Il s’agit de la 1re étape sur les 2 que compte le module d’implémentation Rôles des employés et workflows de validation.

Cet article présente les rôles des employés dans Personio et leur relation avec les droits d’accès. Il explique également comment utiliser les deux pour étendre ou limiter l’accès des employés aux informations de l’entreprise.

Quels sont les avantages ?

Répondez aux spécificités de votre organisation en matière d’autorisations et de restrictions. En utilisant à la fois les rôles et les droits d’accès des employés, vous pouvez limiter leur accès à certaines sections de Personio afin qu’ils ne puissent voir et mettre à jour que les renseignements qui leur sont destinés.
Configurez des ensembles très spécifiques de droits d’accès afin de répondre aux besoins temporaires. En utilisant à la fois les rôles et les droits d’accès des employés, vous pouvez accorder à certains employés l’accès à une section spécifique pendant une durée limitée (vous pouvez par exemple créer un approbateur temporaire qui traitera les demandes de validation d’une certaine équipe pendant l’absence d’un responsable).

Étape 1 : Ajouter des employés à un rôle

Dans votre compte Personio, il existe deux types de rôles d’employé par défaut :

Rôles d’employé prédéfinis :

▶︎ Rôle Tous les employés : ce rôle inclut tous les employés actifs. Les nouveaux employés sont automatiquement ajoutés à ce rôle. Vous ne pouvez donc pas ajouter manuellement des employés à ce rôle ni en retirer. Ce rôle ne peut être ni renommé ni supprimé.

▶︎ Rôle Administrateur (ou tout autre rôle avec des droits d’administrateur) : ce rôle est le pendant du rôle Tous les employés. Aucun employé ne lui est automatiquement attribué. Vous pouvez donc ajouter des employés à ce rôle et en retirer (nous vous conseillons de n’ajouter que quelques employés). Ce rôle peut être renommé, mais il ne peut pas être supprimé, car au moins un employé doit toujours lui être attribué.
Rôles d’employé personnalisés :

▶︎ Rôles de responsable des ressources humaines, de manager, de stagiaire, etc. : ces rôles ne sont liés à aucune autre fonctionnalité de Personio et peuvent donc être modifiés librement. Vous pouvez également créer autant de rôles d’employé personnalisés supplémentaires que nécessaire.
Remarque
Nous vous recommandons de créer le moins de rôles personnalisés possibles, afin de mieux contrôler les droits d’accès des employés et d’éviter les rôles personnalisés en double.

Pour ajouter des employés à un rôle d’employé personnalisé (ou au rôle prédéfini Administrateur), procédez comme suit :

Accédez à Paramètres > Personnel > Rôles.
Cliquez sur un rôle d’employé sous Rôles ou cliquez sur Créer un nouveau rôle pour créer un rôle d’employé personnalisé (dans ce cas, saisissez également le nom du nouveau rôle d’employé personnalisé et cliquez sur Créer un rôle).
La colonne Employés ajoutés répertorie tous les employés actuellement ajoutés au rôle. Si vous créez un rôle d’employé personnalisé, cette colonne indique 0 employé, car aucun employé n’a encore été ajouté.
Sous Employés disponibles, cliquez sur un employé pour l’ajouter au rôle. L’employé change de colonne et apparaît désormais encadré en bleu sous Employés ajoutés.
Sous Employés ajoutés, cliquez sur un employé pour le supprimer du rôle. L’employé change de colonne et apparaît désormais encadré en rouge sous Employés disponibles.
Si nécessaire, cliquez sur l’icône en forme de crayon à côté du nom du rôle d’employé pour le renommer.
Si nécessaire, cliquez sur l’icône à trois points sous Créer un nouveau rôle pour copier (dupliquer) ou supprimer le rôle d’employé (possible uniquement avec les rôles d’employé personnalisés). Pour supprimer un rôle d’employé personnalisé, vous devez d’abord en retirer tous les employés.
Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications.

Remarque
Si vous définissez le statut d’un employé sur Inactif, il n’apparaîtra plus ni en tant qu’employé ajouté ni en tant qu’employé disponible pour le rôle.

Étape 2 : Configurer les droits d’accès du rôle

Les droits d'accès sont divisés en catégories (Données personnelles et Configurations), en droits d'accès (Afficher, Proposer et Modifier) et en zones d'accès (Personnel, Mes collaborateurs, Personnalisation, Tous).

La combinaison des types de droits d’accès et des zones d’accès vous permet d’accroître ou de limiter les droits d’accès. Cela dépend également du type du rôle de l’employé :

Rôles d’employé prédéfinis :

▶︎ Rôle Tous les employés : ce rôle étant automatiquement attribué à tous les nouveaux employés, il doit inclure un ensemble très basique de droits d’accès.
▶︎ Rôle Administrateur (ou tout autre rôle avec des droits d’administrateur) : ce rôle inclut les droits d’accès complets. Le niveau des droits d’accès ne peut pas être modifié.
Rôles d’employé personnalisés :

▶︎ Rôles de responsable des ressources humaines, de managers, de stagiaires, etc. : ces rôles étant attribués manuellement à certains employés, ils doivent inclure des droits d’accès très spécifiques.

Remarque
Pour masquer les droits d'accès vides, vous pouvez cocher la case Afficher uniquement les droits accordés dans le coin supérieur droit de l'onglet Droits d'accès.

Pour configurer les droits d’accès d’un rôle d’employé personnalisé spécifique (ou du rôle Tous les employés), procédez comme suit :

Accédez à Paramètres > Personnel > Rôles.
Cliquez sur un rôle d’employé sous Rôles et accédez à l’onglet Droits d’accès.
Définissez les droits d’accès pour chaque section et sous-section en vous basant sur les informations contenues dans les articles Droits d’accès et Bonnes pratiques : rôles des employés.
Vérifiez la configuration des droits d’accès en vous connectant au compte Personio d’un employé. Pour ce faire, accédez au profil de cet employé et cliquez sur l’icône Se connecter comme cet employé en haut à droite.

Étape 3 : Configurer l’accès au calendrier de l’entreprise pour le rôle

Nous vous recommandons de configurer également l’accès au calendrier de l’entreprise pour chaque rôle. Si vous ne le faites pas, Personio utilisera automatiquement l’accès par défaut au calendrier de l’entreprise du rôle Tous les employés.

Pour configurer l’accès au calendrier de l’entreprise pour un rôle d’employé personnalisé spécifique (ou pour le rôle Tous les employés), procédez comme suit :

Accédez à Paramètres > Personnel > Rôles.
Cliquez sur un rôle d’employé sous Rôles et accédez à l’onglet Calendriers.
Définissez l’accès au calendrier de l’entreprise et aux différents types d’absence. Pour en savoir plus, consultez l’article consacré à la configuration de l’accès au calendrier de l’entreprise.
Vérifiez la configuration de l’accès au calendrier de l’entreprise en vous connectant au compte Personio d’un employé. Pour ce faire, accédez au profil de cet employé et cliquez sur l’icône Se connecter comme cet employé en haut à droite.

Remarque
Vous pouvez également créer des rappels et activer l’authentification à deux facteurs pour chaque rôle.

Étapes suivantes

Félicitations 🎉
Vous pouvez maintenant configurer des workflows de validation dans Personio.

Comment pouvons-nous vous aider ?

Configurer les rôles et les droits d’accès (implémentation)