Étape 6 : Configurer les absences et les politiques de cumul

 

Une fois que vous avez créé et attribué tous les horaires de travail, vous devez configurer les absences et les politiques de cumul des congés. Les congés payés, les congés parentaux et les arrêts maladie sont différentes catégories d’absences. Dans cet article, vous apprendrez d’abord à créer des absences sans politique de cumul (comme les arrêts maladie), puis à configurer des absences qui s’accumulent (comme les congés payés).

 

Absences sans cumul (arrêts maladie, par exemple)

Pour les absences que vous n’accumulez pas, vous devez enregistrer le nombre de jours plutôt que de déduire les absences d’une politique de cumul. Pour configurer des absences de type Arrêt maladie, accédez à Paramètres > Absence. Vous pouvez ensuite soit créer un tout nouveau type d’absence, soit en renommer un et le configurer selon vos besoins.

Commencez par définir la catégorie d’absence à laquelle doit être attribué le type d’absence que vous avez créé. Vous trouverez plus d’informations sur l’utilisation et les fonctions des catégories d’absence ici.

Veuillez noter qu’il est obligatoire de définir une catégorie d’absence lorsque vous enregistrez les paramètres de votre type d’absence.

Vous pouvez ensuite décider si les employés sont autorisés à saisir des demi-journées et si les demandes de remplacement doivent être facultatives, obligatoires ou désactivées. L’option Autoriser les employés désignés comme remplaçants à demander cette absence vous permet d’indiquer si le remplaçant peut également faire une demande d’absence, par exemple pour des congés payés, du télétravail ou un arrêt maladie, pendant l’absence de l’employé qu’il ou elle remplace.

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Paramètres de validité

Dans la section Valide le, vous pouvez utiliser vos horaires de travail afin de déterminer les jours de la semaine auxquels l’absence sélectionnée doit s’appliquer. Les jours d’absence sont calculés en fonction du chevauchement entre les horaires de travail et les jours auxquels s’applique le type d’absence.

 

Absences considérées comme congés

Si vous activez la fonction Considérer les jours de présence pendant la période d’absence comme des heures supplémentaires ?, toutes les heures travaillées pendant une période d’absence sont considérées comme des heures supplémentaires dans Personio. Nous vous conseillons d’activer cette fonction pour tous les types d’absence considérés comme de véritables périodes d’absence dans votre entreprise (comme les congés payés, les arrêts maladie et les congés exceptionnels).

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Vous trouverez plus d’informations sur la fonction Considérer les jours de présence pendant la période d’absence comme des heures supplémentaires ? et sur son utilisation dans cet article.

 

Absences accumulées (congés payés, par exemple)

Pour les absences que vous pouvez accumuler, assurez-vous de cocher la case Activer les politiques de cumul ?. Lorsque cette option est activée, vous pouvez indiquer si les jours de l’année précédente peuvent être reportés à l’année suivante, ou s’ils ne peuvent être reportés que jusqu’à une certaine date de l’année suivante (généralement le 31 mars). Ce paramètre propre à l’entreprise ne doit être configuré qu’une seule fois. Vous pouvez également décider si les demandes de remplaçant doivent être facultatives, obligatoires ou désactivées.

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Remarque : pour les absences, la fonctionnalité d’importation n’est disponible que si les demandes de remplaçant ne sont pas définies comme obligatoires dans le système. Vous pourrez sélectionner l’option « obligatoire » une fois que les absences auront été importées dans Personio.

 

Intégrer les droits aux congés dans les politiques de cumul

Une fois que les politiques cumul ont été activées pour un type d’absence, vous devez créer au moins une politique de cumul. Vous pouvez attribuer des règles aux politiques de cumul. Les règles que vous attribuez dépendent de la façon dont les jours de congé sont attribués dans votre entreprise. Vous devez vous poser les questions suivantes :

  • Combien de droits aux congés différents existe-t-il dans l’entreprise ?
  • Les congés payés sont-ils alloués à tous les employés au début de l’année ou sont-ils alloués à la date d’embauche de chaque employé ?
  • Les employés reçoivent-ils tous leurs congés à la fois ou au prorata tous les mois ?

 

Créer des politiques de cumul d’absences

Les trois étapes à suivre pour créer une politique de cumul sont expliquées ci-dessous.

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Étape 1 : Informations de base

Lors de la première étape, vous définissez le nombre de jours de congés de la politique, la période de validité et le moment où les jours sont acquis. Si les droits sont toujours attribués au début de l’année, un employé qui commence le 1er novembre 2018 et qui a le droit à 24 jours par an de congés payés, par exemple, recevra initialement 2/12 x 24 jours = 4 jours, puis 24 jours de plus le 1er janvier 2019.

Vous pouvez également sélectionner l’option Activer la période d’attente ?. Cette option n’apparaît que si vous avez sélectionné l’option Droit accordé tous les ans. Dans la capture d’écran ci-dessus, un employé ayant 24 jours de congé par an aura droit à 2 jours de congé par mois. Vous pouvez modifier ce chiffre selon vos besoins ou accepter la suggestion. Vous trouverez plus d’informations sur le calcul des droits aux congés pendant la période d’attente ici.

Étape 2 : Calcul au prorata 

Supposons qu’un employé commence à travailler le 2 novembre. Avec les paramètres de la capture d’écran ci-dessus, il recevra au début 1/12 x 24 jours = 2 jours de congé. Avec le paramètre Prorata au mois, un employé n’a droit aux congés que pour les mois entiers passés dans l’entreprise. Il n’a donc droit à aucun congé pour le mois de novembre.

Le paramètre Date de fin vous permet d’indiquer si les droits aux congés des employés doivent être automatiquement réduits si vous saisissez une date de fin de contrat ou une date de cessation d’emploi qui tombe dans le premier semestre de l’année.

Si la date de fin de contrat ou de cessation d’emploi se situe au second semestre, l’employé reçoit toujours la totalité de ses droits aux congés. Dans ce cas, une politique de cumul annuelle (étape 1 : droit accordé tous les « ans ») est requise.

Si la fin du contrat ou la cessation d’emploi a lieu au cours des six premiers mois de présence dans l’entreprise, le calcul est effectué au prorata, que vous ayez ou non activé la fonction de période d’attente.

Étape 3 : Jours supplémentaires

Lors de la dernière étape, vous indiquez si les droits aux congés doivent être augmentés en fonction du nombre d’années des employés dans l’entreprise.

Si vous sélectionnez Oui, saisissez le nombre de jours supplémentaires par année dans l’entreprise. Vous pouvez ajouter un nombre illimité de politiques de cumul. La case à cocher Accorder des jours supplémentaires au début de la période de droits suivante vous permet de définir la date de début de la période de droits suivante comme date de référence à laquelle les congés sont acquis (au lieu de la date d’embauche). Dans ce cas, avec l’option  Ajouter 1 jour(s) supplémentaire(s) 1 année(s) après la date d’embauche, un employé qui aurait rejoint l’entreprise le 1er octobre 2017 recevrait 1 jour de congé supplémentaire le 1er janvier 2019.

 

Attribuer individuellement des politiques de cumul

Lorsque vous avez créé toutes vos politiques de cumul, vous pouvez les attribuer aux employés. Pour ce faire, accédez à l’onglet Absence dans le profil de l’employé et sélectionnez l’option Définir la politique maintenant/Modifier la politique de cumul dans le type d’absence correspondant (congés payés, par exemple).

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Lorsque vous attribuez une politique pour la première fois, sélectionnez l’option Attribuer depuis la date d’embauche. Pour obtenir des informations détaillées sur les différentes règles d’application des politiques, veuillez lire cet article.

 

Modification groupée des politiques de cumul

Vous pouvez attribuer une politique de cumul à plusieurs employés en même temps.
Pour ce faire, cochez la case en regard des employés auxquels la même politique de cumul doit être attribuée (généralement les droits aux congés). Sélectionnez ensuite le type d’absence approprié (congés payés, par exemple) via Actions > Modifier la politique de cumul et attribuez la politique de cumul aux employés sélectionnés.

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Cette politique d’absence est ensuite attribuée à tous les employés sélectionnés qui, par conséquent, reçoivent les droits aux congés correspondants.

Vous pouvez ensuite voir le nombre d’employés qui se sont vus attribuer une politique sous Paramètres > Absences > Congés payés.

 

Archiver et supprimer des politiques de cumul

Si vous ne voulez pas qu’une politique de cumul soit attribuée à des employés ou qu’elle serve de base à des droits aux congés, vous pouvez la supprimer dans les paramètres sous Absence > Congés payés.

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Veuillez noter que les politiques de cumul ne peuvent pas être supprimées tant qu’elles sont attribuées à au moins un employé. Si vous ne voulez pas qu’une politique puisse être sélectionnée, vous pouvez l’archiver.

Les politiques d’absence archivées ne sont plus disponibles et ne peuvent pas être attribuées aux employés. Vous trouverez les politiques archivées sous Paramètres > Absences > Congés payés > Politiques de cumul > Archives. Dans les archives, vous voyez également la date d’archivage, le nom de la personne qui a procédé à l’archivage et le nombre d’employés auxquels la politique est toujours attribuée.

Veuillez noter que vous ne pouvez pas récupérer des politiques de cumul archivées. Pour utiliser une politique de cumul archivée, vous devez la recréer via Nouvelle politique d’absence.

 

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