Cet article contient les étapes à suivre pour importer dans Personio les données de référence des employés.

Quels sont les avantages ?

• Stockez les données les plus pertinentes des employés pour votre entreprise. Grâce aux sections et attributs personnalisés, vous pouvez configurer les dossiers numériques des employés en fonction des exigences internes de votre organisation.
• Créez une base de données centrale pour toutes les données des employés, en veillant à ce que tout le monde sache quelles informations sont stockées et où les trouver.
• Assurez-vous que les informations sont toujours à jour. Les employés peuvent eux-mêmes mettre à jour leurs données personnelles ou certaines sections de leurs données personnelles si nécessaire.

Étape 1 : Configurer les sections et les attributs de l’employé dans Personio

Dans Personio, le profil de l’employé est composé de plusieurs sections importantes telles que les informations RH, les données personnelles et les informations sur la paie. Chaque section contient divers attributs qui définissent les données qui doivent être stockées dans cette section (comme le type d’emploi, les heures de travail hebdomadaires et la date d’embauche). Vous trouverez dans le système des sections et des attributs prédéfinis, auxquels vous pouvez ajouter des sections et des attributs personnalisés.

Remarques
▶︎ Avant d’importer les données des employés, vous devez créer et configurer toutes les sections et tous les attributs en fonction de vos besoins. 
▶︎ Les sections et les attributs doivent toujours être configurés dans la langue de l’entreprise qui a été définie dans Paramètres > Organisation > Entreprise > Paramètres de langue. Vous pourrez ensuite stocker les traductions des attributs dans les langues disponibles sur Personio : français, anglais, allemand, espagnol, italien et néerlandais.

Pour créer et configurer des sections, procédez comme suit :

1. Accédez à Paramètres > Personnel > Informations des employés.
2. Modifiez chaque section (à gauche) et les attributs associés (à droite).
3. Cliquez sur Créer une section pour ajouter d’autres sections (si nécessaire). Cliquez sur Ajouter un attribut pour configurer vos attributs personnalisés dans cette section.
4. Donnez un nom à l’attribut et sélectionnez un type d’attribut.

Remarque
Le type d’attribut est important, car il détermine son format et son fonctionnement.

Le tableau suivant explique les différents types d’attributs :

Vous trouverez une présentation d’autres sections et attributs qui peuvent vous être utiles ainsi que des exemples d’utilisation dans nos articles du centre d’aide Bonnes pratiques : sections et attributs et sur les attributs prédéfinis les plus importants et leurs fonctionnalités.

Étape 2 : Utiliser le ficher d'import Excel pour recueillir des informations sur les employés

Le fichier Excel FR Import des données des employés (qui se trouve dans la section Téléchargements dans la liste sur la droite) est basé sur les attributs présents dans la phase test de votre compte. 

Remarque
Pour que l’importation fonctionne, les noms des attributs et des options doivent être exactement identiques dans le tableau et dans votre compte Personio.

Conseil
Dans les fichiers d’import, les titres de colonne des attributs du type Liste des options dans Personio sont affichés en italique.
Vous pouvez consulter les premières lignes des modèles avec les restrictions autorisées via une liste déroulante.

1. Commencez par télécharger le fichier d'import Excel, puis lisez la feuille de calcul intitulée Instructions pour remplir le fichier d’import des données des employés.
2. Saisissez ensuite les données des employés dans les colonnes. Chaque ligne représente un employé qui est identifié par son adresse e-mail. Les colonnes surlignées en jaune sont des champs obligatoires pour les profils des nouveaux employés, tandis que pour les employés existants, il suffit d'indiquer l'adresse e-mail. 
3. Pour importer les attributs des employés que vous avez vous-même configurés, vous pouvez également ajouter des colonnes.
4. Lorsque vous avez saisi toutes les informations, enregistrez le fichier Excel.

Remarque
Les adresses e-mail servent d’identificateurs uniques dans le système. Une adresse e-mail doit donc être saisie pour chaque employé. Ceci est particulièrement important pour les imports ultérieurs, comme les données de salaire. Si un fichier d'import contient l’adresse e-mail et un autre identificateur (« ID d’employé », par exemple), Personio utilisera par défaut l’adresse e-mail pour importer les données. Nous vous déconseillons toutefois d’importer plusieurs identificateurs en même temps.

Étape 3 : Informations supplémentaires pour l’import

Vous pouvez consulter les bonnes pratiques ci-dessous pendant que vous remplissez votre fichier d’import :

▶︎ Les attributs prédéfinis sont des attributs système qu’il n’est pas possible de renommer ni de supprimer, car ils sont liés à d’autres fonctionnalités de Personio.
Conseil : si vous ne voulez pas que les employés voient certains attributs prédéfinis, créez une section dans laquelle vous déplacerez ces attributs. Les employés ne voient pas les sections nouvellement créées si vous ne leur donnez pas les droits d’accès.

▶︎ Le fichier d'import Excel peut être rempli de manière rétroactive avec des attributs supplémentaires. Vous devez inclure un identifiant unique et les attributs que vous souhaitez importer. Les attributs renseignés précédemment et les attributs système n’ont pas besoin d’être inclus de nouveau.
Conseil : pour pouvoir importer l’attribut « filiale », vous devez disposer du forfait Entreprise.

▶ ︎ Deux employés ne peuvent pas être enregistrés comme étant le responsable l’un de l’autre. Si un employé n’a pas de responsable (le PDG, par exemple), vous pouvez laisser la colonne correspondante vide.

Remarque
Si dans votre entreprise, certains employés ont plusieurs responsables, vous devrez importer au moins un responsable. Pour découvrir comment ajouter des responsables, consultez notre article Configurer des responsables supplémentaires.

Étape 4 : Importer les données des employés

Lorsque vous avez effectué toutes les étapes de préparation, vous pouvez importer les données des employés.

Dans Personio, le processus d’importation comprend les étapes suivantes :

1. Importer le fichier : accédez à la section Imports de votre compte Personio et importez le fichier. Sélectionnez le type de fichier Import groupé des employés.
2. Configurer les colonnes : à l’étape suivante, attribuez les colonnes de votre fichier Excel aux attributs correspondants qui sont enregistrés dans Personio. Pour simplifier l’opération, utilisez des noms similaires voire identiques.
3. Aperçu de l’import : un aperçu de l’import s’affiche. Si vous relevez des erreurs, vous pouvez simplement annuler l’importation et résoudre les problèmes dans le tableur Excel.
4. Fichier de révision : si le fichier d'import n’a pas été correctement formaté, un avertissement s’affiche. Cliquez sur le bouton Télécharger le fichier de révision pour télécharger un fichier .xls dans lequel les champs ou les colonnes comportant des erreurs sont surlignés. Corrigez les erreurs et relancez l’import. 

Conseil
Pour en savoir plus sur les erreurs d’import possibles et sur leur résolution, consultez l’article Pourquoi l’import ne fonctionne pas.

Remarque
Avant de passer au module suivant, vérifiez que tous les paramètres sont correctement configurés dans Contrôle qualité : Profil du personnel.