Cet article contient des informations sur les types d’attribut du profil de l’employé et explique comment les créer et les stocker dans des sections. Il présente également toutes les sections et tous les attributs des employés qui peuvent vous être utiles, ainsi que des exemples d’utilisation.
Pour conserver dans Personio des informations sur les employés, vous pouvez créer des attributs de l’employé dans votre compte et les regrouper dans des sections. Les attributs seront ensuite affichés dans l’onglet Informations personnelles du profil de l’employé.
Ajouter des sections et des attributs
Pour créer, modifier ou supprimer des sections et des attributs, accédez à Paramètres > Personnel > Informations des employés. La liste à gauche de l’écran répertorie toutes les sections. Pour créer d’autres sections, cliquez sur le bouton Créer une section.
Les attributs affectés à la section sélectionnée apparaissent à droite. Les attributs accompagnés d’une note grise Attribut prédéfini sont des attributs système que vous ne pouvez ni renommer, ni supprimer. Tous les autres attributs sont définis par l’utilisateur et peuvent être modifiés et supprimés.
Pour créer un attribut, cliquez sur Ajouter un attribut dans la section sélectionnée. Veuillez noter que cette opération ne peut être effectuée que dans la langue de l’entreprise définie dans Paramètres > Organisation > Entreprise > Informations sur l’entreprise. Donnez un nom à l’attribut et sélectionnez son type.
Types d’attribut
Vous pouvez sélectionner les types d’attribut suivants :
| Type d’attribut | Description |
| Général | Simple zone de texte pour les textes courts, tels que les noms, les adresses e-mail, les codes postaux ou les numéros de téléphone. |
| Zone de texte multilignes | Zone de texte multilignes dans laquelle vous pouvez saisir du texte plus long (des commentaires par exemple). Vous êtes limité à 2 000 caractères. |
| Nombre (entier) | Nombres sans décimales, tels que l’ID d’employé. |
| Nombre (jusqu’à deux décimales) | Nombres avec une ou deux décimales, tels que des indemnités pour enfants à charge, des sommes monétaires ou des pourcentages (pour définir le nombre de décimales, cliquez sur Modifier dans les paramètres). |
| Date |
Pour les dates importantes des employés, tels que leur date de naissance, vous pouvez créer un attribut avec le format « Date ». Vous pouvez également créer des rappels pour tous les attributs de ce type. Vous pouvez aussi cocher la case Masquer l’année au public. |
| Lien |
Les liens vous permettent par exemple d’enregistrer les profils LinkedIn ou Xing des employés. Lorsqu’ils sont correctement consignés, les liens ouvrent directement la page correspondante dans la fenêtre du navigateur. |
| Liste d’options | Utilisez le format d’attribut Liste d’options pour définir les options de l’attribut sélectionné. Avec les listes, les attributs ne peuvent pas être renseignés arbitrairement, ce qui évite les erreurs. Pour les attributs de ce type, une seule des options enregistrées peut être sélectionnée. Vous pouvez par exemple l’utiliser pour inviter l’employé à répondre par Oui ou par Non. |
| Tags | Permet également de définir les options possibles des attributs à sélection multiple. Sachez cependant que plusieurs options peuvent être sélectionnées en même temps. Vous pouvez par exemple l’utiliser pour saisir des compétences telles que les langues parlées. |
Conseil: pour les types d’attribut Standard, Nombre (entier) et Nombre (jusqu’à deux décimales), vous pouvez également indiquer si l’attribut que vous avez créé doit être utilisé pour l’identification unique (ID unique) des employés. Pour ce faire, cochez la case correspondante. Veuillez noter que le système définit déjà les adresses e-mail des employés comme des ID uniques.
Organiser les sections et les attributs
Vous pouvez déplacer les attributs au sein d’une section, ou d’une section à une autre, par glisser-déposer. Vous pouvez ainsi organiser les informations des employés comme bon vous semble.
Remarque
Si vous déplacez un attribut dans une nouvelle section, pensez aux droits d’accès qui sont accordés à la nouvelle section de l’attribut. Par exemple, si vous déplacez un attribut dans la section Profil public, il sera visible par tous les employés.
Traduire les sections et les attributs personnalisés
Les sections et attributs prédéfinis sont créés dans plusieurs langues et sont disponibles en français, en anglais, en allemand, en espagnol, en néerlandais, en italien, en suédois et en finnois. Pour les sections et les attributs personnalisés, vous pouvez importer vos propres traductions dans les langues ci-dessus, selon vos besoins.
Remarque : il n’est pas possible d’enregistrer les traductions des options disponibles pour les types d’attribut Liste d’options et Tags. Cette fonctionnalité sera ajoutée ultérieurement.
La langue du compte de votre entreprise constitue toujours la base de vos traductions. La langue de votre compte porte la mention (défaut) en haut à droite du menu des langues. Si aucune traduction n’a été ajoutée pour un attribut, il apparaît dans la langue par défaut dans le profil des employés.
Pour ajouter les traductions de vos attributs personnalisés, sélectionnez d’abord une langue dans le menu déroulant. Les attributs pour lesquels aucune traduction n’a été saisie sont signalés par un point d’exclamation jaune.
Cliquez sur l’attribut pour lequel vous souhaitez ajouter une traduction, saisissez la traduction dans la zone de texte, puis cliquez sur Enregistrer. La traduction s’affichera alors dans la langue choisie, au-dessus du texte original dans la langue de votre entreprise. Pour les employés, l’attribut s’affichera dans la langue qu’ils ont sélectionnée dans Mon profil > Paramètres personnels.
Remarque : les sections et les attributs ne peuvent être ajoutés, déplacés ou supprimés que dans la langue par défaut. Si vos paramètres correspondent à une autre langue, les boutons Créer une nouvelle section et Ajouter un attribut sont grisés et vous ne pouvez pas effectuer ces opérations.
Bonnes pratiques
Le tableau suivant présente les sections et les attributs utilisés le plus souvent pour les employés, ainsi que des exemples.
| Section | Attribut | Type d’attribut | Exemple |
|
Profil public |
Prénom Nom Genre Filiale Bureau Département Poste Numéro de téléphone professionnel Téléphone portable |
prédéfini prédéfini prédéfini prédéfini prédéfini prédéfini prédéfini prédéfini Général Général |
Jean Marchand Homme jean.marchand@personio.de Personio Professionals Munich Service client Responsable du service client 089 123789456 089 123789456 |
|
Informations RH |
Statut Type d’emploi Date d’embauche Le contrat se termine Centre de coûts Supérieur hiérarchique Durée de la période d’essai Heures hebdomadaires Enfants Durée de préavis Numéro du personnel Nationalité |
prédéfini prédéfini prédéfini prédéfini prédéfini prédéfini prédéfini prédéfini prédéfini Général Nombre Liste d’options |
Actif Interne 01/01/2017 31/12/2018 125 Émilie Suzon 6 mois 40 / 40 (100 %) Marie, Jacques 3 mois 189 Irlandaise |
| Données personnelles |
Date de naissance Nom de naissance Lieu de naissance Pays de naissance Rue Nombre Supplément d’adresse Code postal Ville Adresse e-mail personnelle Identifiant Skype Numéro de téléphone personnel Régime alimentaire Allergies alimentaires |
Date Général Général Liste d’options Général Général Général Général Général Général Lien Lien Général Général Liste d’options Général |
01/01/1980 Marchand Munich Royaume-Uni Exemple de rue 10 3e étage gauche 80634 Munich jean.marchand@exemple.fr https://www.linkedin.com https://www.xing.com jean_marchand 08 91 23 78 94 Vegétarien(ne) Gluten |
|
Données sur les salaires |
Numéro d’identification fiscale Numéro de sécurité sociale Catégorie fiscale État civil Religion Allocations familiales Activité supplémentaire Mutuelle Remarque Nom de la mutuelle Part quotient familial Religion de l’époux/se Déduction fiscale par an Invalidité grave Taux d’invalidité Plus haut niveau de scolarité atteint Plus haut niveau de scolarité suivi Emploi principal ou secondaire |
Général Général Liste d’options Liste d’options Liste d’options Liste d’options Liste d’options Général Liste d’options Nombre Liste d’options Général Liste d’options Liste d’options Général Général Liste d’options |
12345678901 2600101800000 1 marié(e) protestant 0 Aucun(e) Assurance maladie obligatoire Exemple d’assurance 0 protestant 0 non 0 Baccalauréat Maîtrise en sciences Emploi principal |
| Données bancaires |
Nom du titulaire du compte Code SWIFT Nom de la banque Mode de paiement IBAN |
Général Général Général Liste d’options Zone de texte multilignes |
Jean Lenoir ABCDEFG123 Exemple de banque Virement bancaire IR12345678901234567 |
| Contact d’urgence |
Nom du contact d’urgence Numéro de portable du contact d’urgence Relation avec l’employé Numéro de téléphone fixe du contact d’urgence |
Général Général Général Général |
Émilie Suzon 06 12 34 56 78 Épouse 01 12 34 56 78 |
| Contact RH |
Nom du contact Numéro de poste |
Général Général Général |
Marie Maier marie.maier@personio.de 1234 |
| Régime de retraite de l’entreprise |
Type de retraite Montant mensuel total Part de l’employeur en € Part de l’employé en € Date de début Établissement destinataire Numéro de contrat |
Général Général Général Général Date Général Général |
Assurance directe 180 € 40 € 140 € 01/01/2017 Exemple d’assurance 1234567890-A |
|
Gestion des talents |
Langages de programmation Langues MS Office |
Tags Tags Tags |
JavaScript, PHP, C++ Français, Anglais Word, Excel, PowerPoint |
| Formations |
Premiers secours Consignes de sécurité Formation à la vente Formation sur les produits Cours de rhétorique Gestion des ressources humaines |
Date Date Date Date Date Date |
01/01/2017 23/06/2017 14/05/2017 28/08/2017 11/11/2017 01/03/2017 |
| Langues |
Irlandaise Anglais Français Espagnole Néerlandaise Italienne Portugaise Suédois Finnois |
Liste d’options Liste d’options Liste d’options Liste d’options Liste d’options Liste d’options Liste d’options Liste d’options Liste d’options |
C2 C1 A2 A1 A2 B1 B2 A2 C1 |
|
Gestion des compétences |
Compétences personnelles Sociabilité Compétences en méthodologie Compétences en gestion Expertise |
Liste d’options Liste d’options Liste d’options Liste d’options Liste d’options |
Bonne Moyenne Bonne Moyenne Bonne |
| Équipement des employés |
Numéro de clé Remise des clés Numéro de série de l’ordinateur portable Remise de l’ordinateur portable Référence du smartphone Remise du smartphone Autre matériel Date de remise |
Général Date Général Date Général Date Général Date |
11 01/01/2020 12345678 01/01/2020 0987654ABC 01/01/2020 Casque, Souris, Clavier 01/01/2017 |
| Outils |
Émission de tickets GRH PAIES Conférence en ligne Workflow |
Tags Tags Tags Tags Tags |
Logiciel X, logiciel Y Personio, Logiciel Z Logiciel 2 Logiciel 1, Logiciel 3 Logiciel A, Logiciel B |
| Tailles de vêtement/Pointure |
T-shirt Chaussures Pantalon |
Liste d’options Liste d’options Liste d’options |
XS ; S ; M ; L ; XL ; XXL 36 ; 37 ; 38 XS ; S ; M ; L ; XL ; XXL |
| Voiture de fonction |
Marque Modèle Plaque d’immatriculation Date d’acquisition 1re révision après x km 2e révision après x km |
Général Général Général Date Général Général |
Volkswagen Golf AB-123-CD 01/04/2020 2 000 15 000 |
| Congés/absences longue durée |
Date de fin du congé parental |
Date |
31/08/2020 |
| Anniversaire de service |
1 an de service 5 ans de service 10 ans de service |
Date Date Date |
01/04/2021 01/04/2025 01/04/2030 |