Vous pouvez créer et attribuer des profils de suivi à vos employés pour définir :
- L’option affichée pour le widget Suivi des heures travaillées sur leur page d’accueil : Pointage à l’arrivée/au départ ou suivi manuel des heures travaillées.
- Si vous souhaitez suivre la localisation de vos employés quand ils pointent à l’arrivée et au départ.
- S’ils peuvent utiliser un appareil associé à l’application Entrée.
Pour ce faire, vous devez disposer de droits de modification pour la configuration du compte > Heures travaillées.
Si vous activez l’option de l’application Entrée, nous vous recommandons d’activer également l’option de pointage à l’arrivée/au départ. De cette façon, vos employés peuvent pointer à l’arrivée et au départ via leur navigateur et un appareil partagé.
Droits d’accès des employé(e)s
Pour voir et utiliser le widget Suivi des heures travaillées, les employés doivent disposer de droits de proposition pour leur section Heures travaillées. Avec ces droits, les employés peuvent également modifier leurs saisies d’heures dans la section Suivi des heures travaillées après avoir utilisé le widget. Cela concerne aussi bien le pointage à l’arrivée/au départ que le suivi manuel des heures travaillées et ne peut être évité. Si vous ne souhaitez pas que les employés puissent modifier les saisies d'heures passées ou futures, appliquez des restrictions de suivi des heures travaillées.
Si vous souhaitez que les employés suivent uniquement leurs heures travaillées à l’aide d’un appareil partagé associé à l’application Entrée, ils doivent disposer uniquement de droits de consultation pour leur propre section Heures travaillées. Lorsque vous choisissez cette option, ils ne peuvent pas voir le widget Suivi des heures travaillées sur leur page d’accueil.
Profil de suivi par défaut
Le système crée un profil de suivi par défaut et l’attribue à tous vos employés actuels et futurs. Vous ne pouvez définir aucun autre profil de suivi comme profil par défaut. Pour vérifier votre profil de suivi par défaut, accédez à Paramètres > Heures travaillées > Profils de suivi.
Si vous souhaitez que différents employés voient différentes options, créez et attribuez un nouveau profil.
Si vous souhaitez modifier l’option pour tous vos employés, modifiez le profil de suivi des heures travaillées par défaut.
Créer un profil de suivi
Pour créer un nouveau profil de suivi des heures travaillées, procédez comme suit :
- Accédez à Paramètres > Heures travaillées > Profils de suivi.
- Ajoutez un profil, puis cliquez sur son titre dans la moitié droite de l’écran pour le renommer. Nous vous recommandons de lui donner un nom facilement reconnaissable.
- L’option par défaut pour le nouveau profil est le suivi manuel. Si vous souhaitez passer au pointage à l’arrivée/au départ, activez le commutateur approprié à droite de l’écran.
Attribuer un profil de suivi
Après la création d’un profil de suivi des heures travaillées, attribuez-le aux employés correspondants. Procédez comme suit :
- Dans la barre latérale de navigation, cliquez sur Employés.
- Facultatif : Filtrez les employés pour affiner votre sélection.
- Cochez la case à gauche de tous les employés auxquels vous souhaitez attribuer le même profil de suivi.
- Cliquez sur Actions > Modifier le profil de suivi des heures travaillées.
- Dans le menu déroulant, choisissez le profil que vous souhaitez attribuer.
- Enregistrez les modifications.
Modifier ou supprimer un profil de suivi
Vous pouvez modifier ou supprimer un profil de suivi des heures travaillées à tout moment. Si vous supprimez un profil, tous les employés qui y sont affectés reviennent au profil par défaut. Procédez comme suit :
- Accédez à Paramètres > Heures travaillées > Profils de suivi, puis choisissez le profil à modifier ou à supprimer.
- Pour modifier le profil, activez ou désactivez les commutateurs sur le côté droit de l’écran. Les modifications s’appliquent immédiatement.
- Pour supprimer le profil, cliquez sur les trois points en haut à droite et suivez les instructions à l’écran.
Suivre la localisation de vos employés
Si vous activez l’option de pointage à l’arrivée/au départ pour la page d’accueil, vous pouvez également décider de suivre la localisation de vos employés au début et à la fin de chaque période de travail. Ils peuvent décider s’ils souhaitent partager leur localisation ou non, et supprimer leur localisation après le suivi. S’ils ne partagent pas leur localisation, cette information est ajoutée à la feuille de présence et dans les journaux de suivi des heures travaillées en contexte. S’ils suppriment leur localisation, cette information est enregistrée dans les journaux de suivi des heures travaillées en contexte.
Le suivi de la localisation n’est pris en charge que sur les widgets de pointage à l’arrivée sur le Web ou les appareils mobiles. Vos employés doivent installer la dernière version de l’application mobile pour que le suivi de la localisation fonctionne.
Deux options s’offrent à vous :
Option 1 : Suivre la localisation exacte
Seuls les employés disposant de droits de consultation pour les données d’heures travaillées d’un employé spécifique peuvent accéder au suivi de la localisation. Ces informations sont visibles uniquement dans la feuille de présence de l’employé concerné et la demande de validation des heures travaillées (si configurée).
Option 2 : Suivre la localisation par rapport aux lieux de travail
- Vous devez configurer la géolocalisation pour chacun de vos lieux de travail.
- Vous pouvez décider comment traiter une saisie des heures si elle est suivie en dehors du lieu de travail :
- Ne pas afficher d’avertissement.
- Traiter cela comme une violation de la politique de localisation et afficher un avertissement.
▶︎ L’avertissement est affiché dans la feuille de présence de l’employé et la demande de validation des heures travaillées (si configurée).
▶︎ Si un employé a réservé une absence pour télétravail, ses pointages en dehors des lieux de travail ne sont pas considérés comme des violations. Dans ce cas, l’avertissement ne s’affiche pas.
- Le lieu de suivi des heures travaillées (lieu de travail ou à distance) est affiché dans le rapport des périodes d’heures travaillées.
Mettre en place un flux de validation pour les saisies d’heures qui ne respectent pas les paramètres de localisation
Vous pouvez créer un processus de validation pour les saisies d’heures qui ne respectent pas les paramètres de localisation :
- La localisation exacte a été demandée, mais elle est manquante
- La localisation des heures travaillées n’est pas située dans un lieu de travail