Étape 7 : Importer les absences

 

Après avoir suivi la procédure de l’Étape 6 : Configurer les absences et les politiques de cumul, vous pouvez importer dans Personio toutes les absences passées et planifiées qui se trouvent dans le système que vous utilisiez auparavant. 

Cet article vous explique comment : 

 

Importer des périodes d’absence de manière groupée

Pour importer des périodes d’absence de manière groupée, procédez comme suit :

  1. Téléchargez le modèle Excel FR Import des périodes d’absence disponible dans la section Téléchargements de cet article. Vous pouvez également créer votre propre modèle (formats pris en charge : .xlsx, .csv, .xls), qui devra inclure les huit mêmes colonnes : 

  • L’adresse e-mail de l’employé, exactement telle qu’elle est enregistrée dans Personio
  • Le type d’absence, exactement tel qu’il est nommé dans Personio (y compris les minuscules/majuscules)
  • La date de début, au format JJ.MM.AAAA
  • La date de fin, au format JJ.MM.AAAA
  • L’heure de début, au format HH:MM
  • L’heure de fin, au format HH:MM
  • Demi-journée le premier jour ; indique si le premier jour d’absence est en fait une demi-journée (1 pour oui, sinon laissez la cellule vide)
  • Demi-journée le dernier jour ; indique si le dernier jour d’absence est en fait une demi-journée (1 pour oui, sinon laissez la cellule vide)
  1. Remplissez le modèle Excel avec les informations concernant les absences des employés.

    Si vous souhaitez importer : 
  • une absence d’une journée entière, saisissez la même date comme date de début et date de fin.
  • une absence de quelques heures au cours d’une journée, saisissez la même date comme date de début et date de fin, mais entrez également l’heure de début et l’heure de fin de cette absence.
  • une absence d’une demi-journée, saisissez 1 dans la colonne Demi-journée le premier jour pour la deuxième moitié de la journée, ou dans la colonne Demi-journée le dernier jour pour la première moitié de la journée.

    Remarque
    Les heures de début et de fin ne sont requises que pour les absences suivies en heures (un rendez-vous chez le médecin de 10 h 00 à 11 h 00, par exemple). Ces colonnes peuvent être ignorées pour toutes les autres absences.

    Remarque
    Si vous copiez-collez les données dans le modèle Excel, pensez à définir le format des colonnes Heure de début et Heure de fin sur le format texte après avoir collé les valeurs (Clic droit > Format de cellule > Catégorie > Texte).

    Remarque
    Lorsque vous copiez-collez les données dans le modèle Excel, pensez à définir le format des colonnes Date de début et Date de fin sur le format texte après avoir collé les valeurs (Clic droit > Format de cellule > Catégorie > Texte). Vérifiez également que le format JJ.MM.AAAA est utilisé.

        1. Accédez à Imports > Import des périodes d’absence et importez le fichier Excel. Sélectionnez le type de fichier Import des périodes d’absence.

          imports-absence-upload_fr.png
        2. Attribuez les colonnes de votre fichier Excel aux attributs correspondants qui sont enregistrés dans Personio. Vérifiez que leurs noms sont identiques.
        3. Consultez l’aperçu de l’importation, puis cliquez sur Importer si tout est correct.

Astuce :
vous pouvez également saisir manuellement les périodes d’absence via Profil de l’employé > Absence. Vous trouverez plus d‘informations dans l’article sur la saisie des absences d’autres employés.

 

Importer les soldes d’absence de manière groupée 

Le solde d’absence défini pour chaque employé dans Personio doit correspondre au solde du compte du système utilisé précédemment, à condition que toutes les politiques de cumul aient été correctement définies et attribuées et que toutes les périodes d’absence aient été importées sans aucune discontinuité. 

Toutefois, dans le cas d’absences cumulées, le solde du compte peut être différent du solde du système que vous utilisiez auparavant, pour diverses raisons. Par exemple, les jours accumulés calculés en fonction de règles créées peuvent être légèrement différents et des périodes d’absence peuvent manquer. La différence peut également provenir des calendriers des jours fériés et des horaires de travail, car Personio ignore automatiquement les jours qui ont été enregistrés comme jours d’absence dans les horaires de travail et les jours fériés.

Vous devrez peut-être modifier le solde des employés. Procédez comme suit pour le modifier via un import de solde d’absence :

  1. Téléchargez le modèle Excel FR Import du solde cumulé disponible dans la section Téléchargements de cet article. Vous pouvez également créer votre propre modèle (formats pris en charge : .xlsx, .csv, .xls), qui devra inclure les quatre mêmes colonnes :

  • L’adresse e-mail de l’employé, exactement telle qu’elle est enregistrée dans Personio
  • Le type d’absence, exactement tel qu’il est nommé dans Personio (y compris les minuscules/majuscules)
  • Le solde, au format JJ ou HH, selon l’unité de temps définie pour le type d’absence. Si le solde comprend également une demi-journée ou une demi-heure, il doit être saisi au format JJ.5 ou HH.5.
  • La date du solde (facultatif), au format JJ.MM.AAAA.
  1. Remplissez le modèle Excel avec les informations concernant le solde d’absence des employés.
  2. Accédez à Imports > Import du solde cumulé et importez le fichier Excel. 
  3. Attribuez les colonnes de votre fichier Excel aux attributs correspondants qui sont enregistrés dans Personio. Vérifiez que leurs noms sont similaires.
  4. Consultez l’aperçu de l’importation, puis cliquez sur Importer si tout vous semble bon.

Remarque
Si vous ajustez le solde d’absence via un import groupé, vous ne pourrez pas choisir le type d’ajustement. Le solde sera automatiquement défini sur une certaine valeur. Si vous devez l’ajuster d’un nombre de jours, consultez l’article Modifier les soldes d’absence.

C’est avec plaisir que nous pouvons vous aider à importer vos données. Si vous prévoyez d’effectuer un import et que vous avez besoin d’aide, vous pouvez contacter notre service client via la section Trouver des réponses dans Personio sous Aide > Support et mises à jour > Trouver des réponses.

 

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