Étape 5 : Configurer et attribuer des horaires de travail

 

Lorsque vous avez importé toutes les données des employés et tous les salaires dans Personio et que vous avez configuré la paie provisoire, vous pouvez créer les horaires de travail qui sont, entre autres, un facteur important pour calculer correctement les congés.

 

Pourquoi les horaires de travail sont-ils importants ?

  • Les horaires de travail vous permettent d’enregistrer dans Personio les jours de la semaine et les heures de travail des employés.
  • Les horaires de travail sont importants, car ils permettent à Personio de calculer correctement les congés et de suivre les heures supplémentaires.
  • Les jours qui ne sont pas définis comme des journées de travail ne sont pas considérés comme des jours de congé au moment du calcul des vacances ou des arrêts maladie, par exemple.
  • Si vous faites le suivi des heures supplémentaires, vous pouvez utiliser les horaires de travail pour définir les heures de travail requises. Vous savez ainsi que les heures supplémentaires et le déficit d’heures sont calculés correctement.

Configurer les horaires de travail

Identifiez tout d’abord les différents types d’horaires de travail utilisés dans votre entreprise. Vous pouvez notamment vous poser les questions suivantes : Des employés de notre entreprise travaillent-ils à temps partiel ? et Parmi nos employés qui ne travaillent que deux jours par semaine par exemple, y en a-t-il qui ne travaillent que le lundi et le mardi ou existe-t-il aussi d’autres systèmes ?
Pour obtenir de l’aide sur les horaires de travail possibles, consultez notre modèle Excel (dans la partie Downloads). Remarque : ce document ne doit pas être utilisé pour l’import. Son seul but est de vous aider à n’oublier aucun horaire de travail.

Vous trouverez les paramètres à utiliser pour configurer correctement les horaires de travail des employés ici.

Exemple d’horaires de travail

Dans l’exemple suivant, nous supposons que l’entreprise a trois types d’employés qui ont tous droit à 24 jours de congés par an :

  • L’employé de type A travaille à temps plein (35 heures), avec une semaine de 5 jours (lun, mar, mer, jeu et ven)
  • L’employé de type B travaille à temps partiel (24 heures), avec une semaine de 3 jours (lun, mar et jeu)
  • L’employé de type C travaille à temps partiel (18 heures), avec une semaine de 3 jours (lun, mar et mer)

Pour chaque type d'employé, vous devez créer un type d’horaires de travail différent sous Paramètres > Présence. Vous attribuerez ensuite les horaires aux employés correspondants. Donnez à chaque type d’horaires de travail un nom qui permet de l’identifier facilement (comme temps partiel, 20 heures (lun, mar et mer)).

Employé A (à temps plein)

Employé B (à temps partiel)

Employé C (à temps partiel)

working-schedule-full-time_fr.png

working-schedule-part-time1_fr.png

working-schedule-part-time2_fr.png

Combien de jours de congé l’employé reçoit-il au 1er janvier ?

5/5 x 24 = 24 3/5 x 24 = 14.4. Donc : 14 3/5 x 24 = 14.4. Donc : 14

Exemple 1 : supposons que tous les employés demandent un congé du dimanche au samedi

-5 jours de congé

-3 jours de congé

-3 jours de congé

Exemple 2 : supposons que tous les employés demandent un congé du dimanche au mercredi

-3 jours de congé

-2 jours de congé

-3 jours de congé

Exemple 3 : supposons que tous les employés demandent un congé du mercredi au samedi

-3 jours de congé

-1 jour de congé (jeudi)

-1 jour de congé (mercredi)

 

Si certains employés à temps partiel travaillent de manière flexible différents jours, vous devez saisir des horaires de travail pour eux. Pour découvrir comment configurer et enregistrer les congés auxquels ils ont droit, cliquez ici.

 

Attribuer des horaires de travail

Une fois que vous avez configuré les horaires de travail, vous devez les attribuer aux employés correspondants. Sous Paramètres > Présence, vous pouvez sélectionner le type d’horaires de travail qui sera attribué par défaut à tous les employés. Vous pouvez attribuer des horaires de travail aux employés qui ont un emploi du temps différent soit individuellement, soit pour plusieurs employés à la fois.

Notez que si vous attribuez de nouveaux horaires de travail après le calcul des congés (généralement le 1er janvier), les congés auxquels ont droit les employés à temps partiel sont calculés rétroactivement. 

  1. Attribuer des horaires de travail individuellement
    Vous pouvez attribuer des horaires de travail à l’employé de votre choix via Profil de l’employé > Présence. Cliquez sur Modifier les horaires et sélectionnez les horaires de votre choix.
    employee-profile-attendance-working-schedule-change_fr.gif
  2. Modifier les horaires de travail en bloc
    Vous pouvez attribuer les mêmes horaires de travail à plusieurs employés en même temps. Pour ce faire, cochez la case en regard des employés auxquels les mêmes horaires de travail doivent être attribués. Sélectionnez ensuite le type d’horaires de travail de votre choix (temps partiel, 18 heures, par exemple) et attribuez-les aux employés sélectionnés via Actions > Attribuer ou supprimer des horaires de travail.
    Workschedule-Assign_fr.gif

 

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