Il s’agit de la 1re étape sur les 5 que compte le module d’implémentation Heures travaillées et absences.

Découvrez comment créer des horaires de travail et définir ainsi le mode de calcul des jours de congé, des heures supplémentaires et du déficit d’heures des employés.

Quels sont les avantages ?

Enregistrez dans Personio les heures et les jours de la semaine pendant lesquels les employés travaillent.
Calculez correctement les congés et suivez les heures supplémentaires dans Personio.
Les jours qui ne sont pas définis comme des journées de travail ne sont pas considérés comme des jours de congé au moment du calcul des vacances ou des arrêts maladie, par exemple.
Calculez correctement les heures supplémentaires et le déficit d’heures. Utilisez les horaires de travail pour définir les heures de travail requises lors du suivi des heures supplémentaires et du déficit d’heures.
Si vous faites le suivi des heures supplémentaires et du déficit d’heures dans les horaires de travail, vous pouvez choisir de payer les heures supplémentaires ou de les convertir en congés. Pour en savoir plus, consultez notre article sur la gestion des heures supplémentaires.

Étape 1 : Définir les horaires de travail

Pour définir des horaires de travail, vous devez d’abord identifier les différents types d’horaires de travail utilisés dans votre entreprise.

Conseil
Pour définir les différents horaires de travail, vous pouvez vous poser les questions suivantes :
▶︎ Des employés de notre entreprise travaillent-ils à temps partiel ?
▶︎ Parmi les employés à temps partiel, y en a-t-il qui ne travaillent que certains jours de la semaine (les lundis et mardis, par exemple) ?

Pour obtenir de l’aide sur les horaires de travail possibles, consultez notre fichier Excel (dans la section Téléchargements). Notez que ce document ne doit pas être utilisé pour l’import. Son seul but est de vous aider à n’oublier aucun horaire de travail.

Lorsque vous définissez des horaires de travail, vous devez également tenir compte des concepts suivants et de la manière dont ils sont gérés dans votre entreprise :

Concept	Questions
Heures supplémentaires	▶︎ Voulez-vous effectuer le suivi des heures supplémentaires ? ▶︎ Ces heures supplémentaires doivent-elles être calculées sur une base quotidienne ou hebdomadaire ? ▶︎ Un certain nombre d’heures supplémentaires par mois est-il déjà couvert par le salaire des employés ? En savoir plus sur la configuration des heures supplémentaires.
Configurer le suivi des heures travaillées	▶︎ Souhaitez-vous empêcher vos employés d'ajouter des heures de travail à des jours passés dans le calendrier ? ▶︎ Souhaitez-vous empêcher vos employés d'ajouter des heures de travail à des jours futurs dans le calendrier ? ▶︎ Souhaitez-vous empêcher vos employés de modifier les heures enregistrées dans le calendrier après qu'elles ont été approuvées ? ▶︎ Souhaitez-vous avertir vos employés lorsqu'ils comptabilisent plus d'heures que prévu ? Si cette option est activée, un avertissement s'affiche dans la fenêtre de suivi des heures travaillées et dans la vue du calendrier lorsque l'employé entre une période de travail plus longue que celle prévue par son planning. Si cette personne valide cette période de travail plus longue, elle aura la possibilité d'en indiquer la raison. En savoir plus sur la configuration des horaires de travail
Déficit d’heures	▶︎ Voulez-vous effectuer le suivi du déficit d’heures ? Remarque Le déficit d’heures ne peut être suivi que si les heures supplémentaires sont calculées sur une base quotidienne. Cette option vous permet d’enregistrer automatiquement le déficit d’heures, à la fois pour les jours avec suivi du temps et les jours sans aucun suivi du temps. Ces heures sont ensuite déduites des heures supplémentaires dans le solde des heures supplémentaires de l’employé.
Règlement des pauses	▶︎ Souhaitez-vous définir la durée des pauses si une personne travaille un certain nombre d’heures ? Les employés et les approbateurs reçoivent alors une alerte lorsqu’ils saisissent dans leur suivi des heures travaillées des pauses trop courtes ou trop longues ou lorsqu’ils valident des pauses qui ne respectent pas les règles. En savoir plus sur la configuration et l’utilisation du règlement des pauses pour le suivi des heures travaillées.
Droits aux congés calculés au prorata	▶︎ Les horaires de travail doivent-ils servir de base au calcul des droits aux congés ?
Valeur de référence	▶︎ Lorsque les droits aux congés calculés au prorata sont utilisés, quelle valeur de référence doit être appliquée pour le calcul ? Au moment de calculer les droits aux congés, Personio recoupe les jours de travail entrés dans les horaires de travail avec la valeur de référence indiquée. Exemple Si des horaires de travail comportent 4 jours de travail mais que la valeur de référence est de 5 jours, les employés associés à ces horaires de travail recevront les 4/5 des droits aux congés réguliers. En savoir plus sur la configuration des congés pour les employés à temps partiel.

Étape 2 : Créer des horaires de travail

Une fois que vous avez défini les différents types d’horaires de travail utilisés dans votre entreprise, vous pouvez commencer à les configurer. Pour créer des horaires de travail, procédez comme suit :

Accédez à Paramètres > Heures travaillées et absences > Heures travaillées.
Sous Plannings des heures travaillées, cliquez dans le champ Ajouter un planning et donnez au planning un nom clair (p. ex. temps plein ; 40 heures ; Lun, Mar, Mer, Jeu, Ven avec suivi des heures travaillées).
Cliquez sur pour créer le planning de travail et accéder aux paramètres du planning de travail.
Jours et heures de travail : pour définir les jours et les heures de travail, saisissez le nombre d’heures que les employés sont censés travailler chaque jour de travail ainsi que la durée des pauses.

Remarque
La saisie des heures de début et de fin est facultative. Elle ne sert ensuite que de repère. Les employés peuvent enregistrer les heures travaillées en dehors des heures de début et de fin spécifiées.
Suivi des heures supplémentaires et du déficit d’heures (facultatif) : pour suivre les heures supplémentaires, sélectionnez Oui.
▶ ︎Indiquez ensuite si les heures supplémentaires doivent être calculées sur une base quotidienne ou hebdomadaire.
▶︎ Sous Écart d’heures supplémentaires, vous pouvez indiquer si un nombre spécifique d’heures supplémentaires est déjà inclus dans le salaire mensuel et ne doit donc pas être pris en compte dans le calcul des heures supplémentaires.
▶ ︎Si les heures supplémentaires sont calculées sur une base quotidienne, vous pouvez choisir de suivre le déficit d’heures.
▶︎ Indiquez si le déficit d’heures doit être suivi pour les jours sans suivi de temps.

Remarque
Si vous activez le suivi du déficit d’heures pour les jours sans suivi de temps, le déficit d’heures commencera à être généré immédiatement. C’est pourquoi nous vous recommandons :

▶︎ de n’activer le déficit d’heures automatique qu’une fois que les employés suivent activement les heures ;
▶︎ de sélectionner Créer des horaires de travail dupliqués lorsque vous enregistrez les horaires de travail, pour enregistrer les mises à jour sur une copie des horaires de travail qui sera automatiquement attribuée aux mêmes employés.
Règlement des pauses (facultatif) : indiquez si les employés et les approbateurs doivent être informés si un employé saisit des pauses incorrectes dans le suivi des heures travaillées.

Remarque
Vous pouvez ajouter deux règles avec le temps de pause requis pour un nombre spécifique d’heures de travail.
Absences : pour calculer les droits aux congés au prorata, sélectionnez Oui. Sélectionnez ensuite dans le menu déroulant une valeur de référence afin de calculer les droits aux congés au prorata.
Cliquez ensuite sur Enregistrer les horaires de travail.

Vous trouverez plus d’informations sur la configuration des horaires de travail pour les employés à temps partiel dans notre article Configurer des emplois à temps partiel.

Exemple : temps plein ou temps partiel avec jours de travail fixes et jours de congés fixes

Dans l’exemple suivant, nous supposons que l’entreprise a trois types d’employés qui ont tous droit à 24 jours de congés par an :

L’employé de type A travaille à temps plein (35 heures), avec une semaine de 5 jours (lun, mar, mer, jeu et ven)
L’employé de type B travaille à temps partiel (24 heures), avec une semaine de 3 jours (lun, mar et jeu)
L’employé de type C travaille à temps partiel (18 heures), avec une semaine de 3 jours (lun, mar et mer)

Pour chaque type d’employé, vous devez créer des horaires de travail différents sous Paramètres > Heures travaillées et absences >Heures travaillées. Vous attribuerez ensuite les horaires aux employés correspondants. Nommez les horaires de travail de façon à ce qu’ils soient facilement identifiables (p. ex. : Temps partiel, 20 heures (lun, mar, jeu, ven)).

Employé A (à temps plein)	Employé B (à temps partiel)	Employé C (à temps partiel)

Combien de jours de congé l’employé reçoit-il au 1er janvier ?
5/5 x 24 = 24	3/5 × 24 = 14.4	3/5 × 20 = 12
Exemple 1 : supposons que tous les employés demandent un congé du dimanche au samedi
-5 jours de congé	-3 jours de congé	-3 jours de congé
Exemple 2 : supposons que tous les employés demandent un congé du dimanche au mercredi
-3 jours de congé	-2 jours de congé	-3 jours de congé
Exemple 3 : supposons que tous les employés demandent un congé du mercredi au samedi
-3 jours de congé	-1 jour de congé (jeudi)	-1 jour de congé (mercredi)

Étape 3 : Attribuer les horaires de travail

Une fois que vous avez configuré les horaires de travail, l’étape suivante consiste à déterminer les horaires de travail qui seront utilisés par défaut et à attribuer les autres horaires aux employés appropriés, individuellement ou de manière groupée.

Remarque
Si vous attribuez de nouveaux horaires de travail après l’octroi des droits (généralement le 1er janvier), les droits aux congés sont recalculés.

Horaires de travail par défaut

Sous Paramètres > Heures travaillées et absences > Heures travaillées, vous pouvez sélectionner le type d’horaires de travail qui sera attribué par défaut à tous les employés.

Remarque
Si aucun type d’horaires de travail n’est défini par défaut, Personio définira automatiquement le premier type de votre liste comme type par défaut pour tous les employés.

Attribuer des horaires de travail individuellement

Pour attribuer un type d’horaires de travail à un employé spécifique, procédez comme suit :

Accédez à Profil de l’employé > Heures travaillées.
Cliquez sur le widget Planning de travail et heures de travail pour ouvrir la page Horaires de travail de l'employé.
Cliquez sur Modifier les horaires pour ouvrir la fenêtre Modifier les horaires de travail .
Sélectionnez la date de début souhaitée et le planning de travail concerné dans le menu déroulant.
Cliquez sur Modifier.

Modifier les horaires de travail de manière groupée

Vous pouvez attribuer les mêmes horaires de travail à plusieurs employés en même temps. Pour ce faire, procédez comme suit :

Dans la liste des employés, cochez la case à côté des employés auxquels les mêmes horaires de travail doivent être attribués.
Cliquez ensuite sur Actions et sélectionnez Attribuer ou retirer des horaires de travail.
Sélectionnez les horaires de travail de votre choix et indiquez la date à partir de laquelle ce planning doit être appliqué.
Cliquez ensuite sur Soumettre.

Étape 4 : Créer des projets pour le suivi des heures travaillées lié à des projets (facultatif)

Si les employés suivent le temps passé sur des projets spécifiques, vous pouvez créer des projets et activer le suivi des heures travaillées lié à des projets. Pour créer des projets, procédez comme suit :

Accédez à Paramètres > Heures travaillées et absences > Heures travaillées.
Sous Projets, cliquez dans le champ Ajouter un projet et saisissez le nom de votre projet.
Cliquez ensuite sur .
Pour enregistrer les heures que vous avez consacrées à un projet, cochez la case Disponible pour le suivi des heures travaillées. Les projets pour lesquels le suivi des heures travaillées est activé sont signalés par une coche devant leur nom.

Pour en savoir plus, consultez notre article sur la configuration et l’utilisation du suivi des heures travaillées lié à des projets.

Étape suivante

Remarque
Avant de passer à l’étape suivante, vérifiez que tous les paramètres sont correctement configurés dans Contrôle qualité : heures travaillées.

Comment pouvons-nous vous aider ?

Créer et attribuer des horaires de travail (implémentation)