Découvrez les étapes à suivre avant de pouvoir importer les employés dans Personio.
Quels sont les avantages ?
Il est important de définir les informations de base de votre compte pour les raisons suivantes :
- Ajoutez des informations sur l’entreprise et un logo afin de personnaliser Personio pour votre organisation. Le logo sera affiché en haut à gauche de votre compte Personio et dans les notifications par e-mail.
- Configurez des départements dans Personio afin de pouvoir définir les heures hebdomadaires à temps plein pour chaque département, et déterminer ainsi l’Équivalent à Temps Plein (ETP) d’un employé et calculer le salaire des employés à temps partiel.
- Configurez les paramètres des bureaux afin de définir le fuseau horaire, les jours fériés et la devise pour chaque employé.
Étape 1 : Définir les informations générales sur l’entreprise
Pour définir les informations générales sur l’entreprise, procédez comme suit :
- Accédez à Paramètres > Organisation > Entreprise.
- Cliquez sur Modifier.
- Saisissez ensuite les informations sur votre entreprise et importez votre logo.
Remarque
Les paramètres sélectionnés pour la devise, le fuseau horaire et les jours fériés sont les valeurs par défaut initiales d’une entreprise. Vous pouvez cependant les modifier pour chaque bureau.
Pour en savoir plus, consultez l’article Configurer les informations sur l’entreprise.
Étape 2 : Créer des départements et des équipes
Départements
Les départements permettent de définir les heures de travail hebdomadaires à temps plein, et de déterminer ainsi l’ETP d’un employé et les employés qui travaillent à temps partiel afin de calculer leur salaire en conséquence.
Pour configurer vos départements, procédez comme suit :
- Accédez à Paramètres > Organisation > Départements et équipes.
- Dans l’onglet Départements, saisissez le nom du département sous Nouveau département, puis cliquez sur
.
- À côté du département que vous venez de créer, cliquez sur Modifier et indiquez les heures de travail hebdomadaires du département. Par défaut, les heures de travail hebdomadaires sont définies sur 40 heures.
Conseil
Si les heures hebdomadaires à temps plein de vos départements diffèrent en fonction du site de l’employé, créez des départements différents afin de tenir compte de ces heures hebdomadaires à temps plein.
Exemple
Jean travaille dans le département des ventes au Royaume-Uni, où les heures hebdomadaires à temps plein du département des ventes sont de 37,5 heures. Louise travaille dans le département des ventes en Allemagne, où les heures hebdomadaires du département sont de 40 heures. Dans ce cas, vous devez créer deux départements dans Personio :
Département 1 = Ventes Royaume-Uni
Département 2 = Ventes Allemagne
Équipes
Les équipes vous permettent de regrouper des employés afin de recréer dans Personio des structures organisationnelles complexes.
Pour créer des équipes, procédez comme suit :
- Accédez à Paramètres > Organisation > Départements et équipes.
- Dans l’onglet Équipes, saisissez le nom de l’équipe sous Nouvelle équipe, puis cliquez sur
Une fois les données des employés importées, vous pouvez attribuer ces équipes aux employés correspondants via la liste des employés. Le chiffre à côté du nom de l’équipe dans l’onglet Équipes correspond au nombre d’employés actifs actuellement attribués à l’équipe. Pour en savoir plus, consultez l’article Configurer les départements et les équipes.
Étape 3 : Créer des bureaux
Dans Personio, vous devez configurer un bureau pour chaque site de l’entreprise. Vous pourrez ainsi indiquer l’adresse, la devise, le fuseau horaire et, si nécessaire, un calendrier personnalisé des jours fériés pour chaque bureau. Pour créer un bureau, procédez comme suit :
- Accédez à Paramètres > Organisation > Bureaux.
- Dans le champ Nouveau bureau, saisissez le nom du bureau que vous souhaitez créer, puis cliquez sur
- À côté du nom du bureau, cliquez sur Modifier et ajoutez la devise, le fuseau horaire, l’adresse et le calendrier des jours fériés.
Vous trouverez plus d’informations sur la configuration des calendriers personnalisés de jours fériés à l’étape suivante.
Étape 4 : Configurer des calendriers de jours fériés
Il est essentiel que le calendrier des jours fériés soit configuré correctement et entièrement, car il entre en compte dans le calcul du solde des absences. Un jour défini comme jour férié dans Personio ne sera pas considéré comme un jour d’absence, même si l’employé demande un congé ce jour-là.
Exemple
Dans votre entreprise, une règle interne permet aux employés de travailler une demi-journée les 24 et 31 décembre, en plus des jours fériés. Ces demi-journées doivent être entrées dans votre calendrier personnalisé des jours fériés dans Personio. Si un employé demande un congé du 24 au 31 décembre, seulement 4 jours de congés seront comptabilisés, car les jours fériés ne sont pas comptés ou ne sont comptés que comme des demi-journées (voir l’image ci-dessous).
Si votre entreprise possède des bureaux dans différents pays, un calendrier des jours fériés distinct peut être configuré et attribué à chaque bureau. Pour découvrir comment configurer des calendriers des jours fériés, cliquez ici.
Remarque
Avant de passer au module suivant, vérifiez que tous les paramètres sont correctement configurés dans Contrôle qualité : informations de base du compte.