Démarrer avec Personio, pour les employés

 

Bienvenue sur Personio. Cet article vous explique comment vous connecter à Personio pour la première fois et comment réaliser les actions de base de l’application.

 

Activer votre compte Personio

Pour activer votre compte Personio, commencez par cliquer sur le lien qui se trouve dans l’e-mail d’activation que nous vous avons envoyé. Inscrivez-vous avec votre adresse e-mail et définissez votre mot de passe personnel.

Remarque : votre mot de passe doit remplir les conditions ci-dessous.

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Lorsque l’activation est terminée, la zone Accueil de votre compte Personio s’affiche dans le navigateur. Sur l’écran de connexion Personio, connectez-vous de nouveau en saisissant votre adresse e-mail et le mot de passe que vous venez de définir.

Astuce : votre URL de connexion est : moncompte.personio.de

 

Présentation des fonctions

Vous trouverez ci-dessous une courte description des principales fonctions de Personio.

Remarque : la disponibilité des fonctionnalités dans votre compte Personio dépend de vos droits d’accès et des fonctions utilisées par votre entreprise. Il est donc possible que les éléments ci-dessous apparaissent différemment dans votre profil personnel.

 

Votre zone Accueil

Lorsque vous vous connectez, votre zone Accueil s’affiche. Vous pouvez également cliquer sur Accueil pour accéder à l’écran d’accueil de votre compte Personio.

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  • Tâches
    Le widget Tâches vous donne une vue d’ensemble des tâches en attente. Vous pouvez gérer certaines tâches directement dans le widget. Pour accéder à vos notifications, cliquez sur Notifications afin d’ouvrir votre boîte de réception.
  • Validations
    Le widget Toutes les validations présente toutes les demandes de validation en attente (heures travaillées et absences, justificatifs d’absence et données des employés).
  • Suivi des heures travaillées de la journée en cours
    Le widget Heures travaillées de la journée en cours vous permet d’entrer rapidement et efficacement les heures de travail et les pauses sans avoir à accéder à l’onglet Heures travaillées de votre profil.

    Remarques 
    ▶︎ Vous ne pouvez saisir que des entrées complètes. Si vous souhaitez entrer partiellement votre temps de travail, vous devez le faire dans l’onglet Heures travaillées.
    ▶︎ Si un règlement des pauses a été spécifié, un avertissement apparaît si les pauses entrées sont insuffisantes.
    ▶︎
    Si les heures supplémentaires et le déficit d’heures sont activés, les horaires enregistrés sont indiqués en violet et signalés par un symbole d’horloge.
    ▶︎ L
    e widget vous permet uniquement d’ajouter des heures de travail et des pauses. Pour ajouter le temps passé sur un projet et des commentaires, utilisez l’onglet Heures travaillées.

 

Paramètres personnels

Pour modifier vos paramètres personnels, cliquez sur votre photo de profil en haut à droite et sélectionnez Paramètres personnels. Vous pouvez alors effectuer les opérations suivantes :

  • Vous pouvez sélectionner la langue de votre choix. Personio est actuellement disponible en français, en anglais, en allemand, en espagnol, en italien et en néerlandais.
  • Vous pouvez cliquer sur Notifications pour indiquer si vous souhaitez recevoir les rappels dans votre boîte de réception uniquement ou également par e-mail. Nous vous recommandons d’activer les notifications par e-mail.
  • Sous Rappels, vous verrez la liste des rappels prédéfinis pour vous. Vous pouvez également y enregistrer d’autres rappels.
  • Sous E-mail, vous pouvez créer et enregistrer votre signature personnelle dont vous aurez besoin si vous participez au processus de recrutement dans votre entreprise. Pour en savoir plus sur la création d’une signature d’e-mail, cliquez ici

 

Votre profil

Vous pouvez accéder directement à votre profil en cliquant sur Mon profil dans la barre latérale. Vous pouvez également y accéder via votre image de profil en haut à droite de l’écran : cliquez sur l’image, puis sur Mon profil pour afficher un aperçu de toutes les fonctions auxquelles vous avez accès à partir de votre profil d’employé.

 

Importer une photo de profil

Commencez à personnaliser votre profil en important une photo de profil. Cliquez sur l’avatar et sélectionnez une photo, puis cliquez sur Importer pour enregistrer votre photo de profil.

 

Informations personnelles

Dans la section Informations personnelles de Mon profil se trouvent vos données personnelles et vos données d’employé. En fonction de vos droits d’accès, vous pourrez peut-être proposer, modifier ou programmer des modifications dans cette section.

 

Salaire

Dans votre profil d’employé, cliquez sur Salaire pour voir les différents éléments qui composent votre salaire. Cliquez sur Aperçu détaillé pour voir l’historique des changements de votre salaire.

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Documents

Selon vos droits d’accès, vous pouvez importer des documents personnels dans la section Documents de votre profil d’employé et y accéder. Il peut s’agir par exemple de contrats, de références et de justificatifs d’absence. 

Il est également possible qu’il soit d’usage dans votre entreprise de conserver vos bulletins de salaire dans la catégorie Paie.

 

Heures travaillées

Dans l’onglet Heures travaillées, vous pouvez voir un aperçu de vos heures de travail, de vos heures supplémentaires et du déficit d’heures, s’ils ont été enregistrés, ainsi que vos jours de travail et vos heures hebdomadaires. Vous pouvez enregistrer les heures travaillées dans l’aperçu mensuel. Pour ce faire, cliquez sur un jour pour entrer les heures de début et de fin de votre journée de travail, ainsi que la durée des éventuelles pauses. Vous pouvez également attribuer les heures travaillées à un projet ou ajouter un commentaire.

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Notes

  • Si des règles concernant les pauses ont été spécifiées, un triangle d’avertissement orange signale toute durée de pause insuffisante. Une icône violette en forme d’horloge apparaît si des heures supplémentaires ou un déficit d’heures sont constatés.
  • Si des heures travaillées ont été saisies mais qu’elles sont marquées comme En attente, elles doivent encore être validées. Les heures travaillées validées sont marquées comme Validées, tandis que les entrées rejetées sont indiquées comme Refusées. Vous pouvez modifier des heures travaillées refusées et les soumettre à nouveau pour validation.
  • Vous pouvez également copier les heures enregistrées d’une journée de travail dans d’autres jours du même mois. Pour cela, placez le curseur sur la cellule d’une journée en attente ou validée dans le calendrier, puis cliquez sur l’icône Copier les heures située en haut à droite.employee-profile-attendance-time-copying_fr.png
  • Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez Jours de travail de mes horaires de travail pour copier dans tous les jours du mois, ou Jours spécifiques de la semaine pour copier uniquement dans les jours de la semaine sélectionnés pour le mois entier. Vous avez également la possibilité de copier des commentaires et des projets. Une fois que vous aurez confirmé votre sélection, une nouvelle entrée sera créée pour chaque jour choisi. 

Remarque : vous ne pouvez pas copier les heures dans les jours fériés, les jours avec des absences validées et les jours avec d’autres périodes entrées.

 

Absences

Pour consulter ou demander des absences, procédez comme suit :

  1. Accédez à Mon profil > Absences pour consulter vos soldes d’absence, tels que vos droits aux congés payés.
  2. Utilisez la fonction Ajouter une période d’absence ou sélectionnez les jours d’absence directement dans le calendrier pour faire une demande d’absence.
  3. Sélectionnez ensuite le type d’absence, Congés payés par exemple, la période d’absence et le remplaçant qui a été désigné (le cas échéant).
  4. Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter un commentaire à votre demande.
  5. Cliquez sur Demander pour envoyer la demande d’absence.

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Une fois la demande validée, votre solde d’absence est mis à jour et vous recevez une confirmation par e-mail. Dans l’onglet Absence, vous voyez également les jours reportés de l’année précédente, vos droits aux congés pour l’année en cours, le nombre total de jours d’absence déjà pris et ceux prévus pour cette année, ainsi que le nombre de jours d’absence disponibles pour cette année.

Si un justificatif d’absence est nécessaire pour un certain type d’absence après un nombre de jours donné, par exemple dans le cas d’un congé maladie, une demande de justificatif est envoyée dans Personio et par e-mail. Cliquez sur Importer le justificatif. Une fois que vous avez importé le justificatif, il est disponible dans la catégorie Justificatifs de l’onglet Documents.

Pour en savoir plus sur les congés et les arrêts maladie dans Personio, regardez les vidéos suivantes : 

Si vous devez modifier ou supprimer des absences futures qui ont déjà été validées, vous devez le faire dans la vue calendrier. Cliquez sur la période d’absence que vous souhaitez modifier et changez les dates de début et de fin, ou supprimez toute la période. En cas de modification, un autre processus de validation commence. La nouvelle période apparaîtra donc sur votre compte uniquement après sa confirmation.

 

Performance

La section Performance de votre profil d’employé vous donne un aperçu du feedback, des réunions sur les performances et des objectifs pour la période en cours. Si vous cliquez sur une entrée, des informations supplémentaires s’affichent, comme le contenu du feedback, les détails de la réunion ou la description des objectifs.

Remarque : pour rédiger et publier un feedback, vous devez disposer des droits de modification sur la section Performance

 

Onboarding

La section Onboarding de votre profil d’employé contient toutes les tâches que vous devez effectuer en tant que nouvel employé, en fonction de vos privilèges d’accès. La date limite correspond à l’échéance de chacune des tâches en attente. Personio envoie des e-mails et crée sur votre écran d’accueil des tâches à effectuer afin de vous rappeler les processus d’onboarding en attente.

 

Notes

La section Notes de votre profil d’employé vous permet d’enregistrer des notes et des rappels personnels dans votre compte Personio.

Remarque : les employés doivent également disposer au moins des droits d’affichage sur la section Gérer les comptes pour accéder aux rappels.

 

Calendriers

Pour finir, vous pouvez voir dans Personio une vue d’ensemble des calendriers qui sont intégrés au logiciel. Pour accéder aux calendriers, cliquez sur Calendriers dans le menu de la barre latérale. Deux vues sont disponibles : le Calendrier des absences et le Calendrier des événements. 

 

Calendrier des absences

Le Calendrier des absences présente toutes les absences que vous êtes autorisé à voir. Vous pouvez appliquer différents filtres à cette vue, par exemple filtrer par type d’absence, par département, par bureau ou par filiale. 

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Calendrier des événements

Le Calendrier des événements contient les informations suivantes :

  • les entretiens et les réunions de feedback auxquels vous êtes invité ;
  • vos rappels personnels et les anniversaires ;
  • les jours fériés dans votre bureau.

Cliquez sur les autres calendriers que vous êtes autorisé à afficher afin que les entrées correspondantes apparaissent dans la vue d’ensemble du calendrier. Utilisez la fonction de filtre pour que le calendrier soit à nouveau affiché pour des filiales, des bureaux, des départements ou des équipes spécifiques.

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Astuce : utilisez la fonction iCAL pour intégrer le calendrier à une application externe telle qu’un agenda Google ou Outlook. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Exporter et sélectionnez le(s) calendrier(s) que vous voulez intégrer à votre calendrier. Si vous le souhaitez, vous pouvez filtrer le calendrier iCAL par département. Sélectionnez ensuite le lien qui vient d’être généré et intégrez-le à votre calendrier externe. Pour découvrir comment intégrer le calendrier Personio via un lien iCal, cliquez ici.

 

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