Nous mettons à jour l’expérience en matière de validation afin d’en améliorer l’efficacité et la flexibilité au sein de la section Automatisations. Voici ce qui vous attend :

• une nouvelle interface pour la configuration de règles de validation ;
• plus d’options pour définir le moment où les tâches de validation manuelles doivent être déclenchées ;
• une méthode simplifiée de suivi et de gestion des validations ; 
• des informations clés sur les demandes de validation dans la Boîte de réception, afin que les approbateurs puissent les traiter directement.

Dans la section Automatisations, les administrateurs peuvent définir des conditions pour indiquer quelles demandes venant d’employés nécessitent une validation manuelle. Personio valide automatiquement les demandes de routine et ne déclenche des tâches de validation manuelle que pour les demandes qui répondent à tous les critères décrits dans les règles et les conditions. Cela réduit le nombre de notifications inutiles et aide votre équipe à se concentrer sur les demandes importantes.

Les différents types de validations seront peu à peu déplacés vers la section Automatisations, à commencer par les validations des heures travaillées (le suivi des heures travaillées), suivies par les validations des données des employés et les validations des absences. 

Découvrez comment configurer des validations des heures travaillées et des validations de modifications des données des employés depuis la section Automatisations. Si les modifications ne sont pas visibles sur votre compte, consultez la page indiquant comment configurer des validations à l’aide de l’expérience héritée.

Voici ce qui vous attend :

Une fois que la mise à jour sera visible sur votre compte, les administrateurs et les approbateurs remarqueront des modifications dans les domaines suivants.

Configuration et suivi des validations

• Nouvel emplacement : les administrateurs pourront gérer et suivre les validations depuis la section Automatisations. Les règles de validation existantes de votre organisation apparaîtront sous forme de workflows distincts dans Automatisations > Workflows. 
• Configurations personnalisées : vous pourrez ajouter des règles et conditions pour indiquer les situations dans lesquelles une validation manuelle est nécessaire, comme les violations relatives aux heures travaillées. 
• Suivi des validations : les administrateurs pourront suivre les workflows de validation migrés dans l’onglet Activité. Les types de validations qui n’ont pas été migrés apparaîtront ici dans les versions ultérieures. 

Remarque : seuls les administrateurs pourront configurer et visualiser l’activité et les workflows liés aux validations. Les utilisateurs non-administrateurs ayant accès à la section Automatisations ne pourront pas voir les informations relatives aux validations. 

Examen des validations

Les approbateurs pourront gérer les tâches directement depuis leur Boîte de réception. Ils ne recevront des tâches de validation que pour les demandes qui répondent aux règles de workflow définies, ce qui réduira le nombre d’alertes inutiles. Les approbateurs pourront afficher les informations relatives aux tâches et pourront traiter les tâches individuellement ou de manière groupée, par employé.

Astuce : 
Les approbateurs attribués à un workflow recevront un e-mail concernant le nouveau processus de validation. 

Calendrier

Les mises à jour seront appliquées aux comptes progressivement, en fonction des configurations de validation existantes et de leur complexité. Sont notamment pris en compte :

• les types de validations configurés (absences, heures travaillées, données des employés) ;
• le nombre de règles de validation configurées pour chaque type de validation ;
• la complexité des règles de validation.

Votre organisation peut répondre aux critères d’une ou plusieurs des étapes ci-dessous. Si votre configuration correspond aux critères d’une étape, vous pouvez vous attendre aux modifications présentées dans le tableau. Notez que les délais indiqués peuvent varier si la configuration de votre compte change. 

Ressources supplémentaires 

Nous vous informerons des modifications au fur et à mesure de leur déploiement, par le biais de notifications intégrées au produit et d’e-mails. 

Validations dans la section Automatisations
Si la nouvelle expérience de la section Automatisations est disponible dans votre compte, reportez-vous aux pages suivantes : 

• Composants de workflow
• Configurer des validations des heures travaillées dans la section Automatisations
• Configurer des validations de modifications des données des employés dans la section Automatisations

Expérience de validation héritée
Si les modifications ne sont pas visibles sur votre compte, consultez nos guides concernant l’expérience héritée :

• Configurer des validations par défaut
• Configurer des processus de validation personnalisés
• Configurer un workflow de validation avec demande de justificatif
• Configurer des workflows de validation et des rappels avec plusieurs responsables

Foire aux questions 

Dois-je déplacer mes règles de validation manuellement ?
Non, vous n’avez pas besoin de déplacer vos règles de validation manuellement. Lorsque votre organisation répondra aux critères fixés pour une étape, les règles de validation correspondantes seront automatiquement déplacées vers la section Automatisations. Ensuite, vous pourrez utiliser des options de configuration supplémentaires pour modifier vos règles de validation existantes ou pour en créer de nouvelles.

Puis-je accéder aux validations dans la section Automatisations si mon organisation ne remplit pas les critères de l’étape actuelle ?
Si vous souhaitez accéder aux validations depuis la section Automatisations avant que votre organisation n’y soit éligible, contactez notre équipe de support pour obtenir de l’aide.

Mes règles de validation ont été migrées automatiquement. Où se trouvent-elles maintenant ? 
Vos règles de validation migrées se trouvent dans Automatisations > Workflows. Chaque règle de validation apparaît comme un workflow distinct. Vous pouvez filtrer et trier la liste par nom, par évènement, par statut, etc.

Qu’advient-il des demandes de validation ouvertes lors de la migration automatique des règles de validation ?
Pendant le processus de migration, toutes les demandes de validation ouvertes restent dans la Boîte de réception de l’approbateur responsable.

Les validations des absences et des modifications des données des employés de notre organisation n’ont pas été migrées. Où se trouvent-elles ?
Les types de validations qui n’ont pas été migrés se trouvent toujours dans le système hérité, dans Paramètres > Validations. Vous pouvez continuer à gérer ces types de validations dans ce système jusqu’à ce qu’ils soient déplacés au cours des prochaines étapes. Pour suivre les demandes de validation ouvertes qui n’ont pas été migrées, rendez-vous dans Automatisations > Aperçu. Accédez au widget Demandes de validation ouvertes et sélectionnez le type de validation correspondant.

Pourquoi vois-je toujours l’expérience héritée ?
Si vous voyez toujours l’expérience héritée, c’est peut-être parce que la configuration de votre organisation ne répond pas encore aux critères de l’étape de migration actuelle. Par ailleurs, même si votre configuration est éligible, vos règles de validation n’ont peut-être pas encore été migrées. Le processus de migration de chaque étape se déroule sur plusieurs semaines.