Cet article explique comment importer les données des employés dans Personio à l’aide de notre fichier import.

Conseil :
les utilisateurs peuvent créer ou mettre à jour des employés s’ils disposent des droits d’accès à l’import des données des employés. Ils peuvent mettre à jour les employés et les attributs uniquement dans les sections du profil pour lesquels ils ont des droits de modification. Pour créer des employés, les utilisateurs doivent également ajouter de nouveaux droits d’accès.

Définissez les sections et les attributs des employés avant d’importer

Avant d’importer les données, configurez les sections et attributs personnalisés nécessaires pour la gestion des employés. Le profil de l'employé Personio comprend des sections avec des attributs qui spécifient les données stockées. En savoir plus sur les attributs et les sections personnalisées.

Remarques :
▶︎ Vous devez créer des sections et des attributs personnalisés dans la langue par défaut du compte. La langue par défaut est celle sélectionnée lors de la configuration initiale des informations sur l’entreprise. Vous pourrez ensuite ajouter des traductions à ces attributs dans d’autres langues.
▶︎ Le format et la fonction des attributs dépendent de leur type.

Pour créer et configurer des sections, procédez comme suit :

1. Accédez à Paramètres > Informations sur les employés.
2. Modifiez les sections à gauche et leurs attributs correspondants à droite.
3. Facultatif : ajoutez d'autres sections en cliquant sur Créer une section, et cliquez sur Ajouter un attribut pour créer des attributs personnalisés dans les sections.
4. Nommez l’attribut et choisissez un type d’attribut.
5. Facultatif : si nécessaire, ajoutez des traductions aux attributs personnalisés dans toutes les langues pertinentes.

Télécharger et compléter le modèle d’import avec les données de l’employé

Le modèle Excel Employés est adapté à votre compte pendant la phase de test et inclut tous les attributs appropriés. Il reflète les paramètres de la langue de votre entreprise, et tous les messages d'erreur seront affichés dans la langue de votre compte personnel. Pour télécharger le modèle, procédez comme suit :

1. Connectez-vous à votre compte Personio et accédez à la section Imports.
2. Sélectionnez le type de fichier Employés.
3. Cliquez sur ce modèle à côté de Télécharger un modèle pour télécharger le fichier.

Une fois que vous disposez du modèle Employés, suivez ces étapes pour le compléter :

1. Ouvrez le modèle Excel et lisez la feuille de calcul de la feuille de calcul.
2. Saisissez les données de vos employés dans les colonnes, en suivant nos bonnes pratiques ci-dessous.
3. Pour ajouter des attributs d’employé personnalisés, ajoutez des colonnes supplémentaires. Le fichier peut comporter jusqu'à six colonnes.
4. Lorsque vous avez saisi toutes les informations, enregistrez le fichier Excel.

Bonnes pratiques pour la préparation de votre modèle

Utilisez ces bonnes pratiques pour compléter votre fichier d’import :

• Chaque ligne correspond à un employé, identifié par son adresse e-mail. Remplissez les colonnes en surbrillance, car elles sont obligatoires pour les profils des nouveaux employés. 
• Les adresses e-mail sont des identifiants uniques. Vous devez fournir un e-mail pour chaque employé, car Personio l'utilise pour l'importation des données. Évitez d’importer plusieurs identificateurs à la fois.
• Les noms et les valeurs des attributs dans le tableau doivent correspondre à ceux de votre compte Personio ; dans le cas contraire, l'importation échoue.

  Remarque : pour les attributs de type Liste des options, indiquez le nom d’origine de chaque option (valeurs de la base de données) dans le fichier d’importation. Par exemple, si votre compte Personio est en anglais et que vous avez un attribut Liste des options pour « couleur préférée », vous devez afficher les noms d’option en anglais pour tous les employés (rouge, bleu, « vert »), indépendamment du fait que de toutes les traductions que vous avez configurées.

• Si vous ne pouvez pas remplir toutes les colonnes au début, vous pouvez mettre à jour le modèle ultérieurement. Il vous suffit de fournir un identifiant unique et les attributs que vous souhaitez importer. Il n'est pas nécessaire d'inclure des attributs ou des attributs du système que vous avez déjà renseignés.
• Dans les fichiers modèles d’import, les titres de colonne des attributs enregistrés en tant que listes d’options dans Personio sont en italique.
• Pour importer des attributs de relation (plusieurs supérieurs hiérarchiques, par exemple), vous devez ajouter l’adresse e-mail de l’employé concerné. Si vous souhaitez importer plusieurs employés liés, utilisez un point-virgule pour séparer les e-mails.
• Vous ne pouvez pas désigner deux employés comme responsables l’un de l’autre. Si un employé (par exemple un PDG) n’a pas de responsable, laissez cette colonne vide. Si un employé a plusieurs superviseurs, créez un nouvel attribut de type relation dans Personio et ajoutez une colonne à la feuille de calcul avec le même nom d'attribut.
• Vous pouvez importer un seul centre de coûts par employé. Vous pouvez ajouter manuellement plusieurs centres de coûts ultérieurement dans le profil de l’employé.
• Pour importer des employés inactifs, incluez les attributs Statut, Date de résiliation et Type de résiliation. Pour éviter les erreurs à la troisième étape, assurez-vous d’ajouter à la fois la date de résiliation et le type de résiliation.
• Pour importer des attributs de tag , séparez les valeurs individuelles par une virgule. N'utilisez pas de point-virgule.

Importer les données des employés avec le modèle rempli

Après avoir effectué les deux premières étapes, vous pouvez importer les données des employés. Procédez comme suit :

1. Accédez à la Imports.
2. Choisissez le type d'import Employés et cliquez sur Sélectionner un fichier.
3. Cliquez pour sélectionner un fichier ou faites glisser votre fichier dans la fenêtre.
4. Choisissez la feuille de calcul que vous souhaitez importer et cliquez sur Ouvrir.
5. Vous devrez peut-être sélectionner la première rangée de votre feuille de calcul pour faire correspondre les attributs avec Personio. Cliquez sur Suivant.
6. Associez les colonnes de votre fichier Excel aux attributs correspondants dans Personio, puis cliquez sur Suivant.
7. En cas d'erreur, une fenêtre contextuelle apparaît à droite. Examinez et corrigez chaque erreur. Une fois le problème résolu, un message confirme que le fichier est prêt pour l’import.

   Conseil : si une cellule nécessite votre attention, cliquez sur le champ pour le mettre en surbrillance, puis double-cliquez pour modifier sa valeur.

8. Cliquez sur Importer pour terminer le processus.

Avant de passer au module suivant, utilisez la fonction Contrôle qualité : profil de l’employé pour vous assurer d’avoir tout configuré correctement.