Étape 3 : Importer les salaires

 

 

Une fois que vous avez importé les données des employés et configuré les bureaux et les départements, vous pouvez importer les données des salaires à l’étape suivante.

Dans Personio, vous pouvez attribuer des salaires aux employés actuels et anciens via un fichier Excel d’importation groupé. Recensez tout d’abord les employés de votre entreprise selon leur mode de rémunération : taux horaire ou salaire fixe.

Remarque : pour que les imports de salaires fonctionnent, la langue du fichier import doit correspondre à celle du compte Personio. Pour découvrir comment changer la langue du compte, consultez notre article Comment changer la langue de mon compte Personio.

 

Préparer vos fichiers import

Salaires 

Pour préparer votre fichier import, procédez comme suit : 

  1. Téléchargez le modèle Excel FR Import du salaire dans la section Téléchargements en bas à droite de cette page. Remarque : nous vous recommandons de télécharger à nouveau le modèle Excel directement à partir de cet article avant d’essayer chaque importation afin d’éviter d’utiliser une version obsolète du modèle Excel.
  2. Ouvrez le modèle Excel et saisissez l’adresse e-mail de chaque employé.
  3. Dans la colonne Salaire fixe, saisissez le salaire mensuel ou annuel brut actuel ou utilisez la colonne Salaire horaire pour indiquer le salaire horaire actuel.
  4. Utilisez la colonne Intervalle pour spécifier la fréquence du paiement en question. Vous avez deux options : Mensuel et Annuel. Remarque : la colonne Intervalle ne s’applique que dans le cas d’un salaire fixe. Toute valeur dans cette colonne ne sera pas prise en compte si vous saisissez un salaire horaire.
  5. Pour chaque employé, ajoutez la date à partir de laquelle le salaire actuel est valable (généralement la date d’embauche ou la date de la dernière augmentation de salaire).
  6. Pour chaque employé, saisissez les heures hebdomadaires. Remarque : si cette valeur n’est pas renseignée, les heures de travail hebdomadaires du département de l’employé seront appliquées par défaut.
  7. Lorsque vous avez saisi toutes les informations, enregistrez le fichier Excel.

 

Ajouter les salaires précédents et les heures de travail hebdomadaires (facultatif)

Si, en plus des salaires actuels, les heures de travail hebdomadaires et les salaires précédents doivent être importés dans Personio, ajoutez simplement dans le modèle Excel des entrées supplémentaires pour l’employé en question et saisissez dans le champ Valide à partir de une date dans le passé. Notez bien que le salaire actuel doit figurer en bas de la liste. Vous pourrez ainsi enregistrer l’historique des salaires de tous vos employés et suivre facilement les changements de salaire.

 

Points importants concernant l’importation des salaires

  • Le salaire des employés à temps partiel doit refléter exactement ce qu’ils perçoivent (vous n’avez pas à faire de calcul pour arriver à 100 %).
  • Un employé peut se voir attribuer un taux horaire ou un salaire fixe.
  • Les employés dont le salaire ne doit pas être importé (les anciens employés par exemple) peuvent être omis du modèle Excel.
  • Lorsque vous mettez en forme les cellules du modèle Excel, veillez à ce que les salaires ne comportent pas plus de deux décimales.
  • Vous pouvez créer des primes à la performance pour chaque employé.

 

Compensations récurrentes

Vous pouvez saisir les compensations récurrentes supplémentaires pour chaque employé (une aide pour les transports en commun, par exemple). Pour les importer, procédez de la même manière que pour les salaires.

Pour préparer votre fichier import, procédez comme suit : 

  1. Téléchargez le modèle Excel FR Import des compensations récurrentes dans la section Téléchargements en bas à droite de cette page.
  2. Ouvrez le modèle Excel et saisissez l’adresse e-mail de chaque employé ainsi que toutes les rémunérations récurrentes.
  3. Indiquez le type de compensation, définissez la fréquence du paiement et déterminez la date de début de validité de la compensation. Vous pouvez également saisir la date à laquelle la compensation se termine. À la date enregistrée, la compensation correspondante sera définie sur zéro. 
  4. Lorsque vous avez saisi toutes les informations, enregistrez le fichier Excel.

template_recurring_compensations_fr.png

Remarque : avant d’importer le fichier Excel, vous devez au préalable enregistrer dans Personio le composant de rémunération supplémentaire. Pour ce faire, procédez comme suit :

  1. Accédez à Paramètres > Paie > Salaire et paie.
  2. Ouvrez l’onglet Types de rémunération récurrente.
  3. Cliquez dans le champ Créer un nouveau type, saisissez le nom du type de rémunération récurrente, puis cliquez sur le symbole plus afin de créer le type de compensation.

Pour en savoir plus sur les compensations récurrentes, consultez notre article Gérer les compensations récurrentes.

 

Bonus personnalisés

Vous avez également la possibilité d’importer des primes personnalisées. Pour les importer, procédez de la même manière que pour les salaires.

Pour préparer votre fichier import, procédez comme suit : 

  1. Téléchargez le modèle Excel FR Import des bonus personnalisés dans la section Téléchargements en bas à droite de cette page.
  2. Ouvrez le modèle Excel et saisissez l’adresse e-mail de chaque employé.
  3. Saisissez la prime personnalisée et déterminez la date de début de validité de la compensation.
  4. Lorsque vous avez saisi toutes les informations, enregistrez le fichier Excel.

bonus-import_fr.png

Avant d’importer le fichier Excel, vous devez créer la prime comme composante de rémunération pour les employés respectifs.

Pour créer la prime personnalisée de l’employé, procédez comme suit :

  1. Accédez à l’onglet Salaire du profil de l’employé.
  2. Sous Éléments du salaire, cliquez sur Modifier.
  3. Cliquez sur Modifier/ajouter une prime, puis sélectionnez Prime personnalisée.
  4. Choisissez la Période de la prime et indiquez la date effective.

employee-profile-salary-add-custom-bonus_en-us.png

Pour en savoir plus sur l’ajout de primes, consultez notre article Gérer les versements des primes.

 

Primes exceptionnelles

Vous avez également la possibilité d’attribuer des primes exceptionnelles. Pour les importer, procédez de la même manière que pour importer des salaires, mais sélectionnez sous Importer un type de fichier « Importer la prime exceptionnelle ».

Pour préparer votre fichier import, procédez comme suit : 

  1. Téléchargez le modèle Excel FR Import des primes exceptionnelles dans la section Téléchargements en bas à droite de cette page.
  2. Ouvrez le modèle Excel et saisissez l’adresse e-mail de chaque employé.
  3. Saisissez le type de paiement de la prime exceptionnelle et le montant, un commentaire (facultatif) ainsi que le mois et l’année du paiement.
  4. Lorsque vous avez saisi toutes les informations, enregistrez le fichier Excel.

salaries-one-time-compensation-import_fr.png

Vous n’avez pas besoin de créer au préalable les primes exceptionnelles dans Personio, car elles sont créées automatiquement par l’import. Par conséquent, vérifiez bien l’orthographe afin d’éviter les doublons.

Pour en savoir plus sur les primes exceptionnelles et obtenir des instructions détaillées sur l’import, consultez notre article sur les primes exceptionnelles.

 

Configurer les calculs du salaire

Avant d’importer les salaires, vous devez configurer le calcul des salaires au prorata.

Pour ce faire, procédez comme suit :

  1. Accédez à Paramètres > Paie > Salaire et paie.
  2. Dans l’onglet Général de la section Paie, vous pouvez modifier le calcul du salaire au prorata.
  3. Choisissez entre Sur la base de 30 jours et Sur la base des jours du mois.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

salary-and-payroll-settings-general_fr.png

Pour obtenir des informations détaillées sur les options de calcul des salaires au prorata, consultez notre article Calcul des salaires au prorata.

 

Importer les données de salaire

Pour importer dans Personio des données de salaire et d’autres types de compensation, procédez comme suit :

  1. Importer le fichier : accédez à la section Imports. Pour les salaires, les rémunérations récurrentes et les primes personnalisées, sélectionnez sous Importer un type de fichier « Import du salaire ». Pour importer des primes exceptionnelles, choisissez « Importer la prime exceptionnelle ». Cliquez sur Choisir un fichier et importez votre fichier. Cliquez sur Suivant.

    import-salary_fr.png

  2. Configurer les colonnes : si nécessaire, attribuez manuellement les colonnes de votre fichier Excel aux attributs correspondants qui sont enregistrés dans Personio. Cliquez sur Suivant.

    import-salary-action_fr.png

  3. Aperçu de l’import : dans l’aperçu, vérifiez les données de l’import. Si vous relevez des erreurs, vous pouvez simplement annuler l’importation et résoudre les problèmes dans le fichier Excel, puis recommencer à l’étape 1. Si les données sont correctes, cliquez sur Importer.

Pour en savoir plus sur l’importation des données des employés, consultez notre article Comment effectuer un import.

Astuce : c’est avec plaisir que nous pouvons vous aider à importer vos données. Si vous prévoyez d’effectuer un import et que vous avez besoin d’aide, vous pouvez contacter notre service client via la section Trouver des réponses dans Personio sous Aide > Support et mises à jour > Trouver des réponses.

 

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