Nous mettons à jour les articles de notre centre d’aide pour refléter les changements apportés à Personio afin d’améliorer l’expérience utilisateur. Ces modifications étant apportées progressivement, vous remarquerez peut-être des différences entre le contenu de cet article et votre application Personio en attendant que la mise à jour soit terminée.
Configurer les calculs de salaire au prorata
Avant d’importer les salaires, vous devez configurer le calcul des salaires au prorata.
Préparer vos fichiers d'import
Une fois que vous avez configuré vos calculs de salaire au prorata, vous pouvez commencer à préparer les différents fichiers d'import. Ils se déclinent en quatre versions :
- Salaire
- Compensations récurrentes
- Bonus personnalisés
- Primes exceptionnelles
Pour préparer vos fichiers import, procédez comme suit :
- Accédez à la section Imports de votre compte Personio et importez le fichier.
- Sous Sélectionner un type d’import, sélectionnez le modèle associé à la composante de salaire que vous souhaitez importer et téléchargez le modèle Excel de salaire.
- Ouvrez le modèle Excel et remplissez-le pour chaque employé, à commencer par son adresse e-mail. Vous trouverez ci-dessous les instructions spécifiques à chaque fichier d’import.
- Lorsque vous avez saisi toutes les informations, enregistrez le fichier Excel.
Remarques sur les imports de salaire
▶︎ Les imports de salaire ne peuvent être effectués que par les administrateurs.
▶︎ Les heures hebdomadaires doivent être importées avec le fichier d'importation des données des employés avant de pouvoir importer des salaires fixes.
▶︎ Le salaire des employés à temps partiel doit refléter exactement ce qu’ils perçoivent, le salaire réel. Exemple : le salaire réel des employés à temps partiel est inférieur à leur salaire à temps plein basé sur les heures de travail hebdomadaires. ▶︎ Excluez les employés dont vous n'avez pas besoin d'importer le salaire.
▶︎ Lorsque vous mettez en forme les cellules du fichier Excel, veillez à ce que les salaires ne comportent pas plus de deux décimales.
▶︎ Pour que les importations de salaires fonctionnent, la langue du fichier d'import doit correspondre à celle du compte Personio. Le cas échéant, l'assistant d'import ne fonctionnera pas. Consultez notre article pour découvrir comment changer la langue du compte.
▶ Les colonnes qui contiennent des chiffres doivent toujours être formatées en texte pour être correctement importées dans Personio.
Salaire
Pour remplir votre fichier d'import, suivez les étapes expliquées dans la section Préparer vos fichiers d'import et ajoutez les éléments suivants :
- Remplissez la colonne Salaire fixe ou la colonne Salaire horaire avec le salaire actuel et ajoutez la devise correcte. Si vous avez ajouté un salaire fixe, indiquez la fréquence du paiement (mensuel ou annuel)dans la colonne Intervalle.
- Ajoutez la date à partir de laquelle le salaire actuel est valable. Il s’agit généralement de la date d'embauche ou de dernière augmentation.
- Si vous souhaitez ajouter l’historique de salaire de vos employés et suivre les changements de salaire, ajoutez une autre ligne avec la même adresse e-mail pour chaque entrée. Remplissez l'entrée pour chaque employé et saisissez la date correspondante dans le passé pour la colonne Valide depuis.
Compensations récurrentes
Vous pouvez saisir des éléments du salaire récurrent supplémentaires pour chaque employé (une aide pour les transports en commun, des indemnités de repas, un abonnement à une salle de sport ou le remboursement de frais internet, par exemple). Pour les importer, procédez de la même manière que précédemment pour les salaires. Avant de les importer, vous devez créer des types de rémunération récurrente.
Pour remplir votre fichier d'import, suivez les étapes expliquées dans la section Préparer vos fichiers d'import et ajoutez les éléments suivants :
- Créez une colonne pour chaque type de rémunération récurrente à ajouter.
- Nommez ainsi chaque colonne : Salaire/Description du type de rémunération récurrente. Chaque type de rémunération récurrente que vous souhaitez importer doit déjà exister dans Personio.
- Saisissez le montant pour chaque type de rémunération. Pour gérer les déductions, telles que les cotisations de retraite, vous pouvez utiliser des montants négatifs. Dans ce cas, ajoutez un signe moins avant le montant (par exemple, -700,00).
- Dans la colonne Intervalle, indiquez la fréquence du paiement : mensuel, trimestriel, semestriel ou annuel.
- Dans Valide depuis, saisissez la date à partir de laquelle la rémunération a été versée. En option, sous Valide jusqu’au, saisissez la date à laquelle la compensation se terminera. Après cette date, la compensation correspondante repassera à zéro.
- Si vous souhaitez ajouter l’historique de salaire de vos employés et suivre les changements de salaire, ajoutez une autre ligne avec la même adresse e-mail pour chaque entrée. Remplissez l'entrée pour chaque employé et saisissez la date correspondante dans le passé pour la colonne Valide depuis.
Bonus personnalisés
Vous pouvez également importer des primes personnalisées. Avant de les importer, vous devez créer des primes personnalisées.
Pour remplir votre fichier d'import, suivez les étapes expliquées dans la section Préparer vos fichiers d'import et ajoutez les éléments suivants :
- Sous Bonus personnalisé, saisissez le montant correspondant.
- Dans la colonne Valide depuis, saisissez la date à partir de laquelle la rémunération a été versée.
Primes exceptionnelles
Vous avez également la possibilité d’attribuer des primes exceptionnelles. Avant de les importer, vous devez créer des types de primes exceptionnelles.
Pour remplir votre fichier d'import, suivez les étapes expliquées dans la section Préparer vos fichiers d'import et ajoutez les éléments suivants :
- Saisissez le type de paiement de la prime exceptionnelle et le montant.
- Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter un commentaire.
- Ajoutez le mois et l’année du paiement.
Importer les données de salaire
Pour importer dans Personio des données de salaire et d’autres types de compensation, procédez comme suit :
- Dans le menu de la barre latérale, accédez à la section Imports.
- Pour les salaires, les rémunérations récurrentes et les primes personnalisées, sélectionnez le type de fichier Importer un type de fichier Salaire.
- Pour import des primes exceptionnelles, choisir sélectionner exceptionnelle.
- Sélectionnez et importez votre fichier, puis passez à l’étape suivante.
- Si les colonnes de votre fichier Excel ne correspondent pas aux attributs de Personio, corrigez-les manuellement. Passez à l’ étape suivante.
- Évaluez vos données d'import dans l’aperçu de l'import. Si vous relevez des erreurs, vous pouvez simplement annuler l’importation et résoudre les problèmes dans le fichier Excel, puis recommencer à l’étape 1. Si les données sont correctes, import -les.
Conseil
Si vous rencontrez des erreurs lors de l'importation, consultez notre article de dépannage dans le centre d'aide.