Découvrez comment communiquer avec les candidats via Personio en utilisant l’adresse e-mail de votre entreprise. 

Remarque
Vous aurez besoin de l'aide de votre service informatique pour configurer les paramètres SMTP.

Processus de communication avec les candidats

Lorsque vous configurez la communication avec les candidats dans Personio, vous pouvez : 

1. Transférez dans Personio toutes les candidatures envoyées à l’adresse e-mail de votre entreprise. Pour ce faire, configurez votre redirection des e-mails (étape 1).

2. Envoyez des e-mails à partir de Personio en utilisant l’adresse e-mail de votre entreprise qui apparaît comme l’adresse d’expédition. Pour ce faire, configurez votre adresse e-mail personnalisée (étape 2). Vous devez également configurer votre protocole SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) (étape 3). Si vous utilisez Microsoft ou Google, utilisez notre intégration.  

Une fois que vous avez configuré vos paramètres SMTP, la communication avec les candidats fonctionne comme suit :

1. Un candidat envoie son CV à l’adresse e-mail de recrutement de votre entreprise.

2. Avec la redirection, la candidature arrive dans vos messages non attribués dans Personio. Si le profil d’un candidat existe déjà, le CV y sera visible.

3. Vous pouvez désormais gérer la candidature et l’ensemble de la communication dans Personio.

   L’illustration ci-dessous donne un aperçu du processus :

Les cinq étapes suivantes vous aideront à vous assurer que les communications par e-mail de Personio fonctionnent correctement. 

Étape 1 : configurer une redirection pour recevoir les e-mails des candidats dans Personio

Par défaut, Personio utilise un service de messagerie intégré appartenant à Mailjet. Toutes les communications avec les candidats via Personio se feront sous cette adresse e-mail. Il ressemblera à ceci : employeesaccount-jobs@m-personio.de.

Avec la redirection, toutes les candidatures envoyées à l'adresse e-mail de votre entreprise sont transférées vers Personio. Pour ce faire, procédez comme suit :

1. Accédez à Paramètres > Recrutement > Général > Paramètres des e-mails de recrutement.
2. Copiez l' adresse e-mail de recrutement de l'entreprise.

3. Dans le serveur de messagerie de votre entreprise, configurez une redirection des e-mails. Assurez-vous que l’en-tête d’origine de l’e-mail est également transféré. Vous devez également en enregistrer une copie sur le serveur de messagerie de votre entreprise. Si vous avez des doutes sur les paramètres requis, contactez votre service informatique.

4. Dans Personio, accédez au nom de l’expéditeur et indiquez l’expéditeur de l’e-mail. Il peut s’agir de l’employé qui envoie l’e-mail ou du nom de votre entreprise.

Étape 2 : Configurer l’adresse e-mail personnalisée de l’expéditeur

Si vous souhaitez que l’adresse e-mail de recrutement de votre entreprise apparaisse comme l’expéditeur, procédez comme suit :

1. Accédez à Paramètres > Recrutement.
2. Dans l’onglet Général, accédez à Paramètres des e-mails de recrutement et cliquez sur Modifier.
3. Sous Utiliser une adresse e-mail personnalisée ? sélectionnez Oui.
4. Saisissez l’adresse e-mail de recrutement de l’entreprise dans le champ Adresse e-mail personnalisée.
   
   

Étape 3 : Configurer la connexion à votre fournisseur de messagerie

Pour envoyer des messages à partir de l’adresse e-mail de votre entreprise via Personio, vous devez configurer une connexion.  Si vous utilisez Google ou Microsoft, utilisez notre intégration.

Sinon, vous devrez configurer le protocole SMTP. Pour ce faire, procédez comme suit :

1. Accédez à Paramètres > Recrutement > Général > Paramètres des e-mails de recrutement et cliquez sur Modifier.
2. Sous Utiliser une adresse e-mail personnalisée ? sélectionnez Oui.
3. Ouvrez les paramètres SMTP et cliquez sur Démarrer la configuration.
4. Saisissez les informations requises (voir le tableau ci-dessous pour plus de détails). Cliquez sur Configuration. Le nom d’utilisateur que vous saisissez doit être le même que votre adresse e-mail personnalisée.Vous trouverezdes informations techniques sur les paramètres SMTP pour différents fournisseurs.

Dans le tableau ci-dessous, vous trouverez plus d’informations sur chaque champ de saisie :

Étape 4 : tester la connexion

Vous pouvez maintenant tester la connexion. Pour ce faire, cliquez sur Test de connexion:

• Si la redirection est configurée correctement, l’e-mail apparaîtra dans vos messages non attribués.

• Si votre serveur SMTP ne peut pas établir de connexion, un message d’erreur s’affiche. Vous pouvez le transmettre à votre service informatique pour comprendre l’erreur. En savoir plus sur la résolution de problèmes et sur les paramètres spécifiques des principaux fournisseurs de messagerie.

Commentaires
▶︎ Lorsque la redirection est configurée avec succès, les e-mails ne sont plus envoyés via Mailjet. Si vous rencontrez des problèmes de réception, Personio ne sera pas en mesure de vous aider.▶︎ Si vous devez modifier ou mettre à jour le canal de communication par e-mail actuellement sélectionné, vous devez d’abord activer temporairement une autre option. Par exemple, si vous souhaitez modifier votre configuration SMTP, nous vous recommandons d’activer temporairement le service de messagerie de Personio jusqu’à ce que vous passiez sous SMTP.

Étape 5 : Configurer les adresses e-mail des entités juridiques (facultatif)

Si vous avez plusieurs entités juridiques, vous pouvez utiliser des adresses e-mail distinctes pour communiquer avec les candidats. Lorsque vous créez ou mettez à jour un poste, vous devez sélectionner l’entité juridique à laquelle il est associé. Ainsi, les candidats reçoivent les messages à partir de l’adresse e-mail de cette entité juridique.

Si vous voulez enregistrer une adresse e-mail pour une entité juridique, suivez les étapes 2 et 3. Vous devez répéter ces étapes pour chacune d’elles. Si vous laissez vide l’adresse e-mail personnalisée d’une entité juridique, les paramètres de la société mère sont appliqués par défaut.