Étape 1 : Importer les données des employés

 

La première étape de la configuration initiale de votre compte Personio consiste à enregistrer les données de référence des employés. Avant d’importer des données, vous devez déterminer exactement les informations sur les employés que vous souhaitez gérer dans Personio.

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Configurer les attributs des employés dans Personio

Les informations sur les employés sont affichées dans leur profil, divisées en sections et correspondant à différents attributs. Les attributs sont regroupés dans les sections par thème. Le système inclut des sections et des attributs prédéfinis. Pour recueillir les données dont votre organisation a besoin, vous pouvez ajouter autant de sections et attributs que vous le souhaitez.

Note Les sections et les attributs doivent toujours être configurés qui a été définie dans Paramètres > Organisation > Entreprise. Vous pouvez ensuite stocker les traductions des attributs dans les langues disponibles dans Personio : français, anglais, allemand, espagnol, italien et néerlandais.

Avant d’importer vos données dans Personio, vous devez créer tous les attributs supplémentaires des employés. Pour ce faire, procédez comme suit :

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  1. Accédez à Paramètres > Personnel > Informations des employés.
  2. Modifiez chaque section (à gauche) et les attributs associés (à droite).
  3. Cliquez sur Créer une section pour ajouter d’autres sections (si nécessaire). Cliquez sur Ajouter un attribut pour configurer vos attributs personnalisés dans cette section.
  4. Donnez un nom à l’attribut et sélectionnez un type d’attribut.
    Remarque : le type d’attribut est important, car il détermine son format et son fonctionnement.

 

Le tableau suivant explique les différents types d’attributs :

Type d’attribut Explication
Général Simple champ de texte pour les textes courts.
Exemples : noms, adresses e-mail ou numéros de téléphone
Liste d’options

Une liste d’options vous permet de créer une sélection pour la valeur de l’attribut. Vous pouvez définir à l’avance les valeurs possibles.
Exemple : requêtes Oui/Non

Nombre (entier)

Nombres sans décimales.
Exemples : ID employé ou numéro de sécurité sociale

Nombre (jusqu’à deux décimales) Nombres avec une ou deux décimales (vous décidez du nombre de décimales lorsque vous créez l’attribut).
Exemples : indemnités pour enfants à charge, sommes monétaires ou pourcentages
Date La valeur de cet attribut est une date.
Exemple : date de naissance
Lien Cet attribut est un lien.
Exemple : pour le profil LinkedIn ou Xing des employés
Zone de texte multilignes

Champ de texte libre pour les textes plus longs.
Exemples : messages ou commentaires

Tags 

Définissez les valeurs des attributs de la même manière qu’avec la Liste d’options, mais avec ce type d’attribut, il est possible de sélectionner plusieurs valeurs en même temps.
Exemple : liste des langues parlées par un employé

Vous trouverez une présentation des sections et attributs qui peuvent vous être utiles ainsi que des exemples d’utilisation dans notre article du centre d’aide Bonnes pratiques : sections et attributs.

 

Recueillir des informations sur les employés via notre modèle Excel

Le modèle Excel FR Téléchargement des données employés (que vous pouvez également télécharger dans la liste sur la droite) est basé sur les attributs présents dans la phase test de votre compte.

Remarque : pour que l’importation fonctionne, les noms des attributs et des options doivent être identiques dans le tableau et dans votre compte Personio.

Astuce : dans les fichiers modèles d’import, les titres de colonne des attributs du type Liste d’options dans Personio sont affichés en italique.
Vous pouvez consulter les premières lignes des modèles avec les restrictions autorisées via une liste déroulante.

  1. Commencez par télécharger le modèle Excel, puis lisez la feuille de calcul intitulée Instructions pour remplir le fichier de téléchargement des données des employés.
  2. Saisissez ensuite les données des employés dans les colonnes. Chaque ligne représente un employé qui est identifié par son adresse e-mail. Les colonnes qui doivent obligatoirement être remplies sont surlignées en jaune.
    employee-import-template_fr.png
  3. Pour importer les attributs des employés que vous avez vous-même configurés, vous pouvez également ajouter des colonnes.
  4. Lorsque vous avez saisi toutes les informations, enregistrez le fichier Excel.

Remarque : les adresses e-mail servent d’identificateurs uniques dans le système. Une adresse e-mail doit donc être saisie pour chaque employé. Ceci est particulièrement important pour les téléchargements ultérieurs, comme les données de salaire. Si un fichier import contient l’adresse e-mail et un autre identificateur (« ID d’employé », par exemple), Personio utilisera par défaut l’adresse e-mail pour importer les données. Nous vous déconseillons toutefois d’importer plusieurs identificateurs en même temps.


Si vous voulez ajouter des attributs ultérieurement à l’aide d’un import, les seules informations requises dans le modèle Excel seront l’identificateur unique (l’adresse e-mail par exemple) et les nouveaux attributs à importer. Les attributs déjà renseignés et les attributs prédéfinis n’ont pas besoin d’être inclus de nouveau.

Explication des colonnes (pour les attributs prédéfinis uniquement)

Nom de la colonne Colonne obligatoire  Valeurs autorisées Explication
Prénom oui Texte  
Nom oui Texte  
Genre oui « masculin », « féminin » ou « autre »  
E-mail oui Adresse e-mail Adresse e-mail
Statut oui « actif », « inactif » ou « onboarding »

actif = un employé qui travaille actuellement dans l’entreprise

inactif = un ancien employé

onboarding = nouvel employé ou employé avant sa date d’embauche

Remarque : il existe également un autre statut, « Congé », mais il ne peut pas être importé. Pour découvrir comment planifier une période de congé pour un employé, consultez cet article.

Type d’emploi oui « interne » ou « externe »

interne = une personne employée par l’entreprise

externe = une personne externe à l’entreprise, comme un travailleur indépendant ou un comptable (qui a besoin d’accéder à la section Paie)

Date d’embauche oui Date Date de début du contrat/de l’emploi
Superviseur Recommandé Adresse e-mail

Adresse e-mail du superviseur de l’employé

Important : le superviseur doit également être ajouté au modèle en tant qu’employé.

Filiale Recommandé, si disponible Texte Nom des filiales
Bureau Recommandé Texte Le bureau/lieu de travail de l’employé, par ex. « Lyon »
Département Recommandé Texte Le département de l’employé, par ex. « Direction »
Poste Recommandé Texte Le titre/poste de l’employé, par ex. « Comptable »
Date de fin du contrat Facultatif Date

Date de fin du contrat (pour les contrats à durée déterminée)

Date de rupture du contrat Facultatif Date

Date à laquelle l’employé a officiellement quitté/quitte l’entreprise

Centre de coûts  Facultatif  Texte

Nom du centre de coûts de l’employé

Durée de la période d’essai Facultatif Nombre Durée de la période d’essai de l’employé en mois (vide s’il n’y a pas de période d’essai)
Heures hebdomadaires Recommandé Nombre Nombre d’heures de travail par semaine

 

Importer les données des employés

Lorsque vous avez effectué toutes les étapes de préparation, vous pouvez importer les données des employés.

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Dans Personio, le processus d’importation comprend les étapes suivantes :

  1. Importer le fichier : téléchargez le fichier dans la section Imports de votre compte Personio. Sélectionnez le type de fichier Import groupé des employés.
  2. Configurer les colonnes : à l’étape suivante, attribuez les colonnes de votre fichier Excel aux attributs correspondants qui sont enregistrés dans Personio. Pour simplifier l’opération, utilisez des noms similaires voire identiques.
  3. Aperçu de l’import : un aperçu de l’import s’affiche. Si vous relevez des erreurs, vous pouvez simplement annuler l’importation et résoudre les problèmes dans le tableur Excel.
  4. Corriger le fichier : si le fichier téléchargé n’a pas été correctement formaté, un avertissement s’affiche. Cliquez sur le bouton Télécharger le fichier de révision pour télécharger un fichier .xls dans lequel les champs ou les colonnes comportant des erreurs sont surlignés. Corrigez les erreurs et relancez l’import. Pour en savoir plus sur les erreurs d’import possibles et sur leur résolution, consultez l’article Pourquoi l’import ne fonctionne pas.

C’est avec plaisir que nous pouvons vous aider à importer vos données. Si vous prévoyez d’effectuer un import et que vous avez besoin d’aide, vous pouvez contacter notre service client via la section Trouver des réponses dans Personio sous Aide > Support et mises à jour > Trouver des réponses.

 

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