure de début et Date/Heure de fin sur le format texte après avoir collé les valeurs (clic droit > Format de cellule > Catégorie > Texte). Vérifiez également que le format JJ.MM.AAAA est utilisé.

3. Accédez à Imports > Import des périodes d’absence et importez le fichier Excel. Sélectionnez le type de fichier Import des périodes d’absence.
   
   
4. Attribuez les colonnes de votre fichier Excel aux attributs correspondants qui sont enregistrés dans Personio. Vérifiez que leurs noms sont identiques.
5. Consultez l’aperçu de l’importation, puis cliquez sur Importer si tout est correct.

Conseil
Vous pouvez également saisir manuellement les périodes d’absence via Profil de l’employé > Absence. Vous trouverez plus d‘informations dans l’article sur la saisie des absences d’autres employés.

Importer les soldes d’absence de manière groupée 

Si vous devez modifier le solde d’un employé, procédez comme suit pour le modifier via un import de solde d’absence :

1. Téléchargez le fichier Excel FR Import du solde cumulé disponible dans la section Téléchargements de cet article. Vous pouvez également créer votre propre modèle (formats pris en charge : .xlsx, .csv., .xls), qui devra inclure les quatre mêmes colonnes :
   ▶︎ L’adresse e-mail de l’employé, exactement telle qu’elle est enregistrée dans Personio
   ▶︎ Le type d’absence, exactement tel qu’il est enregistré dans Personio (y compris les minuscules/majuscules)
   ▶︎ Le solde, au format JJ ou HH, selon l’unité de temps définie pour le type d’absence. Si le solde comprend également une demi-journée ou une demi-heure, il doit être saisi au format JJ.5 ou HH.5.
   ▶︎ La date du solde (facultatif), au format JJ.MM.AAAA.
   

2. Remplissez le fichier Excel avec les informations concernant le solde d’absence de l’employé.
3. Accédez à Imports > Import du solde cumulé et importez le fichier Excel. 
4. Attribuez les colonnes de votre fichier Excel aux attributs correspondants qui sont enregistrés dans Personio. Vérifiez que leurs noms sont identiques.
5. Consultez l’aperçu de l’importation, puis cliquez sur Importer si tout est correct.

Remarque
Si vous ajustez le solde d’absence via un import groupé, vous ne pourrez pas sélectionner le type d’ajustement. Le solde sera automatiquement défini sur une certaine valeur. Si vous devez l’ajuster d’un certain nombre de jours, consultez l’article Modifier les soldes d’absence.

Conseil
C’est avec plaisir que nous pouvons vous aider à importer vos données. Si vous prévoyez d’effectuer un import et que vous avez besoin d’aide, vous pouvez contacter notre service client via la section Trouver des réponses dans Personio sous Aide > Support et mises à jour > Trouver des réponses.

Étape suivante

Félicitations 🎉
Vous pouvez maintenant configurer le calendrier de votre entreprise dans Personio.