Il s’agit de la 2e étape sur les 2 que compte le module d’implémentation Rôles des employés et workflows de validation.

Découvrez comment créer des workflows de validation pour les absences, les heures travaillées et les modifications des données sur les employés afin de répondre aux besoins de votre entreprise.

Quels sont les avantages ?

• Personnalisez vos workflows de validation : assurez-vous que les demandes sont validées rapidement et efficacement par les bonnes personnes et ajoutez jusqu’à six étapes de validation.
• Créez des ensembles de règles spéciales pour des groupes d’employés afin de répondre aux spécificités de votre entreprise.
• Utilisez le Workflow Hub pour suivre les workflows de validation et anticiper les éventuels problèmes. 

Étape 1 : Configurer les workflows de validation par défaut

Un workflow de validation par défaut pour les demandes d’absence, les heures travaillées et les modifications des données sur les employés établit une norme pour tous les employés de votre entreprise qui ne sont pas exclus par un ensemble de règles spéciales.

Pour configurer un workflow de validation par défaut, procédez comme suit :

1. Accédez à Paramètres > Workflow > Validations.
2. Sélectionnez un type d’absence, les heures travaillées ou les données de l’employé qui constitueront l’élément déclencheur du workflow de validation.
3. Dans la section par défaut, cliquez sur Ajouter une étape de validation. 
4. Dans le menu déroulant, sélectionnez l’approbateur parmi les options proposées :
   ▶︎ Employé spécifique : sélectionnez un employé comme approbateur.
   ▶︎ Employé avec un rôle : autorisez plusieurs approbateurs ayant le même rôle à traiter la demande.
   ▶︎ Responsable du responsable : le responsable du responsable de chaque employé est l’approbateur, comme indiqué dans l’organigramme.
   ▶ ︎Responsable : le responsable d’un employé est l’approbateur.
5. Ajoutez jusqu’à cinq étapes de validation supplémentaires, si nécessaire.
   

   Conseil
   Établissez une hiérarchie pouvant comporter jusqu’à six étapes de validation devant être effectuées dans l’ordre. Les étapes doivent être validées par chaque niveau de la hiérarchie avant de passer à la suivante.

6. Cliquez sur Enregistrer.

Étape 2 : Créer des ensembles de règles spéciales

Dans certains cas, des employés peuvent devoir être exemptés d’un workflow de validation par défaut et être intégrés à un autre processus. Pour ce faire, ajoutez un ensemble de règles spéciales qui s’appliquera aux employés sélectionnés via un filtre employés. Pour ajouter des ensembles de règles, vous devez d’abord créer des filtres employés. 

Créer des filtres employés

Pour créer un filtre employés, procédez comme suit :

1. Accédez à Paramètres > Workflow > Validations et sélectionnez l’absence, les heures travaillées ou les données de l’employé qui déclencheront le workflow de validation. 
2. Cliquez sur Gérer les filtres employés.
3. Cliquez dans le champ Ajouter un nouveau filtre et saisissez le nom de votre filtre. Exemple : Étudiants salariés. Cliquez ensuite sur le bouton plus .
4. Cliquez sur Modifier.
5. Cliquez sur Ajouter une règle et sélectionnez les critères souhaités dans la liste déroulante.
6. Cliquez sur Soumettre.

Ajouter des ensembles de règles

Pour ajouter des ensembles de règles spéciales pour des employés définis par un filtre employés, procédez comme suit :

1. Accédez à Paramètres > Workflow > Validations.
2. Sélectionnez un type d’absence, les heures travaillées ou les données de l’employé qui constitueront l’élément déclencheur du workflow de validation.
3. Cliquez sur Ajouter de nouvelles règles.
4. Sélectionnez le filtre employés souhaité, puis cliquez sur Ajouter.
5. Cliquez sur Ajouter une étape de validation.
6. Dans le menu déroulant, sélectionnez l’approbateur parmi les options proposées :
   ▶︎ Employé spécifique : sélectionnez un employé comme approbateur.
   ▶︎ Employé avec un rôle : autorisez plusieurs approbateurs ayant le même rôle à traiter la demande.
   ▶︎ Responsable du responsable : le responsable du responsable de chaque employé est l’approbateur, comme indiqué dans l’organigramme.
   ▶ ︎Responsable : le responsable d’un employé est l’approbateur.
7. Ajoutez jusqu’à cinq étapes de validation supplémentaires, si nécessaire.
   

   Conseil
   Établissez une hiérarchie pouvant comporter jusqu’à six étapes de validation devant être effectuées dans l’ordre. Les étapes doivent être validées par chaque niveau de la hiérarchie avant de passer à la suivante.

8. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque
Pour les employés qui ne répondent pas aux critères définis, le processus standard de validation prendra effet automatiquement.

Conseil
Pour en savoir plus sur les ensembles de règles et les filtres employés, consultez notre article sur leur configuration.

Étape 3 : Confirmer que les approbateurs ont accès aux données

Une fois que vous avez configuré des workflows de validation pour les employés, nous vous recommandons de vérifier que tous les approbateurs ont accès aux données qu’ils sont censés valider. Pour ce faire, procédez comme suit :

1. Accédez à Paramètres > Workflow > Validations et prenez note des approbateurs qui ont été définis pour chaque workflow.
2. Accédez à Employés > Liste des employés et cliquez sur le bouton avec les trois points  > Personnaliser les colonnes. Ajoutez l’attribut Rôles à votre affichage et vérifiez les rôles qui sont définis pour les approbateurs.
3. Accédez à Paramètres > Personnel > Rôles. Dans l’onglet Droits d’accès de chaque rôle d’approbateur, vérifiez que l’accès aux données devant être validées est octroyé.

Remarque
Avant de passer à l’étape suivante, vérifiez que tous les paramètres sont correctement configurés dans Contrôle qualité : droits d’accès et validations.