Envoyer des e-mails à partir du serveur SMTP de l’entreprise – Personio

Cet article contient des informations sur les paramètres à appliquer pour gérer l’ensemble de la communication avec les candidats via Personio en utilisant l’adresse e-mail de recrutement de votre entreprise (par exemple, emplois@votreentreprise.de). Pour ce faire, vous devez établir la connexion en saisissant les paramètres SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) de votre entreprise dans Personio. Les entreprises qui ont plusieurs filiales peuvent effectuer la configuration pour l’adresse e-mail de chaque filiale.

Remarque : si vous ne saisissez pas vos propres paramètres SMTP, Personio utilisera le serveur SMTP appartenant à Mailjet et toutes les communications avec les candidats via Personio se feront sous votre adresse e-mail de recrutement Personio (par exemple votrecompte-emplois@m-personio.de).

Processus de communication avec les candidats

Si vous configurez correctement vos paramètres SMTP, la communication avec les candidats se déroulera comme suit.

Un postulant envoie sa candidature à l’adresse e-mail de recrutement de votre entreprise. Une redirection des e-mails étant configurée, la candidature arrive automatiquement dans vos messages non attribués dans la zone Recrutement de Personio, ou dans le profil du candidat si celui-ci en a un. Le candidat et l’ensemble de la communication peuvent désormais être gérés dans Personio. Si vous souhaitez envoyer également des messages à partir de Personio en utilisant l’adresse e-mail de recrutement de votre entreprise, ceux-ci doivent être acheminés via votre serveur de messagerie.

L’illustration suivante présente le processus :

Effectuez les étapes suivantes pour vous assurer que les communications par e-mail de Personio fonctionnent correctement :

Conseil : nous vous suggérons de collaborer avec votre service informatique interne pour configurer les paramètres SMTP.

1. Configurer la redirection des candidatures

Pour pouvoir gérer les candidatures entrantes dans Personio, vous devez configurer une redirection vers l’adresse e-mail de recrutement de l’entreprise (à partir de Personio) dans la boîte de réception de votre entreprise.

Accédez à Paramètres > Recrutement > Recrutement.
Dans l’onglet Général, accédez à Paramètres des e-mails de recrutement et cliquez sur Modifier.
L’adresse e-mail de recrutement de l’entreprise est indiquée.

Si vous ne savez pas quels paramètres sont nécessaires pour configurer la redirection dans la boîte de réception de votre entreprise, contactez votre service informatique.

Conseils
▶︎ Assurez-vous que l’en-tête d’origine de l’e-mail est également transféré et qu’une copie est enregistrée sur le serveur de messagerie de votre entreprise.
▶︎ Si vous utilisez Microsoft Office 365, vérifiez si une stratégie de filtrage du courrier indésirable sortant est définie pour votre serveur de messagerie et assurez-vous que le transfert externe est autorisé. En savoir plus.

2. Configurer l’adresse e-mail de l’expéditeur

À l’étape suivante, vous devez enregistrer dans Personio l’adresse e-mail de votre entreprise à laquelle les postulants devront envoyer leur candidature. Pour ce faire, procédez comme suit :

Accédez à Paramètres > Recrutement > Recrutement.
Dans l’onglet Général, accédez à Paramètres des e-mails de recrutement et cliquez sur Modifier.
Sous Utiliser une adresse e-mail personnalisée ?, sélectionnez Oui.
Saisissez l’adresse e-mail de votre entreprise dans le champ Adresse e-mail personnalisée.

3. Configurer la connexion au serveur SMTP

À l’étape suivante, définissez pour la société mère les paramètres SMTP nécessaires pour envoyer des messages à partir de Personio via l’adresse e-mail de votre entreprise.

Pour ce faire, assurez-vous d’avoir suivi les étapes ci-dessus et sous Utiliser pour envoyer des e-mails, sélectionnez Oui pour ouvrir les paramètres SMTP.

Saisissez les informations nécessaires pour établir la connexion. Vous trouverez dans le tableau ci-dessous des informations sur chacun des champs de saisie que vous devez remplir dans Personio :

Hôte	Dans ce champ, saisissez le nom d’hôte de votre fournisseur de messagerie. Le nom d’hôte est un identifiant unique, par exemple pour un serveur, par lequel il peut être contacté ou identifié.
Port	Un port permet aux ordinateurs et aux serveurs de communiquer entre eux et avec Internet. L’utilisation de ports garantit que les paquets de données sont toujours attribués à la bonne application. Par exemple, les e-mails sont attribués au port réservé aux e-mails. Pour faire simple, les ordinateurs et les serveurs envoient des données par petits paquets. Chaque paquet étant adressé à un port particulier, il est correctement transmis et arrivera à destination.
Cryptage	Une connexion chiffrée permet de transférer les données et les e-mails entre votre serveur SMTP et le navigateur en toute sécurité. Personio prend en charge les protocoles de chiffrement SSL (Secure Sockets Layer) et TLS (Transport Layer Security, une version améliorée de SSL).
Compte	Personio utilise le compte enregistré pour s’identifier auprès du serveur SMTP de votre fournisseur de messagerie. Le compte correspond généralement à une adresse e-mail complète. Il est important que l’adresse saisie ici soit la même que l’adresse e-mail définie par l’utilisateur ou qu’elle ait l’autorisation d’envoyer des e-mails via cette adresse.
Mot de passe	Le mot de passe à saisir ici est le même que celui que vous utilisez pour vous connecter à l’adresse e-mail associée au compte.

4. Tester la connexion

Une fois que vous avez saisi et enregistré les paramètres SMTP, vous pouvez tester la connexion. Cliquez sur Tester la connexion pour vérifier que les paramètres SMTP ont été correctement configurés. Si la redirection a été configurée correctement, l’e-mail apparaîtra dans vos messages non attribués. Si vous ne parvenez pas à établir la connexion à votre serveur SMTP, un message d’erreur s’affiche. Transmettez-le à votre service informatique pour qu’il trouve l’erreur dans les paramètres. En savoir plus sur la résolution de problèmes et sur les paramètres spécifiques des principaux fournisseurs de messagerie.

Remarque : dès que vous aurez configuré les paramètres SMTP dans Personio et que la redirection depuis votre compte sera active, votre communication par e-mail n’utilisera plus notre fournisseur de messagerie, Mailjet. Ainsi, si vous rencontrez des problèmes de réception d’e-mails, nous ne serons pas en mesure d’en rechercher la cause.

5. Configurer les adresses e-mail des filiales (facultatif)

Si vous avez configuré plusieurs filiales dans votre compte Personio, vous pouvez utiliser des adresses e-mail distinctes pour communiquer avec les candidats de chaque filiale. Indiquez la filiale à laquelle un poste est associé dans les informations sur le poste. Les candidats à ce poste reçoivent les messages que vous leur envoyez à partir de l’adresse e-mail enregistrée dans les paramètres SMTP de la filiale.

Si vous voulez enregistrer une adresse e-mail pour une filiale, suivez l’étape 2 et l’étape 3 ci-dessus pour configurer l’adresse e-mail de l’expéditeur et les paramètres SMTP en fonction du domaine de la filiale.

Remarque : si vous laissez vide le champ Adresse e-mail personnalisée d’une filiale, les paramètres de la société mère sont appliqués à cette filiale.

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