Il s’agit de la 2e étape sur les 5 que compte le module d’implémentation Heures travaillées et absences.

Cet article vous explique comment créer des types d’absence dans Personio afin que les employés puissent demander différents types d’absence, tels que les arrêts maladie, les congés payés et les congés parentaux.

Quels sont les avantages ?

• Répondez aux spécificités de votre organisation en matière de congés. Vous pouvez créer autant de types d’absence que nécessaire afin de respecter les politiques de votre entreprise (dans certains pays par exemple, vous devrez peut-être faire la distinction entre une absence pour travailler de l’étranger et une absence pour travailler du domicile).
• Créez une base de données centrale pour toutes les données d’absence des employés afin qu’ils puissent facilement suivre leurs absences prévues et, selon les droits d’accès au calendrier de l’entreprise, celles des autres employés aussi.
• Assurez-vous que les données sur les absences sont toujours à jour. Les employés pourront faire eux-mêmes des demandes d’absence. Une fois la demande validée, ces informations apparaîtront instantanément dans Personio. 

Étape 1 : Créer un type d’absence

1. Accédez à Paramètres > Heures travaillées et absences > Absence.
2. Cliquez sur Ajouter nouveau et saisissez un nom (exemple : Congés payés, Arrêt maladie, Travail à distance, etc.).
3. Cliquez sur le bouton Modifier pour configurer le type d’absence que vous venez de créer.
4. Dans l’option Couleur dans le calendrier, sélectionnez une couleur pour le type d’absence.
5. Dans l’option Catégorie, sélectionnez la catégorie d’absence à laquelle le nouveau type d’absence doit être attribué. Par exemple, sélectionnez la catégorie Congés payés pour le type d’absence Congés payés ou la catégorie Travail à distance pour le type d’absence Travail à distance. 
6. Dans l’option Unité de temps, sélectionnez Jours ou Heures. Notez que vous ne serez plus en mesure de modifier l’unité de temps une fois que le type d’absence aura été créé.
   

   Remarque
   Vous pouvez utiliser les absences suivies en heures pour suivre non seulement les absences pendant une partie de la journée (absence de deux heures sur une journée), mais aussi les absences d’une journée entière (absence de huit heures sur une journée) ou sur plusieurs jours (absence de huit heures sur deux jours).

7. S’applique uniquement aux absences suivies en jours : dans l’option Autoriser les demandes de demi-journée ?, indiquez si l’employé peut demander des demi-journées de congé pour ce type d’absence.

8. Dans l’option Remplaçant exigé ?, indiquez si les employés doivent nommer un autre employé pour être leur remplaçant. Le nom de leur remplaçant sera affiché dans le calendrier de l’entreprise.

   Remarque
   Pour les absences, la fonctionnalité d’importation n’est disponible que si les demandes de remplacement ne sont pas définies comme obligatoires dans le système.

9. Dans l’option Justificatif exigé ?, indiquez si les employés doivent importer un justificatif lorsqu’ils demandent ce type d’absence et, si oui, à compter de quel jour. 
10. S’applique uniquement aux absences suivies en jours : dans l’option Permettre aux remplaçants de demander des absences qui se chevauchent ?, indiquez si les employés qui sont désignés comme remplaçants peuvent demander ce type d’absence pendant cette période.

    Remarque
    Nous vous recommandons d’activer cette option uniquement pour les types d’absence considérés comme non prévus (Arrêt maladie, par exemple) et de la désactiver pour les types d’absence considérés comme prévus (Congés payés, par exemple). Ainsi, un employé qui remplace un autre employé ne pourra pas partir en congé pendant le remplacement.

11. Dans l’option Valide le, sélectionnez les jours de la semaine qui doivent être comptabilisés lors du calcul des droits aux congés. Les droits aux congés sont calculés en fonction du chevauchement entre les horaires de travail attribués et les jours sélectionnés dans cette option.

12. Activez l’option Considérer les heures travaillées pendant la période d’absence comme des heures supplémentaires ? si vous voulez que toutes les heures travaillées pendant une période d’absence soient considérées comme des heures supplémentaires dans Personio. Pour cela, l’employé doit enregistrer ses heures de travail dans Personio.
    

    Remarque
    Nous vous recommandons d’activer cette option uniquement pour les types d’absence considérés comme de véritables périodes d’absence dans votre entreprise (Congés payés, Arrêt maladie ou Congés exceptionnels, par exemple) et de la désactiver pour les types d’absence considérés comme simple source d’information (Travail à distance, par exemple).

13. Le cas échéant, sélectionnez l’option Activer les politiques de cumul ?. Pour déterminer si une politique de cumul est nécessaire, consultez la section suivante de cet article.
14. Cliquez sur Ajouter un type d’absence pour enregistrer vos paramètres.

Étape 2 : Déterminer si une politique de cumul est nécessaire 

La nécessité d’activer ou non l’option Activer les politiques de cumul ? et donc de créer ou non une politique de cumul varie selon que le type d’absence peut être pris :

• Un nombre illimité de fois (Arrêt maladie ou Travail à distance, par exemple)
  Vous n’avez pas besoin de créer une politique de cumul, car vous enregistrez simplement le nombre de jours/heures, au lieu de les déduire d’un total. Dans ce cas, vous n’avez pas besoin d’activer l’option Activer les politiques de cumul ?. Cliquez simplement sur Ajouter un type d’absence pour créer le type d’absence.

• Un nombre limité de fois (Congés payés et Congé parental, par exemple)
  Vous devez créer une politique de cumul afin que le système soustraie automatiquement du décompte total le nombre de jours/heures pris. Pour découvrir comment procéder, consultez l’article suivant. 

Félicitations 🎉
Vous pouvez maintenant créer des politiques de cumul pour les types d’absence dans Personio.