Étape 1 : Importer les données des employés

 

La première étape de la configuration initiale de votre compte Personio consiste à enregistrer les données de référence des employés. Avant d’importer des données, vous devez bien réfléchir à quelles sont les informations sur les employés vous souhaitez gérer dans Personio.

Configurer les attributs des employés dans Personio

Les informations sur les employés sont affichées dans leur profil, divisées en sections et correspondant à différents attributs. Les attributs sont regroupés dans les sections par thème. Le système inclut des sections et des attributs prédéfinis. Pour recueillir les données dont votre organisation a besoin, vous pouvez ajouter autant de sections et attributs que vous le souhaitez.

Veuillez noter que les sections et les attributs doivent toujours être configurés dans la langue de l’entreprise définie dans Paramètres > Entreprise. Vous pourrez ensuite stocker les traductions des attributs dans les langues disponibles sur Personio : français, anglais, allemand ou espagnol.

Avant d’importer vos données dans Personio, vous devez créer tous les attributs supplémentaires des employés. Pour ce faire, accédez à Paramètres > Informations sur l’employé et modifiez chaque section (à gauche) et les attributs associés (à droite).

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Cliquez sur Créer une section pour ajouter d’autres sections (si nécessaire) et configurer vos attributs personnalisés dans ces sections. Pour ce faire, cliquez sur Ajouter un attribut.

Donnez un nom à l’attribut et sélectionnez un type d’attribut. Le type d’attribut est important, car il détermine son format et son fonctionnement. Le tableau suivant explique les différents types d’attributs :

Type d’attribut Explication
Général Simple champ de texte pour les textes courts tels que les noms, les adresses e-mail ou les numéros de téléphone.
Liste d’options Une liste d’options vous permet de créer une sélection pour la valeur de l’attribut. Vous pouvez alors définir à l’avance les valeurs possibles. Ce type d’attribut est notamment utile pour les requêtes Oui/Non.
Nombre (entier) Nombres sans décimales, tels que l’identifiant personnel.
Nombre (jusqu’à deux décimales) Nombres avec une ou deux décimales, tels que des indemnités pour enfants à charge, des sommes monétaires ou des pourcentages (vous décidez du nombre de décimales lorsque vous créez l’attribut).
Date La valeur de cet attribut est une date.
Ce type d’attribut peut, par exemple, être utilisé pour saisir des dates d’anniversaire.
Lien Cet attribut est un lien. Vous pouvez l’utiliser pour enregistrer le profil LinkedIn ou Xing des employés.
Zone de texte multilignes

Les zones de texte multilignes permettent de saisir des commentaires ou des messages.

Sélection multiple

Avec la Sélection multiple, vous définissez les valeurs des attributs de la même manière qu’avec la Liste d’options. Toutefois, avec ce type d’attribut, il est possible de sélectionner plusieurs valeurs. Vous pouvez ainsi enregistrer toutes les langues qu’un employé maîtrise, par exemple.

Pour plus d’informations sur les sections et attributs qui peuvent vous être utiles ainsi que des exemples d’utilisation, allez voir notre article Bonnes pratiques : sections et attributs.

 

Recueillir des informations sur les employés via notre modèle Excel

Le modèle FR Téléchargement des données employés.xslx est basé sur votre compte en phase de test. Il contient tous les attributs qui sont inclus.

Pour que l’importation fonctionne, les noms des attributs et des options doivent être exactement identiques dans le tableau et dans votre compte Personio.

Dans les fichiers modèles d’import, les titres de colonne des attributs du type Liste d’options dans Personio sont affichés en italique. Vous pouvez consulter les premières lignes des modèles avec les restrictions autorisées via une liste déroulante.

  1. Commencez par télécharger le modèle Excel.
  2. Lisez attentivement la feuille de calcul intitulée Instructions pour remplir le fichier de téléchargement des données des employés.
  3. Saisissez ensuite les données des employés dans les colonnes. Chaque ligne représente un employé qui est identifié de manière unique par son adresse e-mail. Les colonnes qui doivent obligatoirement être remplies sont surlignées en jaune.
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  4. Pour importer les attributs des employés que vous avez vous-même configurés, vous pouvez également ajouter des colonnes.
  5. Lorsque vous avez saisi toutes les informations, enregistrez le fichier Excel.

Veuillez noter que les adresses e-mail servent d’identificateurs uniques dans le système. Une adresse e-mail doit donc être saisie pour chaque employé. Ceci est particulièrement important pour les téléchargements ultérieurs, comme les données de salaire.

Si vous avez également défini comme identificateur unique certains des attributs que vous avez créés, évitez d’importer plusieurs de ces identificateurs en même temps. Si un fichier import contient l’adresse e-mail et un autre identificateur (« identifiant personnel », par exemple), Personio utilisera par défaut l’adresse e-mail pour importer les données.

Explication des colonnes (pour les attributs prédéfinis uniquement)

Nom de la colonne Colonne obligatoire  Valeurs autorisées Explication
Prénom oui Texte  
Nom oui Texte  
Sexe oui « masculin », « féminin » ou « autre »  
E-mail oui Adresse e-mail Adresse e-mail
Statut oui « actif », « inactif » ou « onboarding »

actif = un employé qui travaille actuellement dans l’entreprise

inactif = un ancien employé

onboarding = nouvel employé ou employé avant sa date d’embauche

Il existe également un autre statut, « Congé », mais il ne peut pas être importé. Si vous voulez savoir comment enregistrer une période de congé pour un employé, rendez-vous sur cet article.

Type d’emploi oui « interne » ou « externe »

interne = une personne employée par l’entreprise

externe = une personne externe à l’entreprise, comme un travailleur indépendant ou un comptable (qui a besoin d’accéder à la section Paie)

Date d’embauche oui Date Date de début du contrat/de l’emploi
Superviseur Recommandé Adresse e-mail

Adresse e-mail du superviseur de l’employé

Important : le superviseur doit également être ajouté au modèle en tant qu’employé.

Filiale Recommandé, si disponible Texte Nom des filiales
Bureau Recommandé Texte Le bureau/lieu de travail de l’employé, par ex. « Lyon »
Département Recommandé Texte Le département de l’employé, par ex. « Direction »
Poste Recommandé Texte Le titre/poste de l’employé, par ex. « Comptable »
Date de fin du contrat Facultatif Date

Date de fin du contrat (pour les contrats à durée déterminée)

Cessation d’emploi Facultatif Date

Date à laquelle l’employé a officiellement quitté/quitte l’entreprise

Centre de coûts  Facultatif  Texte

Nom du centre de coûts de l’employé

Durée de la période d’essai Facultatif Nombre Durée de la période d’essai de l’employé en mois (vide s’il n’y a pas de période d’essai)
Heures hebdomadaires Recommandé Nombre Nombre d’heures de travail par semaine

Si vous voulez ajouter des attributs ultérieurement à l’aide d’un import, les seules informations requises dans le modèle Excel seront l’identificateur unique, comme l’adresse e-mail, et les nouveaux attributs à importer. Les attributs déjà renseignés et les attributs prédéfinis n’ont pas besoin d’être inclus de nouveau.

 

Importer les données des employés

Lorsque vous avez effectué toutes les étapes de préparation, vous pouvez importer les données des employés.

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Dans Personio, le processus d’importation comprend les étapes suivantes :

  1. Importer le fichier : téléchargez le fichier dans la section Imports de votre compte Personio. Sélectionnez le type de fichier Import groupé des employés.
  2. Configurer les colonnes : à l’étape suivante, attribuez les colonnes de votre fichier Excel aux attributs correspondants qui sont enregistrés dans Personio. Pour simplifier l’opération, utilisez des noms similaires voire identiques.
  3. Aperçu de l’import : un aperçu de l’import s’affiche. Si vous relevez des erreurs, vous pouvez simplement annuler l’importation et résoudre les problèmes dans le tableur Excel.
  4. Corriger le fichier : si le fichier téléchargé n’a pas été correctement formaté, un avertissement s’affiche. Cliquez sur le bouton Télécharger le fichier de révision pour télécharger un fichier .xls dans lequel les champs ou les colonnes comportant des erreurs sont surlignés. Corrigez les erreurs et relancez l’import. Pour en savoir plus sur les erreurs d’import possibles et sur leur résolution, cliquez ici.

C’est avec plaisir que nous pouvons vous aider à importer vos données. Pour un processus plus simple et plus rapide, nous vous conseillons de faire vérifier toutes les données. Si vous prévoyez d’effectuer un import de données plus complexe, veuillez contacter notre équipe du service client en cliquant ici.

 

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