Il s’agit de la 1re étape sur les 2 que compte le module d’implémentation Salaires et paie provisoire.
Une fois que vous avez configuré les départements et les bureaux et que vous avez importé les données des employés, vous pouvez passer à l’importation des données de salaire. Dans Personio, vous pouvez attribuer des salaires aux employés actuels et anciens via un fichier Excel d’importation groupé.
Quels sont les avantages ?
Il est important d’importer les données de salaire dans Personio, car elles vous permettent de :
- Stocker toutes les données de salaire des employés de manière centralisée, sans erreurs.
- Créer une base de données centrale pour toutes les données de salaire afin que tout le monde sache quelles données sont stockées et où les trouver.
- Instaurer la transparence et mobiliser les employés en offrant une visibilité directe sur les ajustements salariaux, les bonus et les primes exceptionnelles.
- Transférer automatiquement à la paie provisoire toutes les données relatives à la rémunération afin que les RH aient simplement à les vérifier et à les valider.
Étape 1 : Configurer les calculs du salaire
Avant d’importer les salaires, vous devez configurer le mode de calcul au prorata des salaires.
Vous déterminez ici si le salaire au prorata d’un employé qui commence à travailler en milieu de mois doit être calculé sur la base du nombre de jours du mois ou s’il doit toujours être calculé sur la base de 30 jours. Les données de salaire importées seront ainsi calculées correctement.
Pour configurer le calcul du salaire, procédez comme suit :
- Accédez à Paramètres > Paie > Salaire et paie.
- Accédez à l’onglet Général.
- Dans la section Paie, accédez à Calcul du salaire au prorata.
- Choisissez entre Sur la base de 30 jours et Sur la base des jours du mois.
- Cliquez ensuite sur Enregistrer.
Pour en savoir plus sur les options de calcul des salaires au prorata, consultez notre article Calcul des salaires au prorata.
Étape 2 : Préparer vos fichiers d'import
Une fois que vous avez configuré vos calculs de salaire au prorata, vous pouvez commencer à préparer les différents fichiers d'import. Nous proposons quatre fichiers import : Salaire, Compensations récurrentes, Bonus personnalisés et Primes exceptionnelles. Vous pouvez télécharger les fichiers dans différentes langues à partir de la section Téléchargements en bas à droite de cet article.
Remarque
Pour que l’import fonctionne, la langue du fichier import doit correspondre à celle du compte Personio. Consultez notre article pour découvrir comment changer la langue du compte.
Salaires
Pour préparer votre fichier d'import des salaires, procédez comme suit :
- Téléchargez le fichier Excel FR Import du salaire qui se trouve dans la section Téléchargements.
Remarque : nous vous recommandons de retélécharger le modèle Excel directement à partir de cet article avant chaque importation afin d’éviter d’utiliser une version obsolète. - Ouvrez le fichier Excel et ajoutez l’adresse e-mail de chaque employé.
- Dans la colonne Salaire fixe, saisissez les salaires mensuels ou annuels bruts actuels ou utilisez la colonne Salaire horaire pour indiquer les salaires horaires actuels.
Remarque : ne renseignez pas les deux colonnes, car elles interféreraient avec leurs calculs respectifs.
- Dans la colonne Intervalle, spécifiez la fréquence du paiement. Vous avez le choix entre Mensuel et Annuel.
Remarque : la colonne Intervalle ne s’applique que dans le cas d’un salaire fixe. Toute valeur dans cette colonne sera ignorée si vous saisissez un salaire horaire.
- Pour chaque employé, ajoutez la date à partir de laquelle le salaire actuel est valable (généralement la date d’embauche ou la date de la dernière augmentation de salaire).
- Pour chaque employé, saisissez les heures hebdomadaires.
Remarque : si cette colonne n’est pas renseignée, les heures de travail hebdomadaires du département de l’employé seront appliquées par défaut.
- Lorsque vous avez saisi toutes les informations, enregistrez le fichier Excel.
Remarques sur les imports de salaire
▶︎ Le salaire des employés à temps partiel doit refléter exactement ce qu’ils perçoivent.
Exemple : Carla touche 80 % de son salaire, soit 3 000 €. Vous devez saisir ce montant dans le fichier Excel.
▶︎ Les employés dont le salaire ne doit pas être importé (les anciens employés par exemple) peuvent être omis du fichier Excel.
▶︎ Lorsque vous mettez en forme les cellules du fichier Excel, veillez à ce que les salaires ne comportent pas plus de deux décimales.
▶︎ Vous pouvez créer des primes à la performance pour chaque employé. Consultez notre article pour en savoir plus sur la configuration des objectifs de performance.
Ajouter les salaires précédents et les heures de travail hebdomadaires (facultatif)
Si, en plus des salaires actuels, les heures de travail hebdomadaires et les salaires précédents doivent être importés dans Personio, ajoutez simplement dans le fichier Excel des entrées supplémentaires pour l’employé en question et saisissez dans le champ Valide depuis une date dans le passé. Vous pourrez ainsi enregistrer l’historique des salaires de tous vos employés et suivre facilement les changements de salaire.
Compensations récurrentes
Vous pouvez saisir des éléments du salaire récurrent supplémentaires pour chaque employé (une aide pour les transports en commun, des indemnités de repas, un abonnement à une salle de sport ou le remboursement de frais internet, par exemple). Pour les importer, procédez de la même manière que précédemment pour les salaires.
Pour préparer votre fichier import, procédez comme suit :
- Téléchargez le fichier Excel FR Import des compensations récurrentes qui se trouve dans la section Téléchargements.
Remarque : nous vous recommandons de retélécharger le modèle Excel directement à partir de cet article avant chaque importation afin d’éviter d’utiliser une version obsolète.
- Ouvrez le modèle Excel et ajoutez l’adresse e-mail de chaque employé.
- Créez une colonne pour chaque type de rémunération récurrente à ajouter.
Remarques
▶︎ Nommez ainsi chaque colonne : Salaire/Description du type de rémunération récurrente.
▶ ︎Chaque type de rémunération récurrente que vous souhaitez importer doit déjà exister dans Personio.
- Saisissez ensuite un montant pour chaque type de rémunération.
Remarque : pour gérer les déductions, telles que les cotisations de retraite, vous pouvez utiliser des montants négatifs. Dans ce cas, ajoutez un signe moins avant le montant (par exemple, -700,00).
- Dans la colonne Intervalle, indiquez la fréquence du paiement : mensuel, trimestriel, semestriel ou annuel.
- Dans la colonne Valide depuis, saisissez la date à partir de laquelle la rémunération a été versée. Vous pouvez également saisir dans la colonne Valide jusqu’au la date à laquelle la rémunération prendra fin. À la date spécifiée, la rémunération correspondante sera définie sur zéro.
- Lorsque vous avez saisi toutes les informations, enregistrez le fichier Excel.
Remarque
Avant d’importer le fichier Excel, vous devez au préalable enregistrer dans Personio les éléments du salaire supplémentaires.
Pour stocker des éléments du salaire supplémentaires dans Personio, procédez comme suit :
- Accédez à Paramètres > Paie > Rémunération supplémentaire.
- Cliquez sur Créer et saisissez le nom de la rémunération.
- Sous Fréquence de paiement, sélectionnez Récurrent.
- Cliquez sur Confirmer.
Consultez notre article pour en savoir plus sur la gestion des rémunérations récurrentes.
Bonus personnalisés
Vous avez également la possibilité d’importer des primes personnalisées. Pour les importer, procédez de la même manière que pour les salaires.
Pour préparer votre fichier import, procédez comme suit :
- Téléchargez le fichier Excel FR Import des bonus personnalisés qui se trouve dans la section Téléchargements.
Remarque : nous vous recommandons de retélécharger le modèle Excel directement à partir de cet article avant chaque importation afin d’éviter d’utiliser une version obsolète. - Ouvrez le fichier Excel et ajoutez l’adresse e-mail de chaque employé.
- Sous Bonus personnalisé, saisissez le montant correspondant.
- Dans la colonne Valide depuis, saisissez la date à partir de laquelle la rémunération a été versée.
- Lorsque vous avez saisi toutes les informations, enregistrez le fichier Excel.
Remarque
Avant de pouvoir importer le fichier Excel, vous devez créer la prime comme élément du salaire pour les employés respectifs.
Pour créer la prime personnalisée de l’employé, procédez comme suit :
- Accédez au profil de l’employé et cliquez sur l’onglet Salaire.
- Sous Éléments du salaire, cliquez sur Modifier.
- Cliquez sur Modifier/ajouter une prime, puis sélectionnez Prime personnalisée.
- Choisissez la Période de la prime et indiquez la date effective.
Consultez notre article pour en savoir plus sur la gestion du versement des primes.
Primes exceptionnelles
Vous avez également la possibilité d’attribuer des primes exceptionnelles.
Pour préparer votre fichier import, procédez comme suit :
- Téléchargez le fichier Excel FR Import des primes exceptionnelles qui se trouve dans la section Téléchargements.
Remarque : nous vous recommandons de retélécharger le modèle Excel directement à partir de cet article avant chaque importation afin d’éviter d’utiliser une version obsolète. - Ouvrez le fichier Excel et ajoutez l’adresse e-mail de chaque employé.
- Saisissez le type de paiement de la prime exceptionnelle et le montant, un commentaire (facultatif) ainsi que le mois et l’année du paiement.
- Lorsque vous avez saisi toutes les informations, enregistrez le fichier Excel.
Remarque
Vous n’avez pas besoin de créer au préalable les primes exceptionnelles dans Personio, car elles sont créées automatiquement par l’import. Par conséquent, vérifiez bien l’orthographe afin d’éviter les doublons.
Consultez notre article sur les primes exceptionnelles pour en savoir plus.
Étape 3 : Importer les données de salaire
Pour importer dans Personio des données de salaire et d’autres types de compensation, procédez comme suit :
-
Importer le fichier : dans le menu de la barre latérale, accédez à la section Imports.
▶︎ Pour les salaires, les rémunérations récurrentes et les primes personnalisées, sélectionnez Import du salaire dans la liste déroulante Importer un type de fichier.
▶︎ Pour importer des primes exceptionnelles, sélectionnez Import des primes exceptionnelles.
Cliquez ensuite sur Choisir un fichier, importez votre fichier, puis cliquez sur Suivant.
-
Configurer les colonnes : si nécessaire, attribuez manuellement les colonnes de votre fichier Excel aux attributs correspondants qui sont enregistrés dans Personio. Cliquez ensuite sur Suivant.
- Aperçu de l’import : dans l’aperçu, vérifiez les données de l’import. Si vous relevez des erreurs, vous pouvez simplement annuler l’importation et résoudre les problèmes dans le fichier Excel, puis recommencer à l’étape 1. Si les données sont correctes, cliquez sur Importer.
Consultez notre article sur l’exécution d’un import pour en savoir plus.
Étapes suivantes
Félicitations 🎉
Vous pouvez maintenant passer à l’étape Configurer la paie provisoire.