Cet article décrit comment importer en une seule fois les périodes d'heures travaillées de plusieurs employés dans Personio. Vous pouvez importer des périodes d'heures travaillées de façon groupée au lieu de demander à vos employés d'enregistrer manuellement leur présence via leur profil > Heures travaillées.

Conseils
▶︎ Vous pouvez désormais trouver et télécharger des modèles d'importation directement dans Personio. Allez dans Imports et sélectionnez le type d'import pour afficher le modèle correspondant.
▶︎ Vous pouvez importer des périodes d'heures travaillées passées et futures. L'importation de périodes d'heures travaillées antérieures vous permet, par exemple d'obtenir l’historique des données de salaire des employés qui sont payés à l’heure. Cet historique est créé automatiquement par Personio.

Préparer votre fichier d'import

Avant d'importer vos heures travaillées dans Personio, vous devez préparer votre fichier d'importation. Pour ce faire, procédez comme suit :

1. Accédez à la section Imports de votre compte Personio et importez le fichier.
2. Sélectionnez le type de fichier Heures travaillées et téléchargez le modèle Excel.
3. Ouvrez le modèle Excel et saisissez les informations requises dans les colonnes correspondantes. Chaque ligne correspond à une période de présence pour un employé. Si vous souhaitez enregistrer plusieurs périodes pour un salarié, vous devez créer plusieurs lignes.
   

   Remarque
   Chaque employé est identifié de manière unique par son adresse e-mail.

   Les lignes des colonnes suivantes doivent être formatées comme indiqué ci-dessous :
   ▶︎ Date : jj.mm.aaaa
   ▶︎ Heure de début : ne peut contenir que du texte (hh:mm) et ne doit pas être formaté en heure.
   ▶︎ Heure de fin : ne peut contenir que du texte (hh:mm) et ne doit pas être formaté en heure.▶︎ Commentaire : ne peut contenir que du texte.

   Conseil
   Vous pouvez utiliser la colonne Commentaire pour ajouter des remarques, par exemple si un employé a commencé en retard à cause d’un rendez-vous chez le médecin.

4. Lorsque vous avez saisi toutes les informations, enregistrez le fichier Excel.

Si le format des heures de début et de fin est hh:mm:ss, procédez comme suit :

1. Ajoutez deux colonnes vierges à droite de la colonne Heure de fin.
2. Saisissez la commande suivante dans la deuxième ligne de la première colonne vierge : =TEXT(C2;"hh:mm")
3. Saisissez la commande suivante dans la deuxième cellule de la deuxième colonne vierge : =TEXT(D2;"hh:mm")
4. Vous pouvez maintenant saisir l’en-tête des colonnes que vous venez de créer.
5. La première colonne vierge doit s’appeler « Heure de début » et la deuxième « Heure de fin ».

Remarque
Vérifiez que vous avez bien sélectionné les bonnes colonnes lors de l’importation de vos données.

Importer des heures travaillées

Une fois que vous avez rempli le modèle Excel, suivez les étapes suivantes pour importer votre fichier :

1. Accédez à la section Imports de votre compte Personio et importez le fichier.
2. Sélectionnez le type de fichier Heures travaillées.
3. Cliquez sur Importer un fichier et sélectionnez le fichier à importer.
4. Dans Configurer les colonnes, si nécessaire, attribuez manuellement les colonnes de votre fichier Excel aux attributs correspondants qui sont enregistrés dans Personio. Cliquez ensuite sur Suivant.

5. Dans Aperçu de l'import, vérifiez vos données d'importation. 

   Conseil
   Si vous relevez des erreurs, vous pouvez simplement annuler l’importation et résoudre les problèmes dans le fichier Excel, puis recommencer à l’étape 1. Si vous rencontrez des erreurs lors de l'importation, consultez nos conseils concernant les importations dans le centre d'aide.

6. Si les données sont correctes, cliquez sur Importer.

C’est avec plaisir que nous pouvons vous aider à importer vos données. Si vous prévoyez d’effectuer un import et que vous avez besoin d’aide, vous pouvez contacter notre service client via l'espace d'aide dans Personio sous Aide > Obtenir de l'aide.