Étape 7 : Importer les absences

 

Après avoir configuré les absences et les politiques de cumul, vous pouvez importer dans Personio toutes les absences passées et planifiées qui se trouvent dans votre système actuel. Si toutes les politiques de cumul ont été correctement définies et attribuées et que toutes les périodes d’absence ont été importées sans aucune discontinuité, le solde des congés de chaque employé devrait correspondre au solde du compte de votre ancien système. Si ce n’est pas le cas, vous devrez peut-être le modifier manuellement.
Dans Personio, vous pouvez manuellement modifier le solde des congés de vos employés de deux façons.

 

Saisir manuellement des périodes d’absence

Sous Profil de l’employé > Absence, vous pouvez ajouter des absences à droite de la page et indiquer la période de votre choix. Si l’ajout d’un remplaçant en cas d’absence a été activée, vous pouvez également en sélectionner un ici. Vous pouvez aussi indiquer si le premier ou dernier jour de la période est une demi-journée, à condition que cette fonction ait été activée dans les paramètres. C’est également ici que les employés pourront demander des congés ou saisir un arrêt maladie.

employee-profile-abscence_fr.png

Lorsque le nombre de jours d’absence est calculé, Personio ignore automatiquement les jours qui ont été enregistrés comme jours d’absence dans les horaires de travail ainsi que les jours fériés. C’est pourquoi il est très important que les calendriers des jours fériés et les horaires de travail soient enregistrés dans le système.

 

Importer des périodes d’absence

Pour accélérer la configuration de votre compte, vous pouvez importer des périodes d’absence à l’aide d’un modèle Excel. Le modèle doit comporter les colonnes suivantes :

  • L’adresse e-mail de l’employé, exactement telle qu’elle est enregistrée dans Personio
  • Le type d’absence, exactement tel qu’il est nommé dans Personio (y compris les minuscules/majuscules)
  • La date de début au format JJ.MM.AAAA
  • La date de fin au format JJ.MM.AAAA
  • Demi-journée le premier jour ; indique si le premier jour d’absence est en fait une demi-journée (1 pour oui, sinon laissez la cellule vide)
  • Demi-journée le dernier jour ; indique si le dernier jour d’absence est en fait une demi-journée (1 pour oui, sinon laissez la cellule vide)

Pour importer un seul jour, saisissez la même date comme date de début et date de fin. Si l’absence n’est que pour une demi-journée, vous pouvez utiliser l’option Demi-journée le premier jour pour la deuxième moitié de la journée, ou l’option Demi-journée le dernier jour pour la première moitié.

Vérifiez que toutes les informations sont complètes et correctes.

absence-import_fr.png

Vous pouvez ensuite importer les périodes d’absence sous Import > Téléchargement des périodes d’absence.

 

  1. Télécharger un fichier : chargez le fichier à partir de la section Import de votre compte Personio. Sélectionnez le type de fichier Téléchargement des périodes d’absence.

    imports-absence-upload_fr.png
  2. Configurer les colonnes : à l’étape suivante, attribuez les colonnes de votre fichier Excel aux attributs correspondants qui sont enregistrés dans Personio. Pour simplifier l’opération, utilisez des noms similaires voire identiques.
  3. Aperçu de l’importation : à la dernière étape, un aperçu de l’importation s’affiche. Si vous relevez des erreurs, vous pouvez simplement annuler l’importation et résoudre les problèmes dans le tableur Excel.

C’est avec plaisir que nous pouvons vous aider à importer vos données. Pour un processus plus simple et plus rapide, nous vous conseillons de faire vérifier toutes les données. Si vous prévoyez d’effectuer un import, n’hésitez pas à contacter notre équipe du service client, qui sera ravie de vous aider.

 

Modifications ponctuelles des soldes d’absence

Dans le cas d’absences cumulées, le solde du compte peut être différent du solde de votre système actuel, pour diverses raisons. Par exemple, les jours accumulés calculés en fonction de règles créées peuvent être légèrement différents et des périodes d’absence peuvent manquer.

Pour rétablir le solde exact de votre ancien système, vous devez procéder à une modification manuelle ponctuelle. Selon que les jours de congés restants sont perdus ou non dans votre entreprise et selon le jour où les politiques de cumul sont attribuées (au début de l’année ou à la date d’embauche), le changement devra être effectué un jour avant. Si votre cas est particulier et que vous avez besoin d’aide, veuillez contacter notre équipe du service client en cliquant ici.

 

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