Cet article décrit la nouvelle expérience de validation dans les automatisations. Avant de lire la suite, vérifiez si vous avez accès à la nouvelle expérience. Si vous ne le faites pas, définissez des validations par défaut .

Les administrateurs peuvent créer des workflows pour définir les soumissions d’heures travaillées qui doivent être validées manuellement et celles qui peuvent être automatiquement validées. Pour créer un workflow de validation, ajoutez des conditions pour spécifier les violations d’heures travaillées qui doivent déclencher une tâche de validation. Ajoutez ensuite des règles pour définir qui est concerné par le workflow .

Le système compare les nouvelles soumissions d’heures travaillées avec tous les workflows actifs. Si une soumission respecte les conditions d’un workflow, une tâche de validation est envoyée aux personnes chargées de la validation. Les approbateurs définis dans le workflow reçoivent et examinent ces demandes dans leur boîte de réception, où ils peuvent les action de manière groupée.

Si une soumission ne respecte aucune des conditions du workflow , elle est automatiquement validé.

Droits d'accès

Avant de commencer

Avant de commencer, gardez à l’esprit les points suivants :

• Lorsque vous activez un nouveau workflow de validation , le système l’applique immédiatement à toute nouvelle soumission. Les nouveaux approbateurs reçoivent une notification à ce sujet.
• Les workflows ne se déclenchent que lorsqu’un utilisateur disposant des droits d’accès Proposer apporte des modifications aux données sur les heures travaillées. Les employés ayant un accès de modification pour les heures travaillées ne déclenchent pas de workflow de validation lorsqu’ils soumettent des modifications. 
• Si vous choisir sélectionner un rôle d' employé comme personne en charge de la approbateur, toutes les personnes ayant ce rôle recevront des demandes de validation . Dès que l'un d'entre eux l'approuve, la tâche disparaît pour les autres.
• Assurez-vous que tous les employés affectés en tant qu'approbateurs disposent des droits d'accès Afficher aux données sur les heures travaillées.
• Si deux participation de validation des heures travaillées s’appliquent au même employé, le système n’exécute que le dernier workflow activé. C’est pourquoi nous vous conseillons de commencer par configurer les workflows généraux, puis les workflows pour des groupes spécifiques d’employés.

Configurer un participation de validation des workflow travaillées

Pour créer un workflow de validation pour les soumissions d'heures travaillées qui ne respectent pas les règles des horaires de travail des employés, procédez comme suit :

1. Accédez à Automatisation > Création de workflow > Validation.
2. Sélectionnez le modèle de validation des heures travaillées avec violation de règle .
3. Cliquez sur le bouton en haut de la page pour modifier les conditions. Sans conditions, toutes les soumissions d'heures travaillées déclencheront le workflow. 
   • Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter des règles pour définir les employés auxquels ce workflow s’applique en utilisant les attributs prédéfinis ou personnalisés disponibles. Ajoutez des règles pour inclure d’autres responsables dans le processus de validation. 
4. Cliquez sur Mise à jour pour enregistrer les modifications.
5. Pour choisir l'approbateur de la demande, cliquez sur la zone de validation. Sélectionnez jusqu’à quatre personnes chargées de la validation par étape.
   • Ajoutez plusieurs étapes pour créer une chaîne de validation. Dès que l’un des approbateurs d’une étape traite la demande, le workflow passe à l’étape suivante.
   • Si votre organisation dispose de fonctionnalités supplémentaires, incluez-les si nécessaire.
6. Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter des étapes pour les demandes validées ou refusées.
7. Enregistrez et activez le workflow.

Remarque :
si une demande est refusée à un moment donné dans la chaîne de validation, le workflow apparaît comme terminé et la demande de validation est refusée. 

Conditions

Lorsque vous configurez un workflow de validation , vous pouvez choisir sélectionner parmi les conditions du tableau ci-dessous. Gardez à l’esprit :

• Les conditions ne se élément déclencheur que si la section correspondante dans les horaires de travail de l’employé est correctement configurée.
• Vous pouvez choisir sélectionner si une soumission doit correspondre à toutes les conditions ou à n’importe quelle conditions pour élément déclencheur le workflow. Utilisez la liste déroulante du volet Condition pour choisir l’une des deux options.
• L’unité de temps pour toutes les conditions est les minutes.
• Si une soumission d’heures travaillées répond aux conditions de plusieurs workflow, seul le workflow le plus récemment activé se déclenche. Si vous modifiez et réactivez un workflow, il sera considéré comme le dernier activé. 

Ajouter des responsables supplémentaires à une validation

Si votre organisation dispose de responsables supplémentaires, vous pouvez les ajouter aux workflows de validation. Procédez comme suit :

1. Créez un workflow de validation des heures travaillées comme décrit ci-dessus.
2. Dans la zone de l'élément déclencheur, ajoutez une règle. 
3. Choisissez l’attribut Supérieur hiérarchique supplémentaire et indiquez si le workflow s’applique aux employés avec ou sans cet attribut. Mettez à jour les changements. 
4. Dans la zone de validation, ajoutez une étape de validation. 
5. Cliquez sur À partir de ce workflow et sélectionnez l'attribut Supérieur hiérarchique supplémentaire approprié. Mettez à jour les changements.
6. Terminez la configuration et enregistrez ou activez le workflow si nécessaire. 

Modifier les participation de validation des heures travaillées

Lorsque vous modifier un participation de validation des workflow:

• Les demandes ouvertes qui nécessitent encore une validation restent dans la boîte de réception de l'approbateur initial.
• Toute soumission d'heures travaillées créée après le workflow est modifiée et réactivée suit le nouveau workflow de validation.
• Si plusieurs workflow de validation des heures travaillées s’appliquent au même employé, le système n’exécute que le dernier workflow modifié et activé.

Suivre les validations d’heures travaillées

Pour vérifier les soumissions d'heures travaillées qui doivent être validation, les administrateurs peuvent accéder à l' onglet Automatisation > Activité . Vous trouverez plus de informations dans l’article Suivre et gérer les workflows .