Cet article explique comment recréer dans Personio la structure de votre entreprise en ajoutant des bureaux et des entités juridiques et en leur attribuant des employés. L’ajout de bureaux dans Personio permet d’organiser les employés en fonction de leur lieu physique et permet de créer des rapports et des analyses spécifiques à chaque lieu. En outre, l’ajout d’entités juridiques permet de gérer la conformité aux législations locales et de garantir une gestion précise de la paie et des avantages sociaux.
Remarque
Si vous utilisez Personio Payroll, vous devez impérativement configurer correctement la structure de votre entreprise. En savoir plus sur la configuration de la structure de votre entreprise pour Personio Payroll.
Configurer des bureaux
Ajouter un bureau
Vous devez configurer un bureau pour chaque site de l’entreprise comme bureau distinct dans Personio. Vous pourrez ainsi configurer l’adresse, la devise, le fuseau horaire et, si nécessaire, un calendrier personnalisé des jours fériés pour chaque bureau.
Pour configurer un bureau, procédez comme suit :
- Accédez à Paramètres > Bureaux.
- Dans le champ Nouveau bureau... , saisissez un nom et cliquez sur le bouton + .
- Après avoir ajouté le nouveau bureau, vous pouvez remplir les différents champs :
-
(0) : le nombre d’employés actifs attribués. S'il n'y en a pas, vous pouvez supprimer le bureau.
-
Nom du bureau : le nom que vous venez de saisir.
-
Devise : devisedu bureau. Cette information apparaît dans le profil des employés pour le salaire et la paie.
-
Fuseau horaire : fuseau horaire du bureau. Cette information est importante pour les processus d’import et les rappels par e-mail.
-
Adresse : l’adresse du bureau est importante si vous voulez utiliser les portails d’offres d’emploi.
-
Jours fériés : calendrier des jours fériés du bureau. Il n'est pertinent que s'il est différent du planning des jours fériés de l'entreprise, et qu'il est essentiel pour le calcul des soldes d' absence .
Commentaire :
L’attribut Bureau est généralement créé automatiquement lorsque vous importez les données des employés dans Personio. Toutefois, nous vous conseillons de vérifier et de mettre à jour ces informations manuellement par la suite.
Activer la géolocalisation
Si vous suivez la position de vos employés par rapport à leurs lieux de travail, vous devez activer la géolocalisation. Procédez comme suit :
- Accédez à Paramètres > Lieux de travail.
- Cliquez sur un lieu de travail, puis sur Modifier.
- Recherchez une adresse et faites glisser l’épingle pour affiner la localisation.
- Faites défiler vers le bas et activez l’option de géolocalisation.
- Définissez le rayon du périmètre. Ce paramètre détermine à quelle distance du bureau vos employés doivent se trouver lorsqu’ils pointent à l’arrivée ou au départ.
- Enregistrez les modifications.
Configurer des entités juridiques
Activer les entités juridiques
-
Décidez si vous devez activer les entités juridiques. Le tableau ci-dessous montre l'impact des entités juridiques sur les fonctionnalités dans Personio :
| Fonctionnalité |
Impact de l’entité juridique |
| Page Carrières |
Vous pouvez créer une page carrière distincte pour chaque entité juridique et attribuer des postes à des entités juridiques spécifiques. Découvrez-en plus sur l’image de marque des entités juridiques pendant le recrutement.
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| DATEV |
Vous pouvez configurer l’intégration DATEV pour différentes entités juridiques.
Cependant, lorsque vous activez des entités juridiques, les paramètres employeur DATEV sont supprimés et l’autorisation est révoquée. Cela assure l’exactitude des paramètres pour chaque entité juridique et permet qu’aucune donnée ne soit envoyée au mauvais destinataire.
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| Filtrer par attribut |
Vous pouvez sélectionner l’attribut Entité juridique pour n’importe quel filtre disponible dans Personio. Par exemple, vous pouvez l’utiliser pour accorder des droits d’accès à une entité juridique spécifique. Les employés ayant des droits d’accès pour une entité juridique spécifique ne peuvent alors accéder qu’aux données de cette entité. Découvrez-en plus sur les rôles et les droits d’accès (implémentation).
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| Organigramme |
Vous pouvez afficher chaque entité juridique et ses employés dans l’organigramme en filtrant par entité juridique.
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| Paie |
Vous pouvez créer des exports de paie distincts pour chaque entité juridique. Les entités juridiques sont automatiquement séparées dans les processus de préparation de la paie. Consultez notre article sur le processus de paie mensuelle dans Personio pour en savoir plus.
Toutefois, lorsque vous activerez des entités juridiques supplémentaires, les périodes de référence précédemment validées ne le seront plus et les exportations précédemment générées ne seront plus accessibles.
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| Rapports |
Vous pouvez générer des rapports distincts en créant des groupes ou en ajoutant des filtres pour des entités juridiques spécifiques.
|
- Accédez à Paramètres > Organisation > Entreprise.
- En regard des Informations sur l’entreprise, cliquez sur Modifier.
- Cochez la case Fonctions de l’entité juridique activées, puis cliquez sur Soumettre.
Ajouter des entités juridiques
- Accédez à Paramètres > Organisation > Entités juridiques (filiales).
- Cliquez sur Ajouter.
- Sélectionnez un pays et, dans la recherche d’entités juridiques, recherchez le nom complet de l’entité juridique et sélectionnez l’entité de votre choix. Les informations sont renseignées automatiquement. Vous pouvez également les renseigner manuellement.
- Cliquez sur Ajouter.
- Répétez le processus pour chaque entité juridique que vous devez ajouter. Si vous ajoutez plusieurs entités juridiques, sélectionnez l’entité souhaitée comme entité juridique principale et cliquez sur Définir en tant qu’entité juridique principale.
Si vous rencontrez des erreurs lorsque vous remplissez les attributs d'une entité juridique, consultez les tableaux suivants (et également ce tableau relatif à la paie, si votre entreprise est basée en Allemagne) :
Informations générales
| Attribut |
Règles de validation ▶︎ L'erreur est déclenchée si... |
| Nom |
- la valeur est < 3 caractères.
- le premier caractère est l'un de ces signes : espace, tiret bas, signe moins, signe plus, virgule, point-virgule, deux-points, astérisque, point, croisillon.
-
la valeur est le numéro d'immatriculation de l'entreprise.
Remarque
Le type d’entreprise (GmbH, API, etc.) doit se trouver à la fin du texte et est sensible aux majuscules.
Exemples:
▶︎ Groupe d'employés Personio
▶︎ Personio SE & Co KG
Les erreurs apparaissent si:
▶︎ un mot est manquant : Personio SE
▶︎ ordre erroné : Personio SE group
▶︎ faute d'orthographe : Personio SE
|
| Numéro d’immatriculation |
- ne comporte pas exactement 8 caractères.
- les trois premiers chiffres du numéro d'immatriculation commencent par l'une des combinaisons suivantes : 000, 001, 002, 003, 004, 005, 006, 007, 008, 009, 100, 101, 102, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 996, 997.
Remarque
Consultez notre article pour en savoir plus sur le numéro d’immatriculation de l’entreprise pour les entités juridiques basées en Allemagne.
|
| E-mail |
- la valeur est > 70 caractères.
- le caractère @ apparaît plus d'une fois.
- les caractères @, <, > ou une apostrophe apparaissent au début ou à la fin de la valeur.
- la valeur contient autre chose que ce qui suit :
| point d'exclamation ! |
esperluette & |
| guillemet anglais " |
apostrophe ' |
| croisillon # |
parenthèse () |
| dollar $ |
astérisque * |
| pourcentage % |
plus + |
| virgule , |
trait d'union - |
| période . |
barre oblique / |
| chiffres 0-9 |
deux-points : |
| point-virgule ; |
moins de < |
| égal à = |
supérieur à > |
| point d'interrogation ? |
paragraphe § |
| @ |
lettres majuscules A-Z, Ä, Ö, Ü |
| accent circonflexe ^ |
lettres minuscules a-z, ä, ö, ü |
| accent grave ` |
tiret bas _ |
|
| téléphone |
-
la valeur est > 20 caractères ou < 7 caractères.
- la valeur contient des caractères autres que ceux-ci : chiffres, traits d'union, barres obliques, parenthèses, espaces, signe plus.
- un signe plus est inclus n'importe où à l'exception du premier caractère.
- le premier caractère n'est pas un signe plus, un zéro ou une parenthèse ouvrante.
- la valeur contient un signe plus suivi d'un zéro.
- la valeur ne contient que des zéros.
|
Adresse
| Attribut |
Règles de validation ▶︎ L'erreur est déclenchée si... |
| Nom de rue |
- la valeur est > 33 caractères, < 2 caractères
▶︎ Exception : La valeur peut être une lettre majuscule. ✅ ab | ✅ A | ❌ a
- vous utilisez des caractères autres que ceux-ci : lettres, chiffres, espaces, points, virgules, traits d'union, barres obliques, apostrophes, parenthèses, esperluettes, guillemets.
-
un caractère spécial (espaces, virgules, apostrophes, traits d'union, barres obliques et points) apparait plus d'une fois à la suite
▶︎ Exemple : Nom de rue,,
- la valeur commence par trois lettres identiques.
▶︎ Exception 1 : commence par III. et comporte ensuite d'autres caractères.
▶︎ Exception 2 : commence par MMM-Str.
- la valeur commence par un élément qui n'est ni une lettre, ni un chiffre, ni une apostrophe, ni un guillemet.
- la valeur commence par une série de chiffres qui n'est pas suivie d'une lettre, d'un point, d'un espace ou d'un trait d'union.
- contient une série de chiffres qui n'est pas suivie d'une lettre, d'un point, d'un espace, d'un trait d'union, d'une barre oblique ou d'une virgule.
- la valeur contient un point qui ne suit pas immédiatement une lettre ou un chiffre.
- la valeur se termine par un espace ou un trait d'union.
|
| Numéro de rue |
- la valeur est > 9 caractères.
- la valeur contient des caractères autres que ceux-ci : lettres, chiffres, virgules, espaces, traits d'union, barres obliques et points.
- le premier et le dernier caractères ne sont ni des lettres, ni des chiffres.
- un caractère spécial (espaces, virgules, traits d'union, barres obliques et points) apparaît plus d'une fois à la suite.
▶︎ Exemple : 151 rue de la Paix*
|
| Ville |
- la valeur est > 34 caractères ou < 2 caractères.
- la valeur contient des éléments autres que ceux-ci : lettres, points, virgules, espaces, traits d'union, barres obliques, parenthèses.
- un caractère spécial (espaces, virgules, traits d'union, barres obliques et points) apparaît plus d'une fois à la suite.
▶︎ Exemple : Paris,
- la valeur commence par trois lettres identiques.
- la valeur ne commence pas par une majuscule.
- un point apparaît après un élément autre qu'une lettre.
- le dernier caractère n'est pas une lettre, un point ou une parenthèse fermante.
|
| Code postal |
- la valeur se situe en dehors de la plage (exemple : externe 01000 à 99999 pour les entités juridiques basées en Allemagne).
|
| État |
Remarque
Ce champ ne s’affiche que si vous sélectionnez l'Allemagne comme pays de l’entité juridique.
|
Adresse postale
| Attribut |
Règles de validation ▶︎ L'erreur est déclenchée si... |
| Nom |
- la valeur contient un espace comme premier caractère.
|
| Numéro de boîte postale |
- la valeur est > 10 caractères.
Remarque
Ce champ est obligatoire uniquement si vous sélectionnez Boîte postale comme type d’adresse. Si vous sélectionnez Adresse postale internationale ou Adresse postale standard, ce champ peut être laissé vide.
|
| Nom de rue |
- la valeur est > 33 caractères, < 2 caractères
▶︎ Exception : La valeur peut être une lettre majuscule. ✅ ab | ✅ A | ❌ a
- vous utilisez des caractères autres que ceux-ci : lettres, chiffres, espaces, points, virgules, traits d'union, barres obliques, apostrophes, parenthèses, esperluettes, guillemets.
-
un caractère spécial (espaces, virgules, apostrophes, traits d'union, barres obliques et points) apparait plus d'une fois à la suite
▶︎ Exemple : Nom de rue,,
- la valeur commence par trois lettres identiques.
▶︎ Exception 1 : commence par III. et comporte ensuite d'autres caractères.
▶︎ Exception 2 : commence par MMM-Str.
- la valeur commence par un élément qui n'est ni une lettre, ni un chiffre, ni une apostrophe, ni un guillemet.
- la valeur commence par une série de chiffres qui n'est pas suivie d'une lettre, d'un point, d'un espace ou d'un trait d'union.
- contient une série de chiffres qui n'est pas suivie d'une lettre, d'un point, d'un espace, d'un trait d'union, d'une barre oblique ou d'une virgule.
- la valeur contient un point qui ne suit pas immédiatement une lettre ou un chiffre.
-
la valeur se termine par un espace ou un trait d'union.
Remarqie
Ce champ est obligatoire uniquement si vous sélectionnez Adresse postale standard comme type d’adresse. Si vous sélectionnez Adresse postale internationale ou Boîte postale, ce champ peut être laissé vide.
|
| Numéro de rue |
- la valeur est > 9 caractères.
- la valeur contient des caractères autres que ceux-ci : lettres, chiffres, virgules, espaces, traits d'union, barres obliques et points.
- le premier et le dernier caractères ne sont ni des lettres, ni des chiffres.
- un caractère spécial (espaces, virgules, traits d'union, barres obliques et points) apparaît plus d'une fois à la suite.
▶︎ Exemple : 151 rue de la Paix*
|
| Code postal |
- le pays est réglé sur Allemagne et la valeur se situe en dehors de la plage 01000 à 99999.
- Le pays est défini sur l'une des valeurs ci-dessous et la valeur ne correspond pas à la structure correspondante dans la liste.
| Pays |
Chiffres |
Caractères autorisés
N = nombre, A = majuscule
|
| Autriche |
4 |
NNNN |
| Belgique |
4 |
NNNN |
| Canada |
7 |
ANA NAN |
| Suisse |
4 |
NNNN |
| Danemark |
4 |
NNNN |
| France |
5 |
NNNNN |
| Pays-Bas |
7 |
NNNN AA |
| Pologne |
6 |
NN-NNN |
| République tchèque |
6 |
NNN NN |
| Luxembourg |
4 |
NNNN |
| Bulgarie |
4 |
NNNN |
| Estonie |
5 |
NNNNN |
| Grèce |
6 |
NNN NN |
| Espagne |
5 |
NNNNN |
| Croatie |
5 |
NNNNN |
| Italie |
5 |
NNNNN |
| Chypre |
4 |
NNNN |
| Lettonie |
4 |
NNNN |
| Lituanie |
5 |
NNNNN |
| Hongrie |
4 |
NNNN |
| Malte |
8 |
AAA NNNN |
| Portugal |
8 |
NNNN-NNN |
| Roumanie |
6 |
NNNNNN |
| Slovénie |
4 |
NNNN |
| Slovaquie |
6 |
NNN NN |
| Finlande |
5 |
NNNNN |
| Suède |
6 |
NNN NN |
|
| Ville |
- la valeur est > 34 caractères ou < 2 caractères.
- la valeur contient des éléments autres que ceux-ci : lettres, points, virgules, espaces, traits d'union, barres obliques, parenthèses.
- un caractère spécial (espaces, virgules, traits d'union, barres obliques et points) apparaît plus d'une fois à la suite.
▶︎ Exemple : Paris,
- la valeur commence par trois lettres identiques.
- la valeur ne commence pas par une majuscule.
- un point apparaît après un élément autre qu'une lettre.
- le dernier caractère n'est pas une lettre, un point ou une parenthèse fermante.
|
| État |
Remarque
Ce champ ne s’affiche que si vous sélectionnez l'Allemagne comme pays de l’entité juridique.
|
| Pays |
- le même pays est sélectionné comme pays de l'entité juridique.
Remarque
Ce champ n’apparaît que si vous sélectionnez le type d’adresse Adresse postale internationale.
|
Nom du contact
| Attribut |
Règles de validation ▶︎ L'erreur est déclenchée si... |
| Nom complet |
- la valeur est > 34 caractères.
|
| téléphone |
- la valeur est > 20 caractères ou < 7 caractères.
- la valeur contient des caractères autres que ceux-ci : chiffres, traits d'union, barres obliques, parenthèses, espaces, signe plus.
- un signe plus est inclus n'importe où à l'exception du premier caractère.
- le premier caractère n'est pas un signe plus, un zéro ou une parenthèse ouvrante.
- la valeur contient un signe plus suivi d'un zéro.
-
la valeur ne contient que des zéros.
|
| E-mail |
- la valeur est > 70 caractères.
- le caractère @ apparaît plus d'une fois.
- les caractères @, <, > ou une apostrophe apparaissent au début ou à la fin de la valeur.
- la valeur contient autre chose que ce qui suit :
| point d'exclamation ! |
esperluette & |
| guillemet anglais " |
apostrophe ' |
| croisillon # |
parenthèse () |
| dollar $ |
astérisque * |
| pourcentage % |
plus + |
| virgule , |
trait d'union - |
| période . |
barre oblique / |
| chiffres 0-9 |
deux-points : |
| point-virgule ; |
moins de < |
| égal à = |
supérieur à > |
| point d'interrogation ? |
paragraphe § |
| @ |
lettres majuscules A-Z, Ä, Ö, Ü |
| accent circonflexe ^ |
lettres minuscules a-z, ä, ö, ü |
| accent ` |
tiret bas _ |
|
Attribuer des employés à une entité juridique
Pour affecter de nouveaux employés à une entité juridique, procédez comme suit :
-
Ajoutez un nouvel employé à la liste des employés.
- Sélectionnez l’entité juridique de cet employé dans les options de configuration du nouveau profil d’employé.
Pour modifier l’entité juridique d’un employé :
- Accédez à Employés > Liste des employés.
- Sélectionnez les employés dont vous voulez modifier les informations.
- Cliquez sur Actions > Modifier le profil.
- Choisissez Entité juridique dans la liste des attributs.
- Sélectionnez une nouvelle entité juridique.
- Facultatif : sélectionnez la date d’entrée en vigueur.
- Cliquez sur Enregistrer.
Vous pouvez consulter le nombre d’employés attribués à une entité juridique en vous rendant dans Paramètres > Organisation > Entités juridiques(filiales).
Supprimer une entité juridique
Pour supprimer une entité juridique, procédez comme suit :
- Accédez à Paramètres > Organisation > Entités juridiques (filiales).
- Sélectionnez l’entité juridique que vous souhaitez supprimer. Assurez-vous que l’entité juridique ne contient aucun employé actif ou inactif.
- Cliquez sur le menu à trois points en haut à droite.
- Cliquez sur Supprimer.
- Une fenêtre de confirmation vous informera que vous êtes sur le point de supprimer l’entité juridique. Cliquez sur Supprimer pour continuer.