Étape 8 : Vérifier les rôles et les droits d’accès

 

Maintenant que toutes vos données et tous vos processus ont été importés, il est important que des droits d’accès spécifiques soient attribués à des rôles donnés. Ainsi, vos employés ne pourront voir ou modifier dans Personio que les sections et les renseignements qui leur sont destinés.

 

Vérifier les rôles

Accédez à Paramètres > Rôles de l’employé pour afficher les rôles qui ont été enregistrés individuellement pour votre entreprise. Les chiffres sur fond gris indiquent le nombre d’employés actifs qui occupent chaque rôle. Vous pouvez ensuite ajouter facilement des employés à un ou plusieurs rôles.

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Vous pouvez également configurer les rappels, l’accès aux calendriers et les paramètres de sécurité.


1. Attribuer des rappels

Pour attribuer des rappels à des rôles spécifiques, accédez à Paramètres > Rôles de l’employé > Rappels. Tous les employés ayant ce rôle recevront automatiquement un rappel. Vous pouvez par exemple utiliser cette fonction pour rappeler à tous les agents des RH les anniversaires des employés.

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2. Accès aux calendriers
Accédez à Paramètres > Rôles de l’employé > Calendriers pour sélectionner les calendriers auxquels les employés ayant ce rôle doivent pouvoir accéder. Les employés auront toujours accès à leur calendrier personnel, qui regroupe leurs réunions et leur envoie des rappels. Pour en savoir plus sur la configuration de l’accès aux calendriers, cliquez ici.
Pour obtenir des informations détaillées sur la gestion des calendriers et sur la procédure à suivre pour les exporter dans une application externe telle qu’Outlook ou Google Agenda, cliquez ici.

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3. Sécurité
Si vous souhaitez configurer l’authentification à deux facteurs pour certains rôles, accédez à Paramètres > Rôles de l’employé > Sécurité. Lorsque ce paramètre est activé, les employés ayant ce rôle devront également s’authentifier avec un jeton à chaque connexion. Le jeton est généré par l’application Google Authenticator, que les employés doivent télécharger sur leur smartphone.

 

Vérifier les droits d’accès

Vous pouvez configurer les droits d’accès des rôles sous Paramètres > Rôles de l’employé > Droits d’accès.

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En tant qu’administrateur, vous pouvez vous connecter à Personio en tant que n’importe quel employé afin de vérifier les droits d’accès que vous avez configurés pour eux. Pour ce faire, accédez au profil de l’employé de votre choix et cliquez sur l’icône Connectez-vous en tant que cet employé en haut à droite.

 

Explication des différents droits d’accès

Vous trouverez des explications sur le niveau d’accès de chaque section dans les infobulles qui s’ouvrent en passant la souris sur le symbole d’information.

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Veuillez noter que le rôle Tous les employés est un rôle système, ce qui veut dire que tous les employés actifs ont les droits d’accès qui sont attribués à ce rôle. Vous devez donc être assez restrictif lorsque vous définissez les droits de ce rôle. Vous pouvez accorder à tout moment des droits d'accès supplémentaires à certains rôles.

 

Droits d’accès généraux

Afficher Ce droit d’accès permet d’afficher les données respectives.
Proposer

Ce droit d’accès permet de proposer des modifications aux données respectives.

Notez que pour pouvoir sélectionner ce droit d’accès, un processus de validation correspondant doit également être configuré.

Modifier Ce droit d’accès permet de modifier les données respectives.

 

Zones d’accès

Personnel Cette zone d’accès comprend uniquement les propres données de l’employé.
Mes collaborateurs Cette zone d’accès n’est disponible que pour les employés qui ont été configurés comme supérieurs hiérarchiques. Elle leur donne accès aux données de tous les employés qui leur sont directement ou indirectement attribués, mais pas aux données du supérieur hiérarchique lui-même. Si les données du supérieur hiérarchique doivent être incluses, veuillez également sélectionner Personnel.
Personnalisé Cette zone d’accès comprend une sélection spécifique d’employés que vous pouvez définir à l’aide de filtres en cliquant sur Personnalisation.
Tous Cette zone d’accès comprend tous les employés actifs, à l’exception de l’employé lui-même. Si ses données doivent être incluses, sélectionnez également Personnel.

 

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