Personio vous permet de protéger les données de vos candidats conformément à la réglementation européenne relative au RGPD. En activant l'anonymisation automatique des candidats, vous pouvez supprimer toutes les données personnelles lorsqu'elles ne sont plus nécessaires.
Remarque
L'anonymisation des données des candidats est irréversible. Les données ne peuvent pas être récupérées, mais elles seront conservées pour vos rapports sous forme anonyme. Lisez ce qui suit pour en savoir plus sur les données qui sont rendues anonymes.
Anonymisation automatique
Pour configurer l'anonymisation automatique des données des candidats, suivez ces étapes :
- Accédez à Paramètres > Recrutement > Recrutement > Général.
- En regard de Paramètres de confidentialité, cliquez sur Modifier.
- Sélectionnez Oui pour Anonymiser automatiquement les données ?.
- Sous Anonymisation après, vous pouvez choisir combien de jours après qu'un candidat a été rejeté ou s'est retiré du processus les données doivent être anonymisées.
Remarque : lorsque ce chiffre est configuré ou modifié, le système ne se met pas à jour instantanément, mais chaque matin. C'est à ce moment qu'a lieu le calcul des jours écoulés depuis la disqualification. Cela s'applique donc également à vos données historiques sur les candidats. - En regard de Inclure le nom du candidat dans les e-mails de notification ?, choisissez si le nom du candidat doit apparaître dans les e-mails de notification qui vous sont envoyés. Si vous sélectionnez Non, aucune donnée personnelle identifiable du candidat ne sera incluse dans les e-mails de notification.
- Cliquez ensuite sur Enregistrer.
Anonymisation manuelle des données des candidats
Anonymisation (groupée)
Vous pouvez également anonymiser manuellement les données personnelles de vos candidats. Vous pouvez le faire soit pour un seul candidat, soit pour plusieurs candidats en même temps, en suivant ces étapes :
- Accédez à Recrutement > Candidatures.
- Filtrez et sélectionnez les candidats dont vous voulez supprimer les données personnelles.
- Cliquez sur Actions.
- Sélectionnez Anonymiser la candidature dans le menu déroulant.
- Cliquez sur Anonymiser pour confirmer l'anonymisation.
Anonymisation directement dans la candidature
Vous pouvez également anonymiser les données directement au sein d'une candidature. Pour ce faire, procédez comme suit :
- Accédez à Recrutement > Candidatures.
- Cliquez sur la candidature que vous souhaitez anonymiser.
- Cliquez sur
et sélectionnez Anonymiser la candidature.
Quelles données sont rendues anonymes ?
Les informations suivantes sont rendues anonymes :
- Le nom du candidat,
- le sexe du candidat,
- tous les documents de candidature,
- l'historique des messages, y compris toutes les pièces jointes,
- l'adresse e-mail, le numéro de téléphone et l'anniversaire du candidat,
- les offres,
- les évaluations (mais celles qui sont quantitatives seront conservées).
Si le candidat a postulé à plusieurs emplois, ses données seront conservées pour le moment.
Remarque
L'anonymisation des données des candidats n'affecte pas les rapports. À des fins de rapport, les données suivantes sont conservées :
▶︎ ID de la candidature
▶︎ date de la candidature
▶︎ canal de candidature dans la base de données
Les candidatures anonymisées sont donc toujours reflétées dans les rapports système, comme le rapport sur les candidatures.
Suppression des données des candidats
Si vous êtes certain de vouloir supprimer complètement le profil de candidats, et non uniquement anonymiser leurs données, vous avez deux possibilités.
Remarque
La suppression des candidats est irréversible. Les données ne peuvent pas être récupérées et ne seront plus disponibles pour vos rapports.
Suppression (groupée)
Pour supprimer la candidature d'un ou plusieurs candidats, suivez ces étapes :
- Accédez à Recrutement > Candidatures.
- Filtrez et sélectionnez les candidats dont vous voulez supprimer la candidature.
- Cliquez sur Actions.
- Sélectionnez Supprimer la candidature dans le menu déroulant.
- Cliquez sur Confirmer pour confirmer la suppression.
Suppression directement dans la candidature
Vous pouvez également supprimer la candidature. Pour ce faire, procédez comme suit :
- Accédez à Recrutement > Candidatures.
- Cliquez sur la candidature que vous souhaitez supprimer.
- Cliquez sur
